Regelung der Zuständigkeit für die Anordnung/Genehmigung von Dienstreisen im Geschäftsbereich MWFK vom 27.12.1995 (Verwaltungsvorschrift Dienstreisen)

Die folgende Regelung der Zuständigkeit für die Anordnung/Genehmigung von Dienstreisen ersetzt meinen Erlass vom 08. März 1995 und ist ab 01. Januar 1996 anzuwenden.

Voraussetzungen/Begriffsbestimmungen

1.1 Hochschulen im Sinne dieser Anordnung sind:

• die Universität Potsdam,
• die Hochschule für Film und Fernsehen „Konrad Wolf“,
• die Brandenburgische Technische Universität Cottbus,
• die Europa-Universität Viadrina,
• die Fachhochschule Lausitz,
• die Fachhochschule Brandenburg,
• die Technische Fachhochschule Wildau,
• die Fachhochschule Eberswalde,
• die Fachhochschule Potsdam.

1.2 Nachgeordnete Einrichtungen im Sinne dieser Anordnung sind:

• das Landesamt für Denkmalpflege,
• das Brandenburgische Landesmuseum für Ur- und Frühgeschichte,
• die Brandenburgischen Kunstsammlungen,
• die Staatliche Fachstelle für öffentliche Bibliotheken,
• das Brandenburgische Landeshauptarchiv,
• das Fontane Archiv,
• das Filmmuseum Potsdam,
• das Staatstheater Cottbus.

1.3 Dienstreisen dürfen angeordnet oder genehmigt werden, wenn Dienstgeschäfte außerhalb des Dienstortes auf andere Weise nicht erledigt werden können und Ausgabemittel dafür zur Verfügung stehen. Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist so rechtzeitig zu stellen, dass die Entscheidung hierüber noch vor Antritt der Dienstreise bekanntgegeben werden kann.

1.4 Bei der Anordnung und Genehmigung der Dienstreise sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Die für die Abrechnung von Dienstreisen zuständige Stelle ist vor der Anordnung/Genehmigung zu beteiligen.

1.5 Im Interesse einer sparsamen Haushaltsführung ist bei der Anordnung/Genehmigung von Dienstreisen ein strenger Maßstab an die Notwendigkeit und die Zahl der Teilnehmer zu legen. Die Teilnahme mehrerer Personen an ein und derselben Dienstreise bedarf besonderer Begründung.

1.6 Dienstreiseanträge sind den Genehmigungsbefugten auf dem Dienstweg über die für die Festsetzung der Reisekostenvergütung zuständige Stelle vorzulegen. Dabei sind die voraussichtlich entstehenden Reisekosten zu ermitteln, auf dem Dienstreiseantrag zu vermerken und festzustellen, ob Haushaltsmittel vorhanden sind.

Anordnung/Genehmigung von Inlandsdienstreisen

2.1 Die Leiter der Hochschulen und nachgeordneten Einrichtungen genehmigen die Inlandsdienstreisen der Bediensteten der jeweiligen Hochschule oder nachgeordneten Einrichtung.

2.2 Inlandsdienstreisen der Leiter der Hochschulen sind hiermit allgemein genehmigt.

2.3 Inlandsdienstreisen der Leiter der nachgeordneten Einrichtungen mit einer Dauer des Dienstgeschäftes von bis zu 5 Tagen sind hiermit allgemein genehmigt.

2.4 Inlandsdienstreisen der Leiter der nachgeordneten Einrichtungen mit einer Dauer des Dienstgeschäftes von mehr als 5 Tagen genehmigt der fachlich zuständige Abteilungsleiter im MWFK.

Anordnung/Genehmigung von Auslandsdienstreisen

3.1 Die Leiter der Hochschulen genehmigen die Auslandsdienstreisen der Beschäftigten der Hochschulen.

3.2 Die Leiter der nachgeordneten Einrichtungen genehmigen alle Auslandsdienstreisen der Beschäftigten in das europäische Ausland und die Auslandsdienstreisen der Beschäftigten in das außereuropäische Ausland, deren Reisedauer 10 Tage nicht übersteigt.

3.3 Auslandsdienstreisen der Leiter der Hochschulen sind dem MWFK rechtzeitig anzuzeigen. Sie gelten als genehmigt, wenn nicht innerhalb von einer Woche nach Zugang der Anzeige widersprochen wird.

3.4 Auslandsdienstreisen der Leiter der nachgeordneten Einrichtungen sowie der Beschäftigten der nachgeordneten Einrichtungen in das außereuropäische Ausland, deren Reisedauer 10 Tage übersteigt, genehmigt der fachlich zuständige Abteilungsleiter im MWFK.

