Führung der Personalakten im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz und für Digitalisierung

A. Allgemeines

I.

Soweit diese Allgemeine Verfügung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der zuständigen obersten Landesbehörde erlassenen besonderen Vorschriften.

II.

(1) Über die im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz und für Digitalisierung Bediensteten ist eine Personalakte zu führen. Bedienstete im Sinne dieser Allgemeinen Verfügung sind Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamte, Tarifbeschäftigte, außertariflich Beschäftigte, die in einem privatrechtlichen Dienstverhältnis zum Land Brandenburg stehen, im Ausbildungsverhältnis stehende Beschäftigte sowie Praktikantinnen und Praktikanten, die länger als sechs Monate tätig sind.

(2) Personalakten sind getrennt nach Laufbahngruppen zu erfassen. Die Verfahren werden in den von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programmen registriert.

(3) Für die Dauer des Beamten- und Beschäftigungsverhältnisses zum Land Brandenburg ist eine einheitliche Personalakte zu führen, dies gilt auch bei einem Wechsel der Statusgruppenzugehörigkeit.

(4) In die Personalakte gehören alle Vorgänge, die die Bediensteten in ihrem Beamten- oder Beschäftigungsverhältnis betreffen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, dem beruflichen Werdegang entsprechendes Bild der Persönlichkeit der Bediensteten und der Gestaltung der Beamten- oder Beschäftigungsverhältnisse ergeben.

(5) Nicht in die Personalakte gehören Vorgänge, die besonderen, von der Person und dem Beamten- oder Beschäftigungsverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen. Diese Vorgänge sind in Sammelakten einzuordnen, die insbesondere geführt werden über

1. Prüfungen,
2. Personalplanung,
3. Personalauswahlverfahren,
4. Stellenbewertungen,
5. Dienstausweise,
6. Aussagegenehmigungen,
7. Dienstreisegenehmigungen,
8. Prozessvollmachten,
9. Beschwerden, die sich ausschließlich gegen sachliche Entscheidungen einer beziehungsweise eines Bediensteten richten.

Soweit erforderlich, sind Auszüge, Abschriften oder Kopien aus den Sammelakten in die Personalakte zu nehmen. Das gilt vor allem für die abschließenden Entscheidungen bei Prüfungen, Rechtsstreitigkeiten und Stellenbewertungen. Von Vorgängen, die sich auf mehrere Bedienstete beziehen, sind Auszüge nur insoweit zu der jeweiligen Personalakte zu nehmen, als sie die personellen und dienstlichen Verhältnisse der einzelnen Bediensteten betreffen. Daten Dritter sind unkenntlich zu machen.

(6) Die personalaktenführende Stelle hat die erforderlichen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit in personeller, technischer und organisatorischer Hinsicht zu treffen. Welche Sicherungsmaßnahmen erforderlich sind, richtet sich nach den speziellen Gegebenheiten der Dienststelle. Personalakten sind getrennt von den Sammelakten aufzubewahren und vertraulich zu behandeln.

(7) Bei der Einstellung von Bediensteten, die bereits früher im öffentlichen Dienst beschäftigt waren, sollen die früheren Personalakten fortgeführt werden. Kommt eine Fortführung nicht in Betracht, so ist die bisherige Personalakte nach Möglichkeit als Teilakte in die neu anzulegende Personalakte aufzunehmen.

III.

Die Personalakten der Bediensteten führen mit Ausnahme der abweichenden Regelungen zu Teilakten in Abschnitt C:

1. in der ordentlichen Gerichtsbarkeit
   1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Präsidentin beziehungsweise den Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts;
   2. die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts

      aa)

      für die Richterinnen und Richter und Beamtinnen und Beamten des eigenen Gerichts und des Bezirks;

      bb)

      für die sonstigen Bediensteten des eigenen Gerichts sowie des Bezirks ab Entgeltgruppe 9b;

