Historische Fassung Datenschutz bei der Ausstellung und Versendung der Lohnsteuerkarten

Anlagen

Im Gesetz- und Verordnungsblatt für das Land Brandenburg Teil I, Nr. 5, S. 66, wurde die Neufassung des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten im Land Brandenburg (Brandenburgisches Datenschutzgesetz - BbgDSG) bekannt gemacht.

Die o. a. Verfügung wurde nunmehr überarbeitet. Die Änderungen sind fettgedruckt dargestellt.

Einwohnermeldeämter (Auftraggeber), die für die Ausstellung und die Versendung der Lohnsteuerkarten die Dienste privater Unternehmen in Anspruch nehmen, haben diesen Unternehmen (Auftragnehmer) gemäß § 11 Abs. 2 Satz 2 BbgDSG einen schriftlichen Auftrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu erteilen. Der Auftraggeber bleibt gemäß § 11 Abs. 1 Satz 1 BbgDSG für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Diese Verpflichtung des Auftraggebers muss sich bereits aus dem abzuschließenden Vertrag ergeben. Hierzu ist jedem Vertrag eine Datenschutzklausel, deren Wortlaut in der Anlage 1 abgedruckt ist, beizufügen. Die Ausstellung und Versendung der Lohnsteuerkarten erfolgt zwar nur einmal im Kalenderjahr, kann aber Gegenstand eines auf mehrere Jahre oder gar auf Dauer gerichteten Vertrages zwischen dem jeweiligen Einwohnermeldeamt und dem privaten Unternehmen sein. Jede Auftragserteilung zur Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf der Zustimmung des Ministeriums des Innern des Landes Brandenburg. Die Zustimmung ist vor Abschluss des Vertrages einzuholen (§ 11 Abs. 1 Satz 8 BbgDSG).

Werden Druck-/Versandaufträge für die Lohnsteuerkarten an externe Druckereien/Versandunternehmen vergeben, so ist jeder der mit dem Druckauftrag bzw. Versand betrauten Arbeitnehmer auf die Einhaltung des Datenschutzes zu verpflichten.

Nach dem Wortlaut der o. a. Bezugsverfügung, insbesondere der Verpflichtungserklärung, war nicht jeder jeweilige Bedienstete (die natürliche Person), sondern das beauftragte Unternehmen förmlich zu verpflichten. Nach den Vorschriften des Verpflichtungsgesetzes kommt die Verpflichtung von Unternehmen jedoch nicht in Betracht.

Der Auftraggeber hat die in dem jeweiligen Unternehmen mit der Durchführung der vertraglichen Aufgaben betrauten Bediensteten zu verpflichten, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Grundlage für die Verpflichtung ist das Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (Verpflichtungsgesetz) vom 2. März 1974 (BGBl I, S. 547; BGBl III, S. 453-17), geändert durch das Gesetz zur Änderung des Einführungsgesetzes zum Strafgesetzbuch vom 15. August 1974 (BGBl I, S. 1942). § 1 Abs. 1 Verpflichtungsgesetz schreibt vor, dass auf die gewissenhafte Erfüllung seiner Obliegenheiten verpflichtet werden soll, wer, ohne Amtsträger zu sein, bei einer Behörde oder einer sonstigen Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt, beschäftigt oder, sei es auch nur mittelbar, für sie tätig ist. Nach dem Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen gehört zum Inhalt der Verpflichtung auf die gewissenhafte Erfüllung der Obliegenheiten wesentlich der Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung (§ 1 Abs. 2 Satz 2 Verpflichtungsgesetz). Ferner sind die Formerfordernisse nach § 1 Abs. 3 Verpflichtungsgesetz (Niederschrift, Mitunterzeichnung des Verpflichteten, Aushändigung) zu beachten, deren Missachtung zur Nichtigkeit der Verpflichtung führen kann. Das Gesetz verlangt demgegenüber nicht, dass die Verpflichtung in bestimmten Zeitabständen zu wiederholen wäre, wenn der betroffene Personenkreis auf Dauer Aufgaben der öffentlichen Verwaltung ausführt und aus diesem Grunde nach § 1 Abs. 1 Verpflichtungsgesetz verpflichtet werden soll. Da Verträge mit privaten Unternehmen zur Ausstellung und Versendung der Lohnsteuerkarten für mehrere Jahre oder unbefristet geschlossen werden können, behält auch eine einmal vorgenommene wirksame Verpflichtung, die sich auf die wiederholt anfallenden Aufgaben bezieht, ihre Gültigkeit. Verpflichtungserklärungen sind generell nach Vertragsabschluß vorzunehmen und müssen bei einem Mitarbeiterwechsel in jedem Fall aktualisiert werden.

Die Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz ist durch den Auftraggeber als hoheitlicher Akt durchzuführen.

Das Muster einer Verpflichtungserklärung ist dieser Verfügung als Anlage 2 (dreifach) beigefügt. Die in dem jeweiligen Unternehmen mit den vertraglichen Aufgaben betrauten Bediensteten sind durch den Auftraggeber durch Unterschrift der Verpflichtungserklärung (zweifach) zu verpflichten. Eine der zwei unterzeichneten Verpflichtungserklärungen hat der Auftraggeber dem jeweiligen Bediensteten auszuhändigen, die andere Ausfertigung verbleibt beim Auftraggeber. Der Auftraggeber hat je einen Abdruck der unterzeichneten Verpflichtungserklärung an das Ministerium des Innern¹ und an die Oberfinanzdirektion Cottbus² zu übersenden.

Aus der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag ergeben sich aufgrund des § 11 Abs. 1 Sätze 5 und 6 BbgDSG für den Auftraggeber besondere Meldepflichten. So hat der Auftraggeber im Falle einer Auftragsdurchführung außerhalb des Geltungsbereichs des BbgDSG die jeweils zuständige Datenschutzkontrollbehörde zu unterrichten. Außerdem sind der Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht³ und die im Land Brandenburg nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz zuständige Aufsichtsbehörde (Ministerium des Innern) über die Beauftragung zu unterrichten.

¹ Ministerium des Innern
des Landes Brandenburg
Referat I/6
Postfach 60 11 65
14411 Potsdam

² Oberfinanzdirektion Cottbus
Referat St 21
Postfach 100961
03009 Cottbus

³ Landesbeauftragte für den Datenschutz
und für das Recht auf Akteneinsicht
Stahnsdorfer Damm 77, Haus 2
14532 Kleinmachnow