Historische Fassung Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit des Landes Brandenburg (AktO-VG)

A. Allgemeiner Teil

§ 1
Aktenregister im allgemeinen

(1) Über die einzelnen Geschäftsvorgänge werden die in der Anlage I bezeichneten Aktenregister geführt. Die Art der Eintragungen ist im einzelnen auf den Mustervordrucken (Anlage II) erläutert.

(2) Soweit die Aktenordnung Geschäftsvorgänge nicht behandelt, gelten für diese die von der Landesjustizverwaltung erlassenen besonderen Vorschriften. Sind solche nicht ergangen, werden die Vorgänge zu Sammelakten zusammengefaßt. Sammelakten sind gesondert nach Schriften mit gleicher Aufbewahrungsdauer anzulegen. Der Behördenleiter kann über ihre Anlegung nähere Bestimmungen treffen, insbesondere ihre Trennung nach Gruppen von Rechtsangelegenheiten anordnen.

(3) Verwaltungsangelegenheiten der Verwaltungsgerichtsbarkeit werden nach dem für alle Justizbehörden des Landes einheitlichen Generalaktenplan geordnet.

(4) Die allgemeinen Anordnungen über den Geschäftsbetrieb werden in jeder Abteilung der Geschäftsstelle zu einem oder mehreren Sammelaktenstücken vereinigt. Beim Vorhandensein mehrerer gleichartiger Abteilungen kann der Behördenleiter anordnen, daß nur eine von ihnen diese Sammelakten für die ganze Gruppe zu führen hat.

(5) Über Personalakten sind besondere Register getrennt nach Laufbahngruppen in Karteiform zu führen. Die Laufbahngruppen sind durch römische Ziffern wie folgt zu kennzeichnen:

Die Nummernfolge ist durch wörterbuchartige Listen in einfachster Form zu sichern. Kleinere Behörden führen Wörterbuchregister oder fortlaufende Buchregister ohne Buchstabentrennung.

§ 2
Führung der Register und Namenverzeichnisse im Allgemeinen

(1) Die Aktenregister werden in Kartei- oder in Loseblattform oder in Buchform geführt. Sie können für alle Abteilungen gemeinschaftlich geführt werden. Register, die für verschiedene Geschäftsgattungen bestimmt sind, können nach Bedarf in mehrere Register für einzelne Gattungen zerlegt werden. Die erforderlichen Anordnungen trifft der Behördenleiter.

(2) Die Aktenregister werden, soweit nichts anderes bestimmt ist, jahrgangsweise geführt; Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Mehrere Jahrgänge können in einem Band vereinigt werden; jedem Jahrgang ist dann die Jahreszahl voranzustellen.

(3) Wird in das Register eines früheren Jahrgangs ein Datum eingetragen, so ist das Jahr der Eintragung beizufügen. Wird das Register in Buchform geführt, so können Sachen älterer Jahrgänge in ein neu anzulegendes Register übertragen werden, wenn die Akten bei Beginn des vierten Jahres nach Ablauf des Eintragungsjahres noch nicht weggelegt sind. Die übertragenen Sachen werden in dem neuen Jahrgang den neuen Sachen vorangestellt. Das bisherige Aktenzeichen wird beibehalten; die Übertragung ist im alten Register zu vermerken.

(4) Wo die Register die Angabe von Namen vorschreiben, ist regelmäßig nur der Familienname einzutragen; genauere Angaben sind nur zu machen, wenn es aus besonderen Gründen geboten ist.

(5) Die Namenverzeichnisse zu den Aktenregistern können auf Anordnung des Behördenleiters in Form einer Kartei geführt werden. Sie können auf Anordnung des Behördenleiters für alle oder mehrere Abteilungen gemeinschaftlich und auch dann geführt werden, wenn sie nicht ausdrücklich vorgeschrieben sind. Die Namen, insbesondere solche, die häufig vorkommen, müssen so genau bezeichnet sein, daß die Brauchbarkeit des Verzeichnisses oder der Kartei gewährleistet ist; Registerzeichen, -nummer und Jahrgang sind anzugeben. Besteht eine Geschäftsverteilung nach Buchstaben und sind an einer Sache Personen beteiligt, die nach den Anfangsbuchstaben des Namens zur Zuständigkeit einer anderen Abteilung gehören würden, so sind sie auch von dieser Abteilung in das Namenverzeichnis einzutragen.