3.5 Auslandsdienstreisen des Rektors der Europa-Universität Viadrina Frankfurt (Oder) nach Polen sind hiermit allgemein genehmigt.

Genehmigungs- und Anzeigeverfahren

4.1 Die Genehmigung nach Nr. 2.4 und 3.4 wird durch die nachgeordnete Einrichtung durch formlosen Bericht beantragt, der Angaben zur Person, Reiseziel, Beginn und Ende der Reise, Notwendigkeit der Dienstreise und Bezug zu den dienstlichen Aufgaben enthält. Der Bericht enthält weiterhin Aussagen über die Finanzierung (Verfügbarkeit von Reisekostenmitteln, Verbuchungsstelle, Reisekostenerstattung durch Dritte) und ein Votum. Auch die Anzeige nach Nr. 3.2 erfolgt durch einen solchen Bericht. Die Angaben sind so darzulegen, dass sie ohne weitere Unterlagen (z. B. Dienstreiseantragsformular) nachvollziehbar sind.

4.2 Die Dienstreiseanträge oder Dienstreiseanzeigen nach Nr. 2.4 und 3.4 sind an das für die Hochschule oder die nachgeordnete Einrichtung zuständige Referat im MWFK zu richten.

Delegation der Anordnungs-/Genehmigungsbefugnis

5.1 Die Leiter der Hochschulen und nachgeordneten Einrichtungen können ihre Anordnungs-/Genehmigungsbefugnis übertragen. Dabei ist sicherzustellen, dass Anordnungs/Genehmigungsberechtigte nicht Dienstreisen für sich selbst genehmigen dürfen.

5.2 Im Staatstheater Cottbus ist der Geschäftsführende Direktor anordnungs- und genehmigungsbefugt. Im übrigen gilt Nr. 5.1 entsprechend.

Genehmigungsfreie Dienstreisen

6. Als genehmigt/angeordnet gelten Dienstreisen

6.1 aus Anlass der Einstellung

6.2 zur Vorstellung von Bewerbern, die bereits dem Geschäftsbereich des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur angehören,

6.3 aus Anlass von Versetzungen und Abordnungen von Beamten und Arbeitnehmern

6.4 zur Wahrnehmung eines Termins vor einem Gericht als bestellter Vertreter des Landes, wenn eine gerichtliche Ladung vorliegt,

6.5 der Kraftfahrer von Dienstkraftfahrzeugen aufgrund von Fahraufträgen.

Reisen der Personalvertretung, der Gleichstellungsbeauftragten und der Vertrauensleute der Schwerbehinderten

7.1 Reisen von Mitgliedern der Personal- und Jugendvertretung zur Erfüllung der ihnen nach den personalvertretungsrechtlichen Vorschriften obliegenden Aufgaben sind keine Dienstreisen im Sinne des Bundesreisekostengesetzes. Sie bedürfen keiner Genehmigung, sondern nur der Anzeige. Die Personal- und Jugendvertretung entscheiden selbst über die Durchführung von Reisen, allerdings ohne damit auch über den von der Dienststelle noch zu prüfenden Anspruch auf Reisekostenvergütung zu befinden.

7.2 Die Durchführung der Reise ist förmlich zu beschließen, sofern nicht der Vorsitzende der Personal- oder Jugendvertretung zu einer Sitzung einlädt.

7.3 Der Anzeige sind geeignete Unterlagen beizufügen, aus denen sich Ziel und Zweck sowie der Anspruch auf Reisekostenvergütung und die zu erwartende Höhe der Kosten ermessen lässt (z. B. Einladungsschreiben, Beschluss). Für Mitglieder von Wahlvorständen gilt dies entsprechend.

7.4 Soweit triftige Gründe für die Benutzung des eigenen Kraftfahrzeuges geltend gemacht werden, sind diese in der Reisekostenrechnung darzulegen. Über ihre Anerkennung entscheidet die abrechnende Stelle nach pflichtgemäßem Ermessen entsprechend den reistkostenrechtlichen Vorschriften.

7.5 Die Regelungen der Nr. 81 bis 8.4 gelten entsprechend für die Gleichstellungsbeauftragte und Vertrauensleute der Schwerbehinderten.

Flugzeugbenutzung bei Dienstreisen

8.1 Bei Inlandsdienstreisen kann eine Notwendigkeit zur Flugzeugbenutzung nur unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und bei besonderem dienstlichen Interesse, in besonderen Fällen auch aus zwingenden persönlichen Gründen anerkannt werden. Die Erstattung der Kosten der 1. Flugklasse ist grundsätzlich ausgeschlossen.

8.2 Über Dienstreiseanträge mit Flugzeugbenutzung entscheidet der jeweils Genehmigungsbefugte unter Anlegen eines strengen Maßstabes.

8.3 Bei Auslandsdienstreisen ist die Benutzung von Flugzeugen ebenfalls unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit auf das unabdingbare Maß zu beschränken. Die Erstattung der Kosten der 1. Flugklasse ist grundsätzlich ausgeschlossen.

8.4 Bei der Flugkostenerstattung sind die als Anlage beigefügten ergänzenden Hinweise zu beachten.

Sonstige Bestimmungen

9. Die Befugnis zur Genehmigung/Anordnung von Dienstreisen umfasst auch die Entscheidung über Anträge auf Anerkennung triftiger Gründe zur Benutzung eigener Kraftfahrzeuge bei Dienstreisen nach § 6 Abs. 1 Satz 3 Bundesreisekostengesetz.

[Staatssekretär]

Hinweise zur Flugkostenerstattung bei Dienstreisen

1. Flugkosten werden im Rahmen des § 5 BRKG^[1] und des § 2 Abs. 3 ARV erstattet, wenn die Flugzeugbenutzung aus dienstlichen oder in besonderen Ausnahmefällen aus zwingenden persönlichen Gründen notwendig ist. Die Gründe sind im Dienstreiseantrag anzugeben. Bei Anerkennung der Gründe ist die Erstattung der Flugkosten zuzusagen.

2. Liegen besondere Gründe im sinne des Absatzes 1 für die Flugzeugbenutzung nicht vor, dürfen Flugkosten nur insoweit erstattet werden, als dadurch die Reisekostenvergütung nicht höher wird als beim Benutzen eines anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (z. B. Eisenbahn oder Schiff).

3. Wird bei der Flugzeugbenutzung mindestens ein halber Arbeitstag (4 Stunden Arbeitszeit) gewonnen, können Flugkosten auch erstattet werden, wenn dadurch die Reisekostenvergütung

• bei wenigstens 4 Stunden Arbeitszeitgewinn um höchstens 100 DM

und

• bei wenigstens 8 Stunden Arbeitszeitgewinn um höchstens 200 DM

höher als beim Benutzen des langsameren regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels wird^[2].

4. Bei Auslandsdienstreisen können Flugkosten außerdem erstattet werden, wenn die Landwegreise (einschließlich Fährschiffstrecken) mit einem regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zum Geschäfts-, Dienst- oder Wohnort ohne die Dauer des Zu- und Abgangs an diesen Orten mindestens 12 Stunden dauert.

[1] Eine in § 5 nicht genannte Flugklasse, z. B. die Busisness-Class, kann nur berücksichtigt werden, wenn die Touristen- oder Economyklasse wegen besonderer Tarifbedingungen (z.B. bestimmte Mindestaufenthaltsdauer, langfristige Vorausbuchung,Streckenbindung) für die Dienstreise nicht in Betracht kommt.

[2] Die Regelung des Absatzes 3 über den Arbeitszeitgewinn ergänzt Absatz 2, so dass dessen Höchstgrenze (Eisenbahn oder Schiff) um bis zu 100 bzw. 200 DM erhöht werden kann.

Die Arbeitszeit von 4 oder 8 Stunden braucht nicht an einem Stück gewonnen werden, es genügt, wenn sich der erforderliche Arbeitszeitgewinn aus der Verkürzung der Dienstreisedauer insgesamt ergibt (Beispiel: Beim Hin- und Rückflug beträgt der Arbeitszeitgewinn jeweils 3 Stunden, so dass die Mindestvoraussetzung von 4 Stunden Arbeitszeitgewinn erfüllt ist). Der Systematik der Regelung entsprechend kann die Reistkostenvergütung bei wenigstens 12 Std. Arbeitszeitgewinn höchstens 300 DM, bei wenigstens 16 Stunden Arbeitszeitgewinnum höchstens 400 DM usw. höher sein.

Arbeitszeit im Sinne der Hinweise ist die regelmäßige Arbeitszeit. Dienstfreie Sonn- und gesetzlicheWochenfeiertage kommen damit für einen Arbeitszeitgewinn nicht in Betracht, auch nicht in Fällen des § 43 BAT und § 39 MTB II.

Ist die Reisekostenvergütung bei Flugzeugbenutzung um mehr als 100 oder 200 DM höher als bei Benutzung eines anderen regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels, können nur die genannten Beträge von 100 oder 200 DM berücksichtigt werden.