Historische Fassung Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Landesdienst (BeurtVV)
Neufassung der Durchführungshinweise vom 31. August 2001 (14.14 - P 1150/erlasshinw) sowie der ergänzenden Hinweise vom 3. Januar 2002 (14.14 - P 1150/erg Hinweise)

1. Einleitende Vorbemerkungen

Die erste Beurteilungsrunde nach der mit Wirkung vom 1. Januar 2001 in Kraft getretenen Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Landesdienst (BeurtVV) hat eine Vielzahl von Fragen aufgeworfen sowie Änderungs-, Nachjustierungs- und Klärungsbedarf mit sich gebracht. Im Zusammenhang mit der Erörterung des Berichts nach Tz. 13.5 BeurtVV in der Arbeitsbesprechung der Staatssekretäre haben sich diese für die Notwendigkeit einer weitergehenden Untersuchung ausgesprochen. Zur Evaluierung der BeurtVV ist daher eine Arbeitsgruppe der Personalreferatsleiter der Ministerien eingesetzt worden. Diese Evaluierung ist zurzeit noch nicht abgeschlossen, so dass mögliche Änderungen der BeurtVV in der ab 1. Oktober 2004 (Stichtag des mittleren Dienstes) beginnenden zweiten Beurteilungsrunde noch nicht zum Tragen kommen werden.

Gleichwohl sind die Durchführungshinweise des Ministeriums der Finanzen u. a. aufgrund der Erfahrungen der ersten Beurteilungsrunde nach der BeurtVV zu überarbeiten und zu aktualisieren.

Einleitend ist nochmals hervorzuheben, dass mit der BeurtVV ein landeseinheitliches Beurteilungsverfahren geschaffen worden ist, das die Vergleichbarkeit der Leistungen aller Beamtinnen und Beamten innerhalb der Landesverwaltung gewährleisten soll. Dem Ziel und der Bedeutung der dienstlichen Beurteilung (Ziff. 1 BeurtVV) kommen dabei besondere Aufmerksamkeit zu. Nach der ständigen Rechtsprechung bildet die dienstliche Beurteilung eine wichtige und vorrangige Grundlage für die personen- und sachgerechte Entscheidung nach dem Grundsatz der Bestenauslese für die Anstellung, die Beförderung, den Aufstieg und über die richtige Verwendung des Beamten. Dies bedeutet letztlich, dass kaum ein anderes Instrument wie die dienstliche Beurteilung das „dienstliche Leben“ der Beamten so nachhaltig und intensiv beeinflusst. Der Akzeptanz der Beurteilung bei Beurteilten und Beurteilern kommt daher entscheidende Bedeutung zu. Diese kann aber nur erreicht werden, wenn im Rahmen von regelmäßigen Gesprächen die dienstlichen Leistungen und Fähigkeiten ermittelt werden.

Neben den nach der BeurtVV verbindlichen Gesprächen über Anforderungen und Leistungen (Tz. 11.1 BeurtVV) sind daher zusätzliche Gespräche zwischen Entwerfer und zu Beurteilendem angezeigt; insbesondere dann, wenn für den Entwerfer absehbar ist, dass die Leistungen eines zu beurteilenden Beamten möglicherweise unter vier Punkten liegen oder aber unterhalb der Vorbeurteilung einzustufen sind. Der Beamte darf grundsätzlich nicht erstmals in der dienstlichen Beurteilung mit Mängeln konfrontiert werden. Die Fürsorge- und Schutzpflicht des Dienstherrn verbietet es, fachliche oder sonstige Mängel der Amtsführung, die für den Beamten nicht ohne weiteres als solche erkennbar sind und denen er möglicherweise abhelfen könnte, ohne vorherige rechtzeitige Abmahnung in einer dienstlichen Beurteilung zu rügen. Der Vorgesetzte muss dem Beamten vielmehr auch zwischen Beurteilungen auf Leistungs- und Verhaltensmängel hinweisen und ihm dadurch Gelegenheit zur Beseitigung der Mängel zu geben.

Nur mit Hilfe solcher Kritikgespräche kann sich der zu beurteilende Beamte mit den aufgezeigten Stärken und Schwächen auseinander setzen und ggf. seine Leistungen verbessern. Auch sollte im Rahmen dieser Gespräche versucht werden, dass sowohl Entwerfer als auch der zu Beurteilende kritische Aspekte der Zusammenarbeit erörtern, die sich im Einzelfall auch erheblich auf die Leistung auswirken können.

Es empfiehlt sich, im Vorfeld solcher Gespräche mit der zuständigen Personalstelle Kontakt aufzunehmen und zu klären, inwieweit die Gespräche dokumentiert und zur Personalakte genommen werden.

Auch besteht die Notwendigkeit regelmäßiger Gespräche zwischen Beurteiler und Entwerfer zum Beurteilungsstand der zu beurteilenden Beamten. Die Erfahrungen aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass es zum Teil stark unterschiedliche Auffassungen bei Beurteiler und Entwerfer zum Leistungsstand gegeben hat, die für den betroffenen Beamten dann natürlich nur schwer nachvollziehbar sind und der Akzeptanz einer Beurteilung nicht förderlich sind.

Nicht nur die unterschiedliche Leistungseinschätzung führt in der Praxis zu Problemen, sondern auch die Abänderung eines Entwurfs durch den Beurteiler unter Maßstabsgesichtspunkten. Hat der Entwerfer dem Beurteilten eine bestimmte Note avisiert und ändert der Beurteiler diese unter Maßstabsaspekten, so wird diese Änderung vom Beurteilten nicht nur nicht akzeptiert; häufig wird die Entwurfsbeurteilung sogar zur Begründung von Stellungnahmen und Widersprüchen herangezogen. Es wird daher nochmals auf die unterschiedliche Funktion von Beurteiler und Entwerfer hingewiesen. Während die Beurteilung vom Entwerfer vorbereitet wird, fertigt der Beurteiler diese aus. Aufgabe des Entwerfers ist es, die dienstlichen Leistungen und Fähigkeiten zu dokumentieren, während es dem Beurteiler obliegt, die Beurteilungsentwürfe unter dem Gesichtspunkt eines einheitlichen Maßstabes und dem Ziel der Vergleichbarkeit zu bewerten, ggf. zu ändern und auszufertigen.

Die folgenden Ausführungen geben an, wie die einzelnen Vorschriften der landesweit geltenden BeurtVV im Geschäftsbereich des Ministeriums der Finanzen anzuwenden sind.

2. Allgemeines

Die in diesem Erlass verwendeten Funktions-, Status- und anderen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer.

3. Stichtage (Tz. 3.1 BeurtVV)

Die nach den o. g. Verwaltungsvorschriften vorzunehmenden Regelbeurteilungen sind zu folgenden Terminen zu erstellen:

für den mittleren Dienst zum 1. Oktober 2004,
für den gehobenen Dienst zum 1. Februar 2005,
für den höheren Dienst zum 1. Juni 2005.

4. Beurteilungszeitraum

Als Beurteilungszeitraum gilt grundsätzlich der Zeitraum bis zu der vorhergehenden Beurteilung. Die Beurteilung darf jedoch nicht länger als der letzte Regelbeurteilungsstichtag zurückliegen. Ist der Beamte zwischenzeitlich befördert worden und hat er dadurch die Vergleichsgruppe gewechselt, ist er nur für den Zeitraum zu beurteilen, in dem er der am Stichtag aktuellen Vergleichsgruppe angehört. Ergänzend weise ich darauf hin, dass nach einem Beschluss des OVG Nordrhein-Westfalen vom 13.12.1999 eine vergleichsweise kurze Verweildauer im Beförderungsamt grundsätzlich kein hinreichender Grund ist, eine Beurteilung zum Stichtag nicht zu fertigen.

Liegt für einen Beamten keine Beurteilung vor, gilt als Beurteilungszeitraum der Zeitraum ab dem vorangegangenen Regelbeurteilungsstichtag. Hat der Beamte seinen Dienst z. B. durch Beurlaubung oder Versetzung erst nach dem letzten Regelbeurteilungsstichtag aufgenommen, gilt als Beurteilungszeitraum der Zeitraum ab dem Tag der Aufnahme bzw. Wiederaufnahme seines Dienstes; Tz. 5.3 BeurtVV ist zu beachten.

Der Regelbeurteilungszeitraum von drei Jahren verkürzt sich nicht, wenn seit der letzten Regelbeurteilung eine Anlassbeurteilung erstellt worden ist; d. h. es ist bei der zu fertigenden Regelbeurteilung nicht nur der Zeitraum nach der Anlassbeurteilung bis zum Beurteilungsstichtag zugrunde zu legen. Das BVerwG hat mit Urteil vom 18. Juli 2001 hierzu festgestellt, dass bei der Festlegung, welchen Zeitraum die Regelbeurteilung erfasst, vorrangig zu berücksichtigen sei, dass die Regelbeurteilung ihr Ziel nur dann optimal erreichen könne, wenn die für die Vergleichbarkeit maßgeblichen Kriterien so weit wie irgend möglich eingehalten würden. Höchstmögliche Vergleichbarkeit werde grundsätzlich durch den gemeinsamen Stichtag und den gleichen Beurteilungszeitraum erreicht. Eine vorangegangene Anlassbeurteilung hindere den Dienstherrn weder rechtlich noch tatsächlich, bei der nachfolgenden Regelbeurteilung auch den Zeitraum einzubeziehen, der bereits von der Anlassbeurteilung erfasst wird.

5. Aufbewahren des Beurteilungsentwurfs (Tz. 12.5 BeurtVV)

Der Entwurf einer Beurteilung ist für den in Tz. 12.5 BeurtVV festgelegten Zeitraum als Sachakte bei der Personalstelle aufzubewahren. Er ist zusammen mit der Beurteilung der Personalstelle zuzuleiten.

6. Zurückstellen der Beurteilung

Nach Tz. 3.3 BeurtVV kann die Regelbeurteilung zurückgestellt werden, wenn gegen den Beamten ein Disziplinarverfahren läuft. Voraussetzung dafür ist, dass das Disziplinarverfahren prägend auf die Beurteilung des Beamten ist oder sein kann. Hierbei kommt es entscheidend auf die Art der Verfehlung und die dienstliche Stellung an. Die Entscheidung darüber, ob die Regelbeurteilung zurückgestellt wird, trifft der Beurteiler im Einvernehmen mit der Personalstelle. Die Zurückstellung ist gesondert zu vermerken. Nach Abschluss des Disziplinarverfahrens ist die Regelbeurteilung nachzuholen. Soweit solche Fälle auftreten, bitte ich mir zu berichten.

7. Beurteilung von Beamten nach Vollendung des 50. Lebensjahres (Tz. 3.2 BeurtVV)

Gem. Tz. 3.2 BeurtVV sind Beamte nach Vollendung des 50. Lebensjahres von der Regelbeurteilung ausgenommen, es sei denn, sie stellen einen Antrag auf Erstellung einer Beurteilung.

In einem von den jeweiligen Entwerfer zu führenden Gespräch ist der betroffene Beamte auf die Möglichkeit der Antragstellung hinzuweisen. Derzeit wird im Rahmen der ressortübergreifenden Evaluierung überlegt, die BeurtVV dahingehend zu ändern, dass Beamte bis zum vollendeten 58. Lebensjahr zu beurteilen sind. Diese Überlegung resultiert aus dem Umstand, dass die bislang geltende Altersgrenze die anderer bekannter Beurteilungsrichtlinien erheblich unterschreitet. Zwar wird sich die beabsichtigte Änderung nicht mehr auf die im Herbst beginnende Beurteilungsrunde auswirken. Gleichwohl empfiehlt sich, in den Gesprächen einen entsprechenden Hinweis zu geben.

Gleichzeitig sollte in dem o. g. Gespräch verdeutlicht werden, dass das Vorhandensein einer Regelbeurteilung u. a. Voraussetzung für weitere Maßnahmen der Personalentwicklung ist, mithin ohne die Antragstellung ab dem nächsten Regelbeurteilungsstichtag keine Regelbeurteilung z. B. als Grundlage für die Einreihung in die Beförderungsrangfolge mehr vorliege. Zudem müsste herausgestellt werden, dass selbst eine Anlassbeurteilung, die z. B. im Rahmen eines Stellenvergabeverfahrens zu erstellen wäre, nur für den konkreten Anlass und nicht für weitere Maßnahmen herangezogen werden können.

In einem Gesprächsvermerk (Anlage) ist festzuhalten, dass das Gespräch stattgefunden hat.

Die Gespräche sind spätestens sechs Monate nach dem letzten Regelbeurteilungsstichtag zu führen. Dies gilt für alle Beamte, die zum Zeitpunkt des nächsten Regelbeurteilungsstichtages das 50. Lebensjahr vollendet haben. Die Entwerfer werden von der Personalstelle informiert.

Die Antragstellung durch den Beamten sollte spätestens einen Monat nach dem Gespräch erfolgen. Sofern der Beamte zu diesem Zeitpunkt das 50. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sollte der Antrag jedoch spätestens am Tag der Vollendung des 50. Lebensjahres gestellt werden.

Der Antrag gilt prinzipiell auf unbestimmte Zeit. Es besteht aber die Möglichkeit, diesen jederzeit im Beurteilungszeitraum zurückzunehmen. Eine Rücknahmemöglichkeit nach dem Beginn des Beurteilungsverfahrens, das mit dem Beurteilungsstichtag beginnt, ist dagegen nicht zulässig und würde dem gesamten Beurteilungsverfahren zuwiderlaufen.

Eine nochmalige Beantragung ist dann allerdings ausgeschlossen.

8. Gespräche

Gem. Tz. 11.1 BeurtVV führt der Entwerfer zu Beginn der Zusammenarbeit mit dem von ihm zu beurteilenden Beamten ein Gespräch über dessen Aufgabenbereich und die an ihn gestellten Erwartungen. Dieses Anforderungsgespräch dient dazu, den Beamtinnen und Beamten die Arbeitsziele, die Arbeitsschwerpunkte, das Arbeitsumfeld und die damit verbundenen Anforderungen dazulegen. Zugleich soll die Qualität und Quantität der Leistungen beschrieben werden, die erbracht werden müssen, um die selbst gesteckten Leistungsziele der Beamtinnen und Beamten zu erreichen. Das Anforderungsniveau des Vorgesetzten sollte deutlich werden.

Das Anforderungsgespräch, das aus Anlass eines Personalwechsels geführt wird, sollte nicht mit Details überfrachtet werden. Sinnvoll wäre es, in einem ersten Gespräch die wesentlichen Eckpunkte abzustecken und nach einer ersten Einarbeitungsphase ein weiteres Gespräch zur Konkretisierung der Anforderungen an den Arbeitsplatz folgen zu lassen.

Ein Anforderungsgespräch ist auch dann zu führen, wenn sich die übertragenen Aufgaben wesentlich ändern.

Die folgende Übersicht kann als Hilfestellung für die Führung des Anforderungsgesprächs herangezogen werden:

Das nach Tz. 11.2 BeurtVV zu führende Gespräch über die Leistungen in der Mitte des Beurteilungszeitraums ist von großer Bedeutung. Es beinhaltet zunächst die rückwärtige Betrachtung und Bewertung der Leistung unter Berücksichtigung der Vorgaben aus dem Anforderungsgespräch. Dabei geht der Entwerfer auf Stärken und Schwächen in der Leistungserbringung ein und gibt der Beamtin und dem Beamten Gelegenheit, sich mit dieser Einschätzung auseinander zu setzen. Der Meinungsaustausch soll auch kritische Aspekte der Zusammenarbeit, auch in Richtung des Vorgesetzten, wenn sie bei der Beurteilung eine Rolle spielen, beinhalten. Soweit erforderlich, sollen der Beamtin und dem Beamten Anleitungen zur Steigerung der Leistungen und Befähigungen unter Einbeziehung hierzu geeigneter Fortbildungsmaßnahmen gegeben werden.

Ich bitte die Entwerfer, diesen Termin rechtzeitig mit den zu Beurteilenden zu vereinbaren. Als Hilfestellung sei auch an dieser Stelle eine beispielhafte Themenstruktur vorgegeben:

Das Gespräch in der Mitte des Beurteilungszeitraumes ist spätestens ein Jahr vor dem nächsten Regelbeurteilungsstichtag zu führen. In den Fällen, in denen der Beurteilungszeitraum (Ziff. 4 dieses Erlasses) weniger als 18 Monate umfasst, entfällt dieses Gespräch.

Die BeurtVV sieht in Tz. 11.1 vor, dass für die Personalstelle lediglich zu dokumentieren ist, dass die Gespräche stattgefunden haben. Von Bemerkungen zum Inhalt des Gesprächs auf dem entsprechenden Vordruck bitte ich daher abzusehen. Es wird sich jedoch für den Entwerfer anbieten, kurze Gesprächsnotizen zu machen, um sich beim nächsten Gespräch darauf beziehen zu können. Diese Notizen sollten dem Beamten zur Kenntnis gegeben werden. Die Kenntnisnahme sollte dadurch dokumentiert werden, dass der Beamte die Notizen gegenzeichnet und, soweit gewünscht, als Kopie ausgehändigt bekommt. Diese Gesprächsnotizen verbleiben im Verfügungs- und Vertrauensbereich der beiden Gesprächspartner.

9. Beurteilungsbeiträge

Die Erstellung von Beurteilungsbeiträgen obliegt dem Entwerfer. Eine Einbindung des Beurteilers ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Gleichwohl bitte ich, alle Beurteilungsbeiträge dem Beurteiler vorzulegen, bevor sie dem betroffenen Beamten zur Kenntnis gegeben werden.

Ist der zu Beurteilende am Beurteilungsstichtag mindestens für die Dauer von sechs Monaten abgeordnet, ist für ihn zum Stichtag ein Beurteilungsbeitrag einzuholen.

Wird nach einer Umsetzung gem. Tz. 5.2 BeurtVV auf den Beurteilungsbeitrag verzichtet, so ist sicherzustellen, dass die erforderliche Abstimmung zwischen dem für den Entwurf zuständigen Bediensteten und dem früheren Entwerfer zum Zeitpunkt der Fertigung des Entwurfs erfolgen kann. Bei einer Abordnung, Versetzung oder beim Ausscheiden des früheren Entwerfers innerhalb des Beurteilungszeitraums ist jedoch für den Zeitraum vor der Umsetzung ein Beurteilungsbeitrag für den betroffenen zu Beurteilenden einzuholen.

Wird nach einer Umsetzung auf einen Beurteilungsbeitrag verzichtet, so ist bei einer nochmaligen Umsetzung innerhalb eines Beurteilungszeitraums in jedem Fall ein Beurteilungsbeitrag zu fertigen.

Entfällt gem. Tz. 5.3 BeurtVV der Beurteilungsbeitrag, so ist auch eine Abstimmung zwischen dem für den Entwurf der Beurteilung zuständigen Bediensteten und dem früheren Entwerfer nicht notwendig.

Gem. Tz. 5.3 BeurtVV wird bei einer Umsetzung des zu beurteilenden Beamten oder des Entwerfers innerhalb von sechs Monaten vor der Regelbeurteilung statt eines Beurteilungsbeitrages ein Beurteilungsentwurf zum Stichtag erstellt. Dazu führt das MI aus: „Der unter Tz. 5.3 Satz BeurtVV zum Stichtag vorgesehene Beurteilungsentwurf ist durch den „bisherigen Entwerfer“ zu fertigen. Diese Regelung stellt im Gegensatz zu der allgemeinen Festlegung in Tz. 8.1 BeurtVV eine abweichende spezielle Zuständigkeit im beschriebenen konkreten Einzelfall dar.“

Ist ein Beamter an eine Behörde außerhalb des Geltungsbereichs dieser Verwaltungsvorschrift abgeordnet, habe ich keine Bedenken, für die Beurteilung dieses Zeitraums den Vordruck nach Anlage 1 BeurtVV zu verwenden. Dieser Beurteilungsbeitrag ist für die Fertigung des Entwurfs der Beurteilung heranzuziehen.

10. Anlassbeurteilungen (Ziff. 4 BeurtVV)

Aus anderen als den in den Tz. 4.1 und und Tz. 4.2 BeurtVV genannten Anlässen ist eine Beurteilung grundsätzlich nicht zulässig. In Ausnahmefällen entscheidet das MdF, ob eine Anlassbeurteilung zu fertigen ist. Wurde zum letzten Regelbeurteilungsstichtag keine Regelbeurteilung für den Beamten gefertigt, ist dies allein kein Grund, zu einem späteren Zeitpunkt eine Anlassbeurteilung zu fertigen.

Gem. Tz. 4.1 erster Spiegelstrich BeurtVV ist eine Anlassbeurteilung in den dort bestimmten Verfahren zu fertigen, wenn für den Beamten keine Beurteilung vorliegt. Eine Beurteilung liegt u. a. dann nicht vor, wenn ein Beamter nach dem Regelbeurteilungsstichtag befördert wurde. Klarstellend weise ich darauf hin, dass die letzte Beurteilung mit dem Zeitpunkt der Beförderung als „verbraucht“ gilt und nicht mehr herangezogen werden kann.

Ergänzend sei darauf hingewiesen, dass eine Anlassbeurteilung grundsätzlich nicht als Grundlage zur Einbeziehung in die Beförderungsrangfolge nach der Beförderungsrichtlinie herangezogen werden kann, sofern diese nichts anderes bestimmt.

11. Anlassbeurteilungen und Beurteilungsbeiträge bei Umsetzung, Abordnung und Versetzung

Die nach den Regelungen der Verwaltungsvorschrift und dieses Erlasses anzufertigenden Anlassbeurteilungen und Beurteilungsbeiträge sind von der Personalstelle anzufordern. Die Beurteilungsbeiträge sind bis zum Stichtag als Sachakte bei der o. g. Stelle zu führen und dann dem für den Entwurf zuständigen Bediensteten zur Verfügung zu stellen.

Bei einer Versetzung eines Beamten innerhalb des Geschäftsbereichs des Ministeriums der Finanzen gilt Folgendes, soweit es sich nicht um einen Fall der Nr. 17 dieser Durchführungshinweise handelt:

Die versetzten Beamten nehmen in der Regel wie alle anderen Beamten der Behörde an der Regelbeurteilung teil.

Gehört der Beamte zum Beurteilungsstichtag der Behörde weniger als sechs Monate an, so wäre er gemäß Tz. 3.2 fünfter Spiegelstrich der BeurtVV von der Regelbeurteilung ausgenommen; für den betroffenen Beamten läge nach dem Beurteilungsstichtag keine aktuelle Beurteilung vor. Um die Zahl der Ausnahmefälle nach Tz. 3.2 der BeurtVV möglichst gering zu halten, ist es angezeigt, die der Versetzung regelmäßig vorangestellte Abordnungszeit in den Beurteilungszeitraum einzubeziehen. Im Sinne des Beurteilungsverfahrens wird damit der versetzte Beamte bereits mit der Abordnung als zu der Behörde gehörend angesehen.

Die gemäß Tz. 4.1 fünfter Spiegelstrich der BeurtVV zu fertigende Anlassbeurteilung umfasst in diesen Fällen den Zeitraum bis zum Beginn der Abordnung.

12. Leistungs- und Befähigungsbeurteilung

Die Zuerkennung der besten bzw. der schlechtesten Bewertungsstufe einzelner Beurteilungsmerkmale ist zu begründen.

Neben den Ausführungen zur Leistungsbeurteilung in der o. g. Verwaltungsvorschrift bitte ich folgende Ausführungen des Arbeitsgerichts Brandenburg/Havel (Urteil vom 07.06.2000) zum Leistungsmerkmal „mündlicher Ausdruck“ zu beachten: „Allein aus der Tatsache, dass der Kläger dazu neige, in Besprechungen auszuufern, wortreich und ausschweifende Diskussionen führt, kann nicht auf einen schwächeren Ausprägungsgrad der mündlichen Ausdrucksfähigkeit geschlossen werden. Eine schwächere Ausprägung dieses Merkmals wäre nur dann gegeben, wenn dem Vorbringen des zu Beurteilenden nur schwer zu folgen ist und der Kern seiner Aussage nicht oder nur schwer erkennbar wäre.“

13. Sicherstellen eines differenzierten Beurteilens; Vergleichsgruppen (Ziff. 10 BeurtVV)

Erfahrungsgemäß bestehen innerhalb einer zahlenmäßig größeren Gruppe, auch bei gleichem Vor- und Ausbildungsstand, erhebliche Leistungsunterschiede. Diese Leistungsunterschiede, die sich auch schon aus der verbalen Umschreibung der Beurteilungsnoten ergeben, müssen auch durch die Verteilung der Gesamtnoten in den einzelnen Gruppen dokumentiert sein. Neben der Heranziehung der in Anlage 2 BeurtVV beispielhaft beschriebenen Zuordnung der Leistungsmerkmale zu den Bewertungsstufen sollen dazu bei der Festlegung der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung durch den Beurteiler die in Tz. 10.2. BeurtVV als Orientierungsrahmen vorgegebenen Richtsätze herangezogen werden. Diese Richtsätze geben nur Anhaltspunkte für eine vor allem auch im Quervergleich möglichst gerechte Bewertung der von den Beurteilten erbrachten Leistungen; sie dürfen im Einzelfall die Zuordnung der jeweils zutreffenden Gesamtnote nicht verhindern.

Die Vomhundertsätze beziehen sich auf die Gesamtzahl der zu beurteilenden Beamten, die in einer Gruppe zusammengefasst sind (Vergleichsgruppe). Im Bereich der Finanzämter und der Liegenschafts- und Bauämter sind die Vergleichsgruppen amtsübergreifend zu bilden. Die Vomhundertsätze geben Anhaltspunkte für eine vor allem auch im Quervergleich gerechte Bewertung der Leistungen.

Die vorgenannte regelmäßige Verteilung der Noten kann erst bei genügend großen Gruppen funktionieren; eine hierfür geeignete Vergleichsgruppe muss mindestens 30 Personen umfassen. Aber auch wenn diese Zahl nicht erreicht wird, soll nach Möglichkeit bei der Beurteilung eine Differenzierung angestrebt werden, die sich an diesen Orientierungsrahmen anlehnt.

Die Beurteilung erfolgt in den sogenannten Vergleichsgruppen. Die Bildung der Vergleichsgruppen obliegt:

1. dem Personalreferat des MdF für den Bereich des MdF, der Liegenschafts- und Bauämter, der Finanzämter,
2. im Übrigen den Personalstellen bei den im Zuständigkeitserlass zur o. g. Verwaltungsvorschrift genannten Beurteilern

und erfolgt unter Maßgabe folgender Grundsätze:

• in erster Linie sollen Beamte derselben Laufbahn und derselben Besoldungsgruppe eine Vergleichsgruppe bilden;
• gegebenenfalls können auch Beamte verschiedener Laufbahnen, die derselben Laufbahngruppe und derselben Besoldungsgruppe angehören, eine Vergleichsgruppe bilden.

Zwar lässt die BeurtVV unterschiedliche Methoden der Zusammenfassung von Beamten zu Vergleichsgruppen zu. Nach der Rechtsprechung ist jedoch die Zusammenfassung von Beamten mehrerer Besoldungsgruppen oder Funktionen kritisch zu sehen, da der Maßstab einer dienstlichen Beurteilung das Statusamt des Beamten sein muss und daher die Bildung von Vergleichsgruppen sich deshalb auf die Zusammenfassung von Beamten derselben Besoldungsgruppe beziehen muss. Beamte derselben Besoldungsgruppe, die aber unterschiedliche Funktionen einnehmen, sind angesichts dessen gleichwohl in einer Vergleichsgruppe zu führen.

Beamte, die an der Regelbeurteilung nicht teilnehmen, sind bei der Bildung der Vergleichsgruppe nicht einzubeziehen.

14. Vorgespräch

Nach Tz. 11.2 BeurtVV findet zwischen dem Staatssekretär, seinen Beurteilern und den Leitern der nachgeordneten Behörden ein Vorgespräch zur anstehenden Regelbeurteilung statt. Hierzu erfolgt eine gesonderte Einladung durch den Staatssekretär.

15. Beurteilungskonferenzen

Gem. Tz. 11.3 BeurtVV unterrichten die Beurteiler die Entwerfer vor dem Beurteilungsstichtag über die Vorgaben des Vorgesprächs (Tz. 11.2 BeurtVV) und stimmen das weitere Verfahren, insbesondere zur Beachtung der Empfehlungen zum differenzierten Beurteilen ab. Die Beurteiler können zur Einhaltung der Vergleichbarkeit, insbesondere zur Beachtung der Empfehlung zum differenzierten Beurteilen, weitere Beurteilungskonferenzen durchführen. An den Beurteilungskonferenzen ist das Ministerium der Finanzen als Aufsichtsbehörde zu beteiligen. Bei den in den Beurteilungskonferenzen zu führenden Abstimmungsgesprächen ist unter den Beteiligten eine einvernehmliche Verständigung darüber zu erzielen, wie innerhalb der Behörde der Maßstab angewendet wird.

In den Bereichen mit amtsübergreifender Vergleichsgruppenbildung kann das Ministerium der Finanzen als Aufsichtsbehörde zur Sicherstellung einheitlicher Beurteilungsmaßstäbe weitere Beurteilungskonferenzen, sogenannte Beurteilungsgremien, einberufen. Über die Zusammensetzung der Gremien entscheidet das Ministerium der Finanzen.

16. Controlling/Steuerungsmodell (Tz. 11.4.3 BeurtVV)

Sobald dem Beurteiler alle Beurteilungen vorliegen, leitet er gem. Tz. 11.4.3 BeurtVV eine Übersicht über die Beurteilungsnoten, die voraussichtlich vergeben werden sollen, ohne namentliche Zuordnung der Personalstelle zu. Die jeweilige Personalstelle erfasst alle vorgesehenen Beurteilungsnoten und leitet sie dem Staatssekretär zur Sicherstellung der Einheitlichkeit zu.