§ 3
Bildung der Akten

(1) Schriftstücke, die die gleiche Angelegenheit betreffen, sind, nach dem Tag des Eingangs geordnet, zu Akten (vgl. Absatz 2) zu vereinigen. Sammelakten sind ebenso zu ordnen; sie können auch in der Weise angelegt werden, daß innerhalb eines Bandes mit den zu einer Angelegenheit gehörigen Stükken ein besonderes Heft gebildet wird. Schriften, Abbildungen und dgl., die später zurückzugeben sind oder sich zur Einheftung nicht eignen, sind, soweit nicht ihre Aufbewahrung auf sonstige Art erforderlich ist, in einem einzuheftenden Umschlag aufzubewahren; der Inhalt ist auf dem Umschlag zu vermerken. Zustellungsurkunden können, wenn sie in einer Sache mit vielen Beteiligten in großer Zahl anfallen, zu einem besonderen Heft vereinigt werden, auf das bei den Zustellungsverfügungen und auf dem Aktenumschlag hinzuweisen ist. Zustellungsurkunden, die zu den Akten genommen werden, sind, wenn sie zu einer Entscheidung gehören, unmittelbar hinter der Entscheidung einzuordnen. Sämtliche Kostenrechnungen, Beanstandungen der Kostenprüfungsbeamten, Zahlungsanzeigen der Landesjustizkasse (Gerichtskasse, Gerichtszahlstelle) und Nachrichten der Landesjustizkasse über die Löschung des Kostensolls sind vor dem ersten Aktenblatt einzuheften oder in eine dort einzuheftende Aktentasche lose einzulegen oder, soweit die Akten nicht zu heften sind, unter dem Aktenumschlag lose zu verwahren. Auskünfte aus dem Bundeszentralregister, dem Verkehrszentralregister und dem Gewerbezentralregister sowie sonstige Mitteilungen dieser Behörden, die Rückschlüsse auf andere gerichtliche Verfahren oder Bußgeldverfahren des Betroffenen zulassen, sind in einem besonderen Umschlag unter dem Aktendeckel oder bei umfangreicherem Schriftgut ggf. auch in einer besonderen Aktenhülle zu verwahren; bei Versendung der Akten oder bei Gewährung von Akteneinsicht ist der Umschlag oder die Hülle vorher aus den Akten herauszunehmen. Wird es notwendig, die vor dem ersten Aktenblatt eingehefteten oder verwahrten Schriftstücke mit Blattzahlen zu versehen, so sind dazu römische Ziffern zu verwenden.

(2) Die Akten werden entweder als feste Akten oder als Blattsammlungen angelegt. Ob feste Akten oder Blattsammlungen zu führen sind, richtet sich nach den Angaben in Spalte 6 der Übersicht der Aktenregister (Anlage I) in Verbindung mit den Vorschriften in Absatz 4 sowie nach den für einzelne Aktenarten in der Aktenordnung sonst noch getroffenen Bestimmungen (z. B. § 4 Abs. 4 Satz 2, § 8 Abs. 4). Auf Anordnung des Behördenleiters können statt Blattsammlungen feste Akten angelegt werden, wenn dies zur ordnungsgemäßen Aktenhaltung notwendig erscheint. Die Akten sind mit einem Aktenumschlag (Aktendeckel oder Blattsammlungshülle) zu versehen; für Blattsammlungen geringen Umfangs gilt die Sondervorschrift in Absatz 4 Satz 1. Muß ein Aktenumschlag ersetzt werden, so sind alle für das weitere Verfahren nicht entbehrlichen Vermerke auf den neuen Aktenumschlag zu übertragen.

(3) Feste Akten werden als geheftete Bände geführt, die als Aktenumschlag einen Aktendeckel erhalten. Jeder Band ist mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und soll in der Regel nicht mehr als 250 Blätter umfassen. Die Anlegung eines zweiten oder weiteren Bandes ist auf dem geschlossenen Band zu vermerken.

(4) Die als Blattsammlungen anzulegenden Akten bedürfen keines Aktenumschlags und keiner Blattzahlen, wenn sie nur ein oder zwei selbständige Schriftstücke enthalten. Im übrigen sind die Blattsammlungen mit einer Blattsammlungshülle als Aktenumschlag und mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen. Sie sind zu heften, wenn sie versandt werden sollen oder wenn sie mehr als zehn Eingänge umfassen. Die Blattsammlungshülle ist zu verwenden und auch bei dem Anwachsen des einzelnen Aktenstücks beizubehalten, wenn und solange durch sie eine ordnungsgemäße Aktenhaltung gewährleistet ist. Andernfalls können feste Akten angelegt werden. Akten mit weniger als 50 Blättern sollen jedoch als feste Akten nur angelegt werden, wenn besondere Umstände dies rechtfertigen. Feste Akten sind stets anzulegen, sobald in einer Sache Berufung oder Revision eingelegt ist; die Anlegung obliegt der Geschäftsstelle der unteren Instanz.

