Historische Fassung Bestimmungen über die Aufbewahrung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden

I. Allgemeines

1. Schriftgut im Sinne der folgenden Bestimmungen sind Aktenregister, öffentliche Register, Grundbücher, Namenverzeichnisse, Karteien, Urkunden, Akten und Blattsammlungen sowie einzelne Schriftstücke, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Filme, Schallplatten, Tonbänder und sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.

2. Diese Bestimmungen betreffen nicht

• Schriftgut der Gerichte - einschließlich der Vorgänge der früheren staatlichen Notariate -, der Staatsanwaltschaften, der Untersuchungsorgane und des Strafvollzugs der ehemaligen DDR,
• Akten über Kassationsverfahren, die nach dem 1. November 1989 eingeleitet worden sind,
• Akten über Rehabilitierungsverfahren,
• Akten über Strafverfahren gegen Richter, Staatsanwälte, Mitarbeiter von DDR-Untersuchungsorganen, des Strafvollzugs der DDR und des Ministeriums für Staatssicherheit wegen des Verdachts strafbarer Handlungen im Zusammenhang mit ihrer Amtsführung.

Über dieses Schriftgut werden besondere Bestimmungen getroffen werden. Inzwischen darf es nicht vernichtet werden. Das gilt auch für Schriftgut, das nach den Bestimmungen der früheren DDR bereits hätte kassiert werden müssen.

II. Aufbewahrung

1. Schriftgut, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, ist wegzulegen und nach den "Brandenburgischen Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden" (Aufbewahrungsbestimmungen) aufzubewahren. Für die Weglegung von Akten, einschließlich der Akten über Justizverwaltungsangelegenheiten (vgl. § 1 Generalaktenverfügung), sind die besonderen Vorschriften der Aktenordnung zu beachten.

2. Die Dauer der Aufbewahrung ist (ggf. durch Vermerk auf dem Aktendeckel) bei der Weglegung anzuordnen. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile, Urkunden usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so ist das Jahr, bis zu welchem die Akten aufzubewahren sind, nach der kürzesten Aufbewahrungsfrist zu bestimmen. In diesen Fällen sind auf der Innenseite des vorderen Aktenumschlags die Blattzahlen der Schriftstücke, für die eine längere Aufbewahrungsfrist oder die dauernde Aufbewahrung vorgeschrieben ist, in augenfälliger Weise und mit entsprechendem Hinweis zu vermerken.

III. Aussonderung

1. Nach Ablauf der jeweils vorgesehenen Aufbewahrungsfristen ist die Aussonderung vorzunehmen. Bei der Aussonderung wird bestimmt, welches Schriftgut an die staatlichen Archive abzuliefern, weiter aufzubewahren oder zu vernichten ist.

2. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile, Urkunden usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind vor der Vernichtung die länger aufzubewahrenden Aktenteile aus den zu vernichtenden Akten herauszunehmen. Diese Aktenteile sind in Hüllen gesammelt weiter aufzubewahren; dabei ist ihre weitere Aufbewahrungsdauer in geeigneter Weise kenntlich zu machen.

3. Die Aussonderung soll alle zwei Jahre durchgeführt werden.

4. Die Gerichte und Staatsanwaltschaften (nicht die Justizvollzugsanstalten) haben die beabsichtigte Aussonderung des Schriftguts durch Aushang an der Gerichtstafel für die Dauer mindestens eines Monats anzukündigen.

Die Bekanntmachung hat zu enthalten:

4.1 die allgemeine Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts,

4.2 die Aufforderung an Personen, die an der längeren Aufbewahrung des Schriftguts ein berechtigtes Interesse zu haben glauben, dies innerhalb eines Monats nach Ablauf der Aushangfrist anzumelden und nachzuweisen,

4.3 den Hinweis, daß das auszusondernde Schriftgut, soweit es nicht für die staatlichen Archive von Interesse ist, vernichtet wird.

5. Dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv ist sechs Monate vor Beginn der Aussonderungsarbeiten von der beabsichtigten Aussonderung des Schriftguts unter Angabe des voraussichtlichen Beginns der Arbeiten und der allgemeinen Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts Mitteilung zu machen.

6. Die Aussonderung ist wegen ihrer Wichtigkeit besonders zuverlässigen und geeigneten Bediensteten zu übertragen. Diese sind dafür verantwortlich, daß Schriftgut, das nicht vernichtet werden darf, von der Vernichtung ausgeschlossen bleibt.

7. Über Anträge von Personen, die an der längeren Aufbewahrung ein berechtigtes Interesse geltend machen, entscheidet der Behördenleiter. Wird einem solchen Antrag stattgegeben, so ist das betreffende Schriftgut unter Bestimmung einer neuen Aufbewahrungsfrist wieder wegzulegen. Im übrigen ist die Aussonderung auszusetzen, wenn aus besonderen Gründen die längere Aufbewahrung einzelner Akten oder Aktenteile angezeigt erscheint.

8. Die Ablieferung oder Vernichtung des Schriftguts ist in den Aktenregistern zu vermerken. Wegen der Aufbewahrung und Aussonderung der Register und Namenverzeichnisse wird auf Nummern 2, 302, 402, 602 und 702 der Aufbewahrungsbestimmungen und auf § 7 Abs. 8 der Aktenordnung verwiesen.

IV. Ablieferung

1. An das Brandenburgische Landeshauptarchiv sind abzuliefern:

1.1 dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, wenn es bei den Justizbehörden nicht mehr gebraucht wird. Das ist nur anzunehmen, wenn seit der Weglegung mindestens 30 Jahre vergangen sind. Die Entscheidung über die Ablieferung trifft der Behördenleiter.

1.2 Beschlüsse und Akten in Aufgebotsverfahren zur Todeserklärung, zur Aufhebung der Todeserklärung oder zur Feststellung der Todeszeit (Nr. 84 der Aufbewahrungsbestimmungen);

1.3 Schriftgut, das historischen oder sonstigen besonderen Wert hat und deshalb die dauernde Aufbewahrung verdient (z. B. Akten, die sich auf die Rechtsverhältnisse des früheren Deutschen Reiches, des Bundes, der ehemaligen DDR, der früheren und jetzigen Länder, Gemeinden usw. beziehen oder bedeutsame Unternehmungen zum Gegenstand haben oder über Einrichtungen der Vergangenheit Aufschluß geben oder für die Beurteilung bedeutsamer Verhältnisse der Vergangenheit oder Gegenwart wichtig sind oder aus öffentlichem oder geschichtlichem Interesse als wertvoll anzusehen sind). Zu diesem archivwürdigen Schriftgut zählen insbesondere auch alle Akten, die charakteristische Vorgänge aus dem Kriegsfolgerecht beinhalten (z. B. Rückerstattungssachen), Akten über die Verfolgung nationalsozialistischer Straftaten, Akten über politische Strafsachen (z. B. Landesverrat, Hochverrat).

2. Um die Ablieferung archivwürdigen Schriftguts an die staatlichen Archive sicherzustellen, ist der bei den Aktenumschlägen für Rechtssachen aufgedruckte Vermerk

"Staatsarchiv
( ) Ja ( ) Nein"

durch den Sachbearbeiter (Richter, Staatsanwalt, Rechtspfleger) spätestens zusammen mit der Weglegungsverfügung auszufüllen. Ist ein solcher Vermerk nicht aufgedruckt, hat der Sachbearbeiter, sobald er die Überzeugung gewinnt, daß das Schriftgut archivwürdig ist, spätestens bei der Weglegung der Akten auf dem vorderen Aktenumschlag mit Rotstift oder in sonst auffälliger Weise das Wort "Staatsarchiv" zu vermerken. Sind Akten als archivwürdig bezeichnet, so ist im Register in der Spalte "Bemerkungen" das Wort "Staatsarchiv" einzutragen. Das so bezeichnete Schriftgut ist laufend in ein Verzeichnis aufzunehmen und besonders aufzubewahren. Dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv ist bei Beginn der Aussonderung eine Abschrift dieses Verzeichnisses zu übersenden.

3. Gelten für Akten und Aktenteile verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die vollständigen Akten nach Ablauf der kürzesten Aufbewahrungsfrist an das Brandenburgische Landeshauptarchiv abzuliefern. In dem an das Brandenburgische Landeshauptarchiv zu übersendenden Verzeichnis ist ggf. auf die auch von den staatlichen Archiven zu beachtende längere Aufbewahrungsfrist hinzuweisen.

4. Auf Verlangen ist dem zuständigen Archivbeamten Schriftgut zur Auswahl des für die staatlichen Archive wünschenswerten Materials vorzulegen. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Archivwürdigkeit des Schriftguts ist die Ansicht des Archivbeamten maßgeblich.

5. Abgeliefertes Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird von den staatlichen Archiven gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen aufbewahrt und kann von den Justizbehörden bei Bedarf jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, das von den staatlichen Archiven übernommen wird, ist auch von diesen dauernd aufzubewahren und kann von den Justizbehörden im Bedarfsfall jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, auf das die staatlichen Archive keinen Wert legen, ist von den Justizbehörden weiter aufzubewahren.

6. Die besonderen Bestimmungen über die Abgabe von Personalakten an die staatlichen Archive bleiben unberührt.

V. Vernichtung

1. Das zu vernichtende Schriftgut ist unter Einsatz von behördeneigenen Aktenvernichtungsanlagen durch Justizbedienstete zu vernichten (unkenntlich zu machen). Der Einsatz justizfremder Personen bei der Vernichtung ist zu überwachen. Kann eine Vernichtung nicht bei der Justizbehörde selbst durchgeführt werden, so kommt zunächst eine Vernichtung unter Inanspruchnahme der Aktenvernichtungsanlage einer benachbarten Justizbehörde in Betracht. Der Transport der Akten ist durch Justizbedienstete zu überwachen.

2. Sofern eine justizinterne Vernichtung durch behördeneigene Anlagen nicht möglich oder nicht wirtschaftlich ist, kann das ausgesonderte Schriftgut auch im Wege der Fremdverwertung vernichtet werden. Die Justizbehörde bleibt auch dann für das Schriftgut bis zu dessen Vernichtung verantwortlich. Vom Zeitpunkt des Verladens bis zur Vernichtung hat ein Justizbediensteter anwesend zu sein und den Vernichtungsvorgang zu überwachen. Der ständigen und unmittelbaren Überwachung steht es gleich, wenn die Abgabe des zu vernichtenden Schriftguts im Wege der externen Auftragsvergabe an Firmen erfolgt, die als zuverlässig bekannt sind. Hiervon ist auszugehen, wenn es sich um eine für die Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 32757-1 zertifizierte Firma handelt.

Bei der Auswahl und Beauftragung von Fremdfirmen sind die Grundsätze der sparsamen Haushaltsführung sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Der Auftragnehmer ist vertraglich zu verpflichten, das Schriftgut in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen zu transportieren und unmittelbar nach dem Transport nach den Anforderungen der DIN-Norm 32757 (mindestens Sicherheitsstufe 3) zu vernichten. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass weder Mitarbeiter noch Unbefugte Einsicht in das Schriftgut erhalten und die mit dem Transport und der Vernichtung beschäftigten Mitarbeiter der Firma nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Unterauftragsverhältnisse sind vertraglich auszuschließen. Der Auftragnehmer hat eine schriftliche Bestätigung über die Vernichtung des Schriftguts abzugeben.

3. Das in behördeneigenen Anlagen vernichtete Schriftgut ist bestmöglich zu verkaufen. Auch das zur Vernichtung an Dritte abzugebende Schriftgut ist unter Beachtung der Grundsätze sparsamer Haushaltsführung bestmöglich zu verwerten. Vor Vertragsabschluß sind die Angebote mehrerer Verwertungsfirmen einzuholen. Soweit ein Verkauf nicht möglich ist, kann das unkenntlich gemachte bzw. das zu vernichtende Schriftgut unentgeltlich, soweit sich auch das nicht ermöglichen läßt, gegen Erstattung der Kosten des Abholens abgegeben werden. Die maßgeblichen Gründe für eine unentgeltliche Abgabe bzw. für die Erstattung der Kosten des Abholens sind aktenkundig zu machen.

VI.

Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Juli 1992 in Kraft.

Der Minister der Justiz
In Vertretung

Dr. Faupel