Ich bitte zu beachten, dass die Beurteilung erst nach Abschluss dieses in Tz. 11.4.3 BeurtVV vorgegebenen Verfahrens schlussgezeichnet und bekannt gegeben werden kann.

17. Ausnahmen

Für den Geschäftsbereich der Finanzämter gelten die Regelungen Tz. 3.2 fünfter Spiegelstrich und Tz. 4.1 fünfter Spiegelstrich erster Teil BeurtVV nicht. Stattdessen finden die folgenden Regelungen Anwendung:

1. Von der Regelbeurteilung ausgenommen sind Beamte, die dem Geschäftsbereich der Finanzämter weniger als sechs Monate angehören.
2. Eine Anlassbeurteilung ist zu erstellen bei Versetzung eines Beamten zu einer anderen Behörde außerhalb des Geschäftsbereichs der Finanzämter.
3. Ein Beurteilungsbeitrag ist zu erstellen bei Versetzung eines Beamten innerhalb des Geschäftsbereichs der Finanzämter.

Für die Beamten der Oberfinanzdirektion Cottbus - Besitz- und Verkehrsteuerabteilung - (OFD), die im Zuge der Auflösung der OFD innerhalb des Geschäftsbereichs des Ministeriums der Finanzen versetzt werden, gelten die Regelungen Tz. 3.2 fünfter Spiegelstrich und Tz. 4.1 fünfter Spiegelstrich erster Teil BeurtVV nicht. Stattdessen ist ein Beurteilungsbeitrag bei Versetzung eines Beamten aus Anlass der Auflösung der OFD innerhalb des Geschäftsbereichs des Ministeriums der Finanzen zu erstellen.

Ergänzend zu Tz. 5.2 Satz 2 erster Teilsatz BeurtVV kann im Geschäftsbereich der Finanzämter auch bei einer Umsetzung des zu Beurteilenden auf einen Beurteilungsbeitrag verzichtet werden. Tz. 5.2 Satz 2 zweiter Teilsatz und Satz 3 BeurtVV sowie Ziff. 9 Abs. 2 und 3 dieses Erlasses gelten entsprechend. Das nach Tz. 11.1 BeurtVV geforderte Gespräch zu Beginn der Zusammenarbeit ist von dem neuen Entwerfer in jedem Fall zu führen.

18. Angestellte

Ich weise darauf hin, dass die o. g. Verwaltungsvorschrift ausschließlich für Beamte gilt. Eine Einbeziehung der Angestellten in das Beurteilungsverfahren ist auch auf schriftlichen Antrag nicht möglich.

Das MI führt in seinen Hinweisen dazu aus: „Der BAT-O sieht - anders als die beamtenrechtlichen Vorschriften - ein durch den Arbeitgeber zu gestaltendes regelmäßiges Beurteilungsverfahren nicht vor. Werden Leistungseinschätzungen benötigt, ... dürfte es jedoch unbedenklich sein, wenn sie sich im Interesse der Vergleichbarkeit der Leistungen, z. B. bei Auswahlverfahren, inhaltlich an die für Beamte geltenden Leistungsmerkmale und an den Beurteilungsmaßstab anlehnen.“

19. Begriffsbestimmung

Im nachgeordneten Bereich des Ministeriums der Finanzen ist „Personalstelle“ die jeweilige Geschäftsstelle bzw. die vergleichbare mit der Bearbeitung von Personalaufgaben beauftragte Stelle.

20. Abgabe der Beurteilungen (Tz. 12.4 BeurtVV)

Die Beurteilungen sind spätestens drei Monate nach dem Beurteilungsstichtag der Personalstelle vorzulegen. Auf Nr. 16 dieses Erlasses wird verwiesen.

Ich bitte um Beachtung.

21. Sonstiges

Die Durchführungshinweise vom 31. August 2001 sowie die ergänzenden Hinweise vom 3. Januar 2002 hebe ich auf.

Vorsorglich mache ich darauf aufmerksam, dass sich auch mit diesem Erlass nicht alle auftretenden Fragen klären lassen werden. Ich bitte deshalb, die Verwaltungsvorschrift unter Berücksichtigung ihrer Ziele pragmatisch anzuwenden und mir über eventuelle Probleme zu berichten.