(5) Auf dem Aktenumschlag sind das Gericht, das Aktenzeichen, die Angelegenheit sowie die Beteiligten mit Familienname, Vorname und Anschrift oder - wenn der Beteiligte eine juristische Person, eine Körperschaft oder Anstalt des öffentlichen Rechts oder eine Behörde ist - mit Bezeichnung Anschrift und Geschäftszeichen anzugeben. Gesetzliche Vertreter und Prozeßbevollmächtigte sind mit Anschrift, vertretungsberechtigte Behörden außerdem mit Geschäftszeichen anzugeben. Bei den Prozeßbevollmächtigten ist auch die Blattzahl der Vollmacht zu vermerken. Tritt während des Verfahrens eine Rechtsnachfolge ein, ist der Rechtsnachfolger entsprechend im Anschluß an die bisherige Beschriftung mit dem Zusatz "als Rechtsnachfolger" einzutragen. Auf der Innenseite des Aktenumschlags oder auf einem Vorblatt der Akten sind die dazugehörigen Gegenstände, wie z. B. Beweis- und Musterstücke sowie etwa gebildete Sonderhefte, zu denen auch die aus Zustellungsurkunden gebildeten Hefte (Absatz 1 Satz 4) gehören, und die Beiakten zu verzeichnen. Beiakten, die für längere Zeit einem Aktenstück beigefügt werden, erhalten auf ihrem Aktenumschlag einen die Zugehörigkeit kennzeichnenden Zettel.

(6) Auf jedem Aktenstück ist das Jahr der Weglegung und nach Maßgabe der Aufbewahrungsbestimmungen (Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz vom 11. März 1993 (1452-I.5/JMBl. S. 34)) zu vermerken, ob das Aktenstück dauernd oder bis zu welchem Jahr es aufzubewahren und ob es als archivwürdig an das Staatsarchiv abzuliefern ist. Auf dem oberen Teil der Innenseite des Aktenumschlags sind die von der Vernichtung auszuschließenden Blätter, und zwar schon bei ihrem Entstehen, zu bezeichnen. Bevor die Weglegung erfolgt, ist der Vermerk auf seine Vollständigkeit zu prüfen und mit Datum, Unterschrift und Amtsbezeichnung des verantwortlichen Beamten zu versehen; zu sonstigen Eintragungen darf der für den bezeichneten Vermerk vorgesehene Raum nicht benutzt werden.

(7) Wird ein Rechtsstreit auf Berufung oder Revision gegen ein Teilurteil bei dem Gericht eines höheren Rechtszuges anhängig oder ist auf eine Beschwerde zu entscheiden und wird das Verfahren im übrigen gleichzeitig in der niederen Instanz fortgesetzt, können bei dieser nach Anordnung des Vorsitzenden Doppelakten angelegt werden. Das Verfahren nach den Doppelakten ist erst auf Anordnung des Vorsitzenden in den Hauptakten fortzuführen. Die Doppelakten werden mit den Hauptakten nicht vereinigt, ihnen aber nach Beendigung der abgetrennten Führung beigelegt. Auf dem Umschlag der Hauptakten ist die Anlegung von Doppelakten zu vermerken.

(8) Mit dem zu Nichtigkeits- und Restitutionsklagen anfallenden Schriftgut werden besondere Akten gebildet. Die Akten des Vorverfahrens sind geschlossen beizufügen. Durch Vermerk auf den Aktenumschlägen des Vorverfahrens und des Nichtigkeits- oder Restitutionsverfahrens ist der Zusammenhang kenntlich zu machen.

(9) Ordnet das Gericht in einem Verfahren eine getrennte Verhandlung an, sind neue Akten zu bilden, wenn es vom Gericht ausdrücklich angeordnet wird. Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, sind nur die Akten über das Verfahren weiterzuführen, das nicht als auf sonstige Art erledigt gilt. Die anderen Akten, auf deren Umschlag in einem Vermerk auf die Verbindung hinzuweisen ist, verbleiben mit einer Abschrift des Verbindungsbeschlusses als Beiakten bei den weiterzuführenden Akten bis zu deren Abschluß.