   3. die Präsidentinnen beziehungsweise Präsidenten der Landgerichte und die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Amtsgerichts für die Bediensteten des eigenen Gerichts mit Ausnahme der vorgenannten Bediensteten;
   4. die Direktorinnen beziehungsweise Direktoren der Amtsgerichte für die Bediensteten des eigenen Gerichts mit Ausnahme der vorgenannten Bediensteten;
2. in der Verwaltungsgerichtsbarkeit
   1. die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Oberverwaltungsgerichts Berlin-Brandenburg für die Präsidentinnen beziehungsweise Präsidenten der Verwaltungsgerichte des Landes Brandenburg;
   2. die Präsidentinnen beziehungsweise Präsidenten der Verwaltungsgerichte des Landes Brandenburg für die Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten des eigenen Gerichts;
3. in der Arbeitsgerichtsbarkeit
   1. die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg für die Richterinnen und Richter der Arbeitsgerichte des Landes Brandenburg;
   2. die Direktorinnen beziehungsweise Direktoren der Arbeitsgerichte des Landes Brandenburg für die Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten des eigenen Gerichts;
4. in der Sozialgerichtsbarkeit
   1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Präsidentin beziehungsweise den Präsidenten des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg;
   2. die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg

      aa)

      für die Präsidentinnen beziehungsweise Präsidenten der Sozialgerichte des Landes Brandenburg;

      bb)

      für die Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten und Beschäftigten des eigenen Gerichts;

   3. die Präsidentinnen beziehungsweise Präsidenten der Sozialgerichte des Landes Brandenburg für die Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten des eigenen Gerichts;
5. in der Finanzgerichtsbarkeit
   1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Präsidentin beziehungsweise den Präsidenten des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg;
   2. die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg für die Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten des Gerichts;
6. in der Staatsanwaltschaft
   1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Generalstaatsanwältin beziehungsweise den Generalstaatsanwalt;
   2. die Generalstaatsanwältin beziehungsweise der Generalstaatsanwalt

      aa)

      für die Staatsanwältinnen und Staatsanwälte und Beamtinnen und Beamten der eigenen Behörde und des Bezirks;

      bb)

      für die sonstigen Bediensteten der eigenen Behörde sowie des Bezirks ab Entgeltgruppe 9b;

   3. die Leitende Oberstaatsanwältin beziehungsweise der Leitende Oberstaatsanwalt für die Bediensteten der eigenen Behörde mit Ausnahme der vorgenannten Bediensteten;
7. im Bereich des Justizvollzugs
   1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Leiterinnen beziehungsweise Leiter der Justizvollzugsanstalten, ihre beziehungsweise seine Stellvertreterinnen beziehungsweise ihr beziehungsweise sein Stellvertreter, die Leiterin beziehungsweise der Leiter der Sicherungsverwahrungsvollzugseinrichtung, ihre beziehungsweise seine Stellvertreterin beziehungsweise ihr beziehungsweise sein Stellvertreter, die Vollzugsleiterinnen beziehungsweise Vollzugsleiter und die sonstigen Beamtinnen und Beamten und Bediensteten des höheren Vollzugs- und Verwaltungsdienstes;
   2. die Leiterinnen beziehungsweise Leiter der Justizvollzugsanstalten für die sonstigen Beamtinnen und Beamten und Bediensteten der Behörde einschließlich der Außenstellen;
8. im Bereich der Aus- und Fortbildungseinrichtungen
   1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Behördenleiterinnen beziehungsweise Behördenleiter der Fortbildungseinrichtungen;
   2. die Direktorin beziehungsweise der Direktor der Deutschen Richterakademie - Tagungsstätte Wustrau - für die Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten der Behörde;
   3. die Leiterin beziehungsweise der Leiter der Justizakademie des Landes Brandenburg für die dort tätigen Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten;
9. im Bereich des Zentralen IT-Dienstleisters der Justiz des Landes Brandenburg
   1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Behördenleiterin beziehungsweise den Behördenleiter;
   2. die Direktorin beziehungsweise der Direktor für die Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten der Einrichtung;
10. im Bereich des Brandenburgischen IT-Dienstleisters Landesbetrieb des Landes Brandenburg
    1. die Ministerin beziehungsweise der Minister der Justiz und für Digitalisierung für die Betriebsleiterin beziehungsweise den Betriebsleiter;
    2. die erste Geschäftsführerin beziehungsweise der erste Geschäftsführer für die Beamtinnen und Beamten und sonstigen Bediensteten des Betriebes.

IV.

(1) Die Personalakte ist den gesetzlichen Regelungen der §§ 94 bis 101 des Landesbeamtengesetzes und unter Beachtung der Vorgaben des für das Tarifrecht zuständigen Mitglieds der Landesregierung zur Führung der Personalakten für Tarifbeschäftigte entsprechend zu führen. In die Grundakte gehören insbesondere Vorgänge, die die Rechtsstellung und die dienstliche Verwendung der Bediensteten zum Gegenstand haben oder in sonstiger Weise ihre Rechte und Pflichten betreffen, wie zum Beispiel ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten, der Personalbogen als fortzuschreibende formularmäßige Zusammenfassung der wichtigsten Daten, Personalfragebogen, Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Personenstandsurkunden, Staatsangehörigkeitsnachweis, Unterlagen zu den Beschäftigungszeiten, Eingruppierung, Stufenzuordnung, Probezeit, Nachweise über die Vor- und Ausbildung, Prüfungszeugnisse und sonstige Befähigungsnachweise. Von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Bediensteten ist, soweit sie ihren Status offenlegen und daraus Rechte abgeleitet werden sollen, ein Nachweis über die Anerkennung der Schwerbehinderteneigenschaft oder der Gleichstellung zur Personalakte zu nehmen. Dies gilt auch bei später eintretenden Veränderungen. Die Schwerbehinderteneigenschaft ist ab einem Grad von 50 auf dem Aktendeckel mit einem Aufkleber zu vermerken.

(2) Soweit die personalaktenführende Stelle nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder neben ihr weitere personalverwaltende Behörden für die Bediensteten zuständig sind und es zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist, dürfen Nebenakten geführt werden. Nebenakten sind Teil der Personalakte; ihre Anlegung ist in einem entsprechenden Verzeichnis in der Grundakte zu vermerken. In das Verzeichnis sind die Bezeichnung der Nebenakte und die Angabe der aktenführenden Stelle aufzunehmen. Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn dies zur Aufgabenerledigung der betreffenden Stelle erforderlich ist. Sie sind unverzüglich aufzulösen und zu vernichten, wenn die Notwendigkeit für ihre Führung nicht mehr besteht.

(3) Die Führung geheimer Personalakten und von Teilakten mit Personalaktenauszügen ist untersagt. Personalakten dürfen nicht mit geheimen Kennzeichen versehen werden.

(4) Werden Unterlagen zur Personalakte genommen, die auch andere Bedienstete betreffen, sind deren personenbezogene Daten unkenntlich zu machen, soweit dadurch der maßgebliche Zusammenhang nicht verloren geht.

V.

(1) Aus den Prüfungsakten sind eine beglaubigte Kopie des Prüfungszeugnisses und auszugsweise eine beglaubigte Kopie des Prüfungsprotokolls für die Personalakte zu fertigen.

(2) Bei Vorlage von Originalen (Personenstandsurkunden, Zeugnissen und sonstigen Nachweisen und insbesondere eingruppierungsrelevanten Dokumenten) hat die personalaktenführende Stelle eine beglaubigte Kopie (mit Vermerk der Übereinstimmung von Kopie und Original, Unterschrift und Datum) zu erstellen und zur Akte zu nehmen. Die Originale werden an die Bediensteten zurückgegeben.

(3) Bei Vorlage von Kopien, insbesondere bei Personenstandsurkunden, Zeugnissen, sonstigen Nachweisen und eingruppierungsrelevanten Dokumenten, hat die personalaktenführende Stelle eine beglaubigte Kopie (Vermerk der Übereinstimmung von Kopie und Original einer öffentlichen Stelle mit Unterschrift und Datum) von der beziehungsweise dem Bediensteten anzufordern und erst nach Bestätigung der Übereinstimmung zur Akte zu nehmen.

(4) Besonders sensible Daten, zu denen insbesondere Auskünfte aus dem Bundeszentralregister und Führungszeugnisse, Dokumente zum Geschlechtseintrag und gegebenenfalls zur Vornamensänderung, Mitteilungen an die Geheimschutzbeauftragte beziehungsweise den Geheimschutzbeauftragten oder Mitteilungen der beziehungsweise des Geheimschutzbeauftragten über den Abschluss einer Sicherheitsüberprüfung zählen, die zur Personalakte genommen werden, sind in einem verschlossenen Umschlag in der Personalakte zu verwahren. Auf dem Umschlag ist ein Hinweis auf den Inhalt anzubringen. Die Einsichtnahme ist auf dem Umschlag durch Benennung des Grundes, des Namens der beziehungsweise des Einsichtnehmenden einschließlich ihrer beziehungsweise seiner Unterschrift beziehungsweise Paraphe sowie des Datums zu vermerken. Die Vorschriften des Brandenburgischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes zur Sicherheitsakte und Sicherheitsüberprüfungsakte bleiben unberührt. Für das Ersuchen um Auskunft über Personen beim Bundesarchiv als Archiv für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen Deutschen Demokratischen Republik und die StUG-Auskunft gelten die hierzu erlassenen Regelungen. Dies gilt auch für das Verfahren zur Prüfung der Verfassungstreue von Beamtinnen und Beamten.

VI.

(1) Die Einordnung der Vorgänge erfolgt in der Reihenfolge ihres Eingangs. Jedes Blatt der Personalakte ist durch eine fortlaufende Zahl zu kennzeichnen. Die Paginierung ist mit einem dokumentenechten Schreibgerät vorzunehmen.

(2) Für entnommene Blätter aus der paginierten Personalakte ist an dieser Stelle ein Fehlblatt (mit Angaben, wann, für wen und für welchen Zweck die Blätter entnommen wurden) einzulegen.

VII.

(1) Die Bediensteten haben ein uneingeschränktes Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten; es bedarf dazu nicht der Darlegung eines berechtigten beziehungsweise schutzwürdigen Interesses.

(2) Die Personalakte kann nur bei der personalaktenführenden oder einer von ihr bestimmten Stelle in Gegenwart einer beziehungsweise eines mit Personalangelegenheiten betrauten Bediensteten eingesehen werden. Der Zeitpunkt der Einsichtnahme ist einvernehmlich festzulegen.

(3) Einer beziehungsweise einem schriftlich Bevollmächtigten der beziehungsweise des Bediensteten ist nach Maßgabe der Vollmacht Einsicht zu gewähren. Dies gilt auch für Hinterbliebene sowie deren Bevollmächtigte, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Die Vollmacht ist zu der Personalakte zu nehmen.

(4) Im Übrigen richtet sich die Einsichtnahme in die Personalakten für Beamtenverhältnisse nach dem Landesbeamtengesetz und für Tarifbeschäftigte nach den Regelungen des für sie geltenden Tarifvertrags. Sofern für Bedienstete keine Regelung besteht, werden im Übrigen die beamtenrechtlichen Regelungen entsprechend angewendet.

VIII.

Die Bediensteten sind über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakten in Textform zu unterrichten. Gleichzeitig sind sie über das Recht, eine mündliche oder schriftliche Stellungnahme abzugeben, zu informieren.

IX.

Die jeweilige Beschäftigungsstelle hat im Falle der Fertigung von schriftlichen Aufzeichnungen/Vermerken über von Dienst- oder Fachvorgesetzten gegenüber der beziehungsweise dem Bediensteten mündlich erteilte Ermahnungen, Rügen, Abmahnungen oder Belehrungen die Unterlagen unverzüglich der für die Führung der Personalakten zuständigen Stelle zu übermitteln. Der Beschäftigungsstelle ist untersagt, jedwede Unterlage beziehungsweise Kopien oder Doppel weiter zu verwahren, es sei denn, sie ist zur Führung einer entsprechenden Nebenakte zur Personalakte berechtigt. Die für die Führung der Personalakten zuständige Stelle prüft, ob die Voraussetzungen für die Aufnahme des Vorganges zur Personalakte erfüllt sind, insbesondere ob die beziehungsweise der Bedienstete hierzu angehört worden ist.

X.

(1) Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind den Bediensteten sofort zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. Lediglich Ergebnisse von ärztlichen und psychologischen Untersuchungen, Behandlungen und Tests können zur Personalakte genommen werden. Diese sind nur solange vorzuhalten, wie sie für das Beamten- und Beschäftigungsverhältnis notwendig sind.

(2) Soweit Gesundheitszeugnisse oder Untersuchungsergebnisse zur Personalakte zu nehmen sind, ist entsprechend Abschnitt V Absatz 4 zu verfahren.

B. Personalbogen

I.

Der Grundakte und gegebenenfalls angelegten Nebenakten ist ein Personalbogen (siehe Anlage) mit Passbild (Lichtbild oder ausgedrucktes Digitalbild) vorzuheften. Eine Kopie des Personalbogens ist dem zuständigen Personalreferat des Ministeriums der Justiz und für Digitalisierung zu übermitteln, soweit es sich um Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamte des höheren Dienstes, dem höheren Dienst entsprechende Bedienstete oder um den in Abschnitt A III Nummer 7 Buchstabe a genannten Personenkreis handelt, sowie der Präsidentin beziehungsweise dem Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts, soweit dort Teilakten geführt werden.

II.

Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamte und sonstige Bedienstete haben Veränderungen in ihren persönlichen Verhältnissen, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, alsbald ihrer personalaktenführenden Stelle auf dem Dienstweg anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. Anzuzeigen sind insbesondere

1. Änderungen des Vor- und Zunamens,
2. Erwerb eines akademischen Grades,
3. Wohnungsänderungen,
4. Änderungen des Familienstandes,
5. Geburts- und Todesfälle von Kindern.

Alle derartigen Veränderungen sind unverzüglich in den Personalbogen einzutragen.

III.

Bei Eintragungen im Personalbogen ist auf die entsprechende Stelle in der Personalakte - gegebenenfalls der Beihefte - durch Angabe der Blattzahl zu verweisen.

IV.

Jede Eintragung im Personalbogen ist auf dem Dienstweg an die personalaktenführende Stelle sowie an die Präsidentin beziehungsweise den Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts, soweit dort Teilakten geführt werden, zwecks Berichtigung oder Ergänzung des dort geführten Personalbogens - gegebenenfalls unter Beifügung von beglaubigten Kopien der Unterlagen - mitzuteilen, wenn nicht über den der Eintragung zugrundeliegenden Anlass förmlich berichtet wird.

V.

Dem zuständigen Personalreferat des Ministeriums der Justiz und für Digitalisierung ist durch die personalaktenführende Stelle jede Eintragung zum Personalbogen mit Ausnahme der Eintragungen zu „Nebenämtern und Nebenbeschäftigungen“/„Nebentätigkeiten“, „Besondere Bemerkungen“ und „Beurlaubungen beziehungsweise Ermäßigung der Arbeitszeit“ anzuzeigen, soweit es sich um Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamte des höheren Dienstes sowie um dem höheren Dienst entsprechende Bedienstete handelt. Dies gilt nicht für Beamtinnen und Beamte und sonstige Bedienstete des Justizvollzugsdienstes.

C. Teilakten

I.

Für wiederkehrende Vorgänge gleicher Art können aus organisatorischen Gründen Teilakten gebildet werden. Sie sind Teil der Personalakte. Die personalaktenführende Stelle kann die Führung der Teilakten nachgeordneten Dienststellen übertragen, sofern im Folgenden nichts Abweichendes geregelt ist. Die Anlegung der Teilakten ist in einem entsprechenden Verzeichnis in der Grundakte zu vermerken. In das Verzeichnis sind die Bezeichnung der Teilakte und die Angabe der aktenführenden Stelle aufzunehmen, wenn sie von der Stelle, die die Grundakte führt, abweicht. Nach der Tilgung eines Vorgangs ist der Grundakte ein neuer Personalbogen vorzuheften. Für die bei der Zentralen Bezügestelle des Landes Brandenburg geführten Teilakten genügt der Eintrag der dort vergebenen Personalnummer.

II.

Beihilfeakten werden als Teilakten bei der zuständigen Behörde (Zentrale Bezügestelle des Landes Brandenburg) geführt.

III.

(1) Besoldungshefte als Teilakten werden angelegt für:

1. die Festsetzung des Beginns des Aufsteigens in den Erfahrungsstufen,
2. die Feststellung der vergütungsfähigen Stunden und des Stundensatzes für die Mehrarbeitsvergütung,
3. die Festsetzung von Überleitungszulagen und Ausgleichszulagen sowie die Feststellung für die Gewährung eines Sonderzuschlages nach § 48 des Brandenburgischen Besoldungsgesetzes, soweit die Anspruchsvoraussetzungen auf Merkmalen beruhen, die nur der personalaktenführenden Stelle bekannt sind,
4. die Feststellung der auf Anwärterbezüge anzurechnenden anderen Einkünfte,
5. die Entscheidung über die Anrechnung anderer Einkünfte gemäß § 10 des Brandenburgischen Besoldungsgesetzes.

(2) Diese Teilakten führt die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts für die Richterinnen und Richter und Beamtinnen und Beamten der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften, der Verwaltungsgerichte des Landes Brandenburg, des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg, der Justizakademie des Landes Brandenburg, der Tagungsstätte Wustrau der Deutschen Richterakademie und des Zentralen IT-Dienstleisters der Justiz des Landes Brandenburg. Vorstehende Regelungen gelten für die Justizvollzugsanstalten mit Ausnahme der Feststellung der Anspruchsvoraussetzungen und der Merkmale für die Gewährung von funktionsgebundenen Stellenzulagen, Erschwerniszulagen, sonstigen Zulagen und sonstigen Vergütungen. Insoweit ist die Präsidentin beziehungsweise der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts personalaktenführende Stelle im Sinne des § 2 der Verordnung zur Bestimmung von Zuständigkeiten für die Festsetzung der Besoldung der Beamtinnen und Beamten sowie der Richterinnen und Richter des Landes Brandenburg (Brandenburgische Besoldungszuständigkeitsverordnung - BbgBesZV).

IV.

Darüber hinaus können, wenn hierfür ein Bedürfnis besteht, weitere Teilakten gebildet werden. Beihefte als Teilakten sind insbesondere anzulegen über:

1. dienstliche Beurteilungen sowie etwaige Gegenäußerungen zu dienstlichen Beurteilungen, Anträge auf Änderung dienstlicher Beurteilungen, Bescheide und Widerspruchsbescheide in Bezug auf Beurteilungen, verwaltungsgerichtliche Entscheidungen zu Beurteilungen (Zeugnisheft);
2. Vorgänge über Disziplinarmaßnahmen (Disziplinarheft);
3. Vorgänge über gerichtliche Verfahren aus dem Beamten- und Beschäftigungsverhältnis (Prozessheft);
4. Fortbildung;
5. Urlaub;
6. Erkrankungen;
7. Dienstunfälle;
8. Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM);
9. Nebentätigkeiten;
10. Abtretungen, Pfändungen, Regresse;
11. Personalakten aus früheren Beschäftigungsverhältnissen im öffentlichen Dienst;
12. Trennungsgeld-, Reisekosten- und Umzugsangelegenheiten;
13. Bezügehefte.

V.

Die Teilakten sind lose in der Grundakte aufzubewahren.

VI.

Dem zuständigen Personalreferat des Ministeriums der Justiz und für Digitalisierung sind von der personalaktenführenden Stelle Kopien der zum Zeugnisheft genommenen Beurteilungen, Bescheide und verwaltungsgerichtlichen Entscheidungen zu übermitteln, soweit es sich um Richterinnen und Richter und Beamtinnen und Beamte des höheren Dienstes sowie sonstige dem höheren Dienst entsprechende Bedienstete handelt. Dies gilt nicht für Beamtinnen und Beamte und sonstige Bedienstete des Justizvollzugsdienstes.

VII.

Die während des Vorbereitungsdienstes erteilten Zeugnisse sind in einem besonderen Beiheft als Teilakte zu führen.

VIII.

Soweit sich aufgrund eines Gesetzes oder einer Rechtsverordnung die Zuständigkeit einer anderen als der personalaktenführenden Stelle für eine Angelegenheit der Personalverwaltung ergibt, sind bei dieser Stelle Teilakten zu führen.

D. Schlussbestimmungen

I.

Die Dauer der Aufbewahrung weggelegter Personalakten, ihre Aussonderung und Vernichtung oder Ablieferung an andere Stellen richtet sich nach den hierzu erlassenen besonderen Vorschriften. Auf die auf Grund des § 2 Absatz 1 des Brandenburgischen Justiz-Schriftgutaufbewahrungsgesetzes erlassenen Verordnungen wird hingewiesen. Für die Aufbewahrung der Personalakten gelten im Ministerium der Justiz und für Digitalisierung, der Justizakademie des Landes Brandenburg sowie der Deutschen Richterakademie Tagungsstätte Wustrau die vorgenannten Bestimmungen über die Aufbewahrung von Schriftgut entsprechend.

II.

Die Tilgung von Eintragungen in der Personalakte obliegt der personalaktenführenden Stelle. Bei der Tilgung ist zu beachten, dass sich kein Hinweis auf diese Vorgänge in anderen Teilen der Personalakten befindet. Vorgänge, die elektronisch erfasst wurden, sind bei Tilgungsreife zu löschen.

III.

Diese Allgemeine Verfügung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg in Kraft.

IV.

Mit Inkrafttreten dieser Verwaltungsvorschrift tritt die Allgemeine Verfügung vom 20. Juni 2008 (JMBl. S. 75), die zuletzt durch die Allgemeine Verfügung vom 14. Februar 2020 (JMBl. S. 18) geändert worden ist, außer Kraft.

Potsdam, den 5. Dezember 2025

Der Minister der Justiz und für Digitalisierung

Dr. Benjamin Grimm