§ 4
Aktenzeichen und Aufbewahrung der Akten

(1) Jedes Aktenstück erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Schriftstücke zu führen sind, Vorgänge der Berufungs- oder Beschwerdeinstanz sind jedoch nach Vorschrift der Absätze 3 und 4 zu behandeln. Das Aktenzeichen ist zugleich die Geschäftsnummer. Reicht die Kennzeichnung eines Schriftstücks durch das Aktenzeichen nicht aus (z. B. bei Zustellungen), so ist dem Aktenzeichen die Blattzahl oder ein sonstiger das Schriftstück näher kennzeichnender Zusatz hinzuzufügen. Die zur näheren Kennzeichnung des zuzustellenden Schriftstücks in die Postzustellungsurkunde und in das Empfangsbekenntnis aufzunehmenden Zusätze müssen aus Gründen des Datenschutzes neutral gefaßt sein und dürfen keine Rückschlüsse auf den Inhalt des zuzustellenden Schriftstücks zulassen. Zur näheren Kennzeichnung der zuzustellenden Schriftstücke ist der Geschäftsnummer eine dem S chriftstück entsprechende Abkürzung aus dem nachstehenden Abkürzungs-verzeichnis sowie das Datum des Schriftstücks, der maßgeblichen Verfügung oder des Termins anzufügen:

a. Allgemeine Kurzbezeichnungen:

b. Besondere Kurzbezeichnungen:

In Justizverwaltungssachen genügt es, wenn der Geschäftsnummer als kennzeichnender Zusatz das Datum des Schriftstücks oder der maßgeblichen Verfügung angefügt wird.

(2) In Rechtssachen wird das Aktenzeichen durch den Buchstaben und die Nummer im Aktenregister unter Beifügung der Jahreszahl gebildet. Dem Aktenzeichen ist die arabische Ziffer der Kammer bzw. des Senats voranzustellen. Bei Doppelakten (§ 3 Abs. 7) wird dem Aktenzeichen eine II hinzugefügt
(z. B. 1 K 19/93. II). Sammelakten erhalten ihr besonderes Aktenzeichen nach Vorschrift des Behördenleiters; Satz 2 gilt auch hier.

(3) Die in der Berufungs- oder Beschwerdeinstanz entstehenden Vorgänge werden im allgemeinen den Akten erster Instanz einverleibt, aber unter dem besonderen Aktenzeichen ihrer Instanz geführt; wird hierbei die Anlegung eines neuen Aktenbandes erforderlich, so ist auch der neue Band als Bestandteil der Akten erster Instanz zu behandeln. Der Präsident des Oberverwaltungsgerichts kann bestimmen, welche Schriftstücke nicht oder nicht in Urschrift zu den erstinstanzlichen Akten zu nehmen sind. Auf dem Aktenumschlag ist außer dem Aktenzeichen der ersten Instanz das der zweiten und dritten Instanz anzugeben. Auf jeder Entscheidung der Berufungs- oder Beschwerdeinstanz ist unter dem Aktenzeichen auch das erstinstanzliche Aktenzeichen anzugeben (Bruchform), z. B.

1 A 2/93
1 K 49/92 - Cottbus.

4) Die in der Berufungs- oder Beschwerdeinstanz in Urschrift oder in Abschrift zurückbehaltenen Schriftstücke sind zu Blattsammlungen zu nehmen, die das Aktenzeichen der Hauptakten erhalten. Schriftstücke, die nicht einem bestimmten Verfahren zuzuordnen sind, werden zu Sammelakten (Senatsakten) genommen.

(5) In Justizverwaltungsangelegenheiten bestimmt der Generalaktenplan für sämtliche Behörden einheitliche Aktenzeichen. Für Personalakten (§ 1 Abs. 5) gilt Absatz 2 sinngemäß; im allgemeinen bilden also die römische Ziffer der entsprechenden Laufbahn, der Anfangsbuchstabe des Namens und die laufende Nummer das Aktenzeichen.

(6) Die Akten werden nach der Ordnung der Register und des Aktenplans in Fächern niedergelegt, die mit deutlichen Überschriften zu versehen sind. Außerhalb der Fächer und Behältnisse dürfen Akten und Schriftstücke nur für vorliegende Arbeit verbleiben.

§ 5
Nachweis des Verbleibs der Eingänge und Akten

(1) Die Geschäftsstelle muß den Verbleib der eingegangenen Schriften und der Akten jederzeit feststellen können. Der Verbleib der Akten wird durch Karteien einfachster Art (Bewegungskarteien) überwacht. Auf Anordnung des Behördenleiters kann über die zeitweilige Verausgabung von Akten außerhalb der Bearbeitung der Sache eine Kontrolle durch das Aktenausgabebuch (Muster 1) geführt werden.

(2) Werden Akten versandt, so ist ein Kontrollblatt mit Angabe der Sache, des Empfängers und des Grundes der Versendung unter Festsetzung einer Vorlegungsfrist anzulegen; das Ersuchen um Übersendung der Akten kann dazu verwendet werden. Ob die Kontrollblätter je für sich in einem Umschlag an der Stelle der Akten oder gesammelt in Sammelmappen aufzubewahren sind, regelt sich nach dem praktischen Bedürfnis. Die Fristkontrolle richtet sich nach § 6 Abs. 2; Sammelmappen sind jeweils spätestens am Monatsschluß durchzusehen. Die bis zur Rückkunft der Akten eingehenden Schriften werden bei dem Kontrollblatt gesammelt. Kontrollblätter, auf denen weder eine Verfügung noch sonstige Vermerke niedergeschrieben sind, sind nach Wiedereingang der Akten zu vernichten, wenn sie nicht für weitere Verwendung eingerichtet sind.

(3) Die endgültige Abgabe von Akten zu anderen Akten oder an eine andere Abteilung oder eine andere Behörde wird durch einen Vermerk im Aktenregister nachgewiesen; bei endgültiger Abgabe einzelner Schriftstücke ist an ihrer Stelle in die Akten ein Fehlblatt einzufügen, auf dem das Aktenzeichen und das sachlich Nötige zu vermerken sind, das aber im übrigen unbeschrieben zu bleiben hat. Überall, wo Akten nicht oder nicht mehr unter dem Aktenzeichen ihrer Eintragung verwahrt oder geführt, sondern anderen Akten einverleibt werden, ist bei der früheren Eintragung auf die neue zu verweisen. Entsprechend ist zu verfahren, wenn spätere Vorgänge zwar neu eingetragen, aber bereits bestehende Akten hinzugefügt werden.

(4) Mit Ausnahme vertraulich zu behandelnder Sachen dürfen Akten nicht unter persönlichem Verschluß gehalten werden. Aus den Diensträumen dürfen Akten nur mit Wissen des verantwortlichen Registraturbeamten entfernt werden.

(5) Sind Akten oder Aktenteile verlorengegangen oder nicht mehr aufzufinden, so ist alsbald dem Sachbearbeiter sowie dem Behördenleiter Anzeige zu machen. Der letztere hat der übergeordneten Dienststelle zu berichten, wenn es ihm nach pflichtgemäßem Ermessen angezeigt erscheint. Ersatzakten sind nach Weisung des Sachbearbeiters anzulegen und auf dem Umschlag als solche zu kennzeichnen. Die Anlegung von Ersatzakten ist im Aktenregister zu vermerken. Die Ersatzakten sind als Doppelakten zu behandeln, wenn die früheren Akten aufgefunden werden.

§ 6
Termine und Fristen

(1) Über die Termine wird der Terminkalender (Muster 6) geführt.

(2) Angeordnete oder von Amts wegen zu beobachtende Fristen sind in den Fristenkalender (Muster 2) einzutragen; anstelle des Musters 2 können auch gebräuchliche Vormerkkalender verwendet werden. Auf Anordnung des Behördenleiters können die Fristen auch in der Weise überwacht werden, daß die Akten in mehreren, ausschließlich dafür bestimmten Fächern niedergelegt werden; dann bedarf es der Eintragung in den Kalender nur, wenn es im Einzelfall angeordnet ist oder wenn die Akten vor Erledigung der Frist aus dem Fristenfach entnommen und nicht alsbald wieder hineingelegt werden. Es ist darauf Bedacht zu nehmen, daß die Menge der in den Fristenfächern niedergelegten und damit der Ordnung der Aktenfächer entzogenen Akten stets in angemessenen Grenzen gehalten wird. Auf Anordnung des Behördenleiters kann die Kontrolle der Fristen auch durch Karteien (§ 5 Abs. 1) oder in sonstiger Weise (z. B. bei Hängeregistratur en) geführt werden.

§ 7
Rechtskraft der Entscheidungen, Weglegung der Akten

(1) Sobald die Rechtskraft einer Entscheidung, die der Rechtskraftbescheinigung bedarf, bei den Akten nachgewiesen ist, hat der zuständige Beamte die Entscheidung am Kopf mit dem Vermerk "Rechtskräftig" zu versehen; Unterschrift, Amtsbezeichnung und Datum der Niederschrift sind beizufügen.

(2) Sobald die Angelegenheit oder das Verfahren beendet ist, ist die Weglegung der Akten anzuordnen; gleichzeitig ist nach Maßga-be der Aufbewahrungsbestimmungen anzuordnen, ob die Akten dau-ernd oder bis zu welchem Jahr sie aufzubewahren sind. Auch die weggelegten Akten werden in der Nummernfolge des Registers aufbewahrt.

(3) Für die Anordnung der Weglegung der Akten ist eine Angelegenheit erledigt, wenn eine rechtskräftige Sachentscheidung, ein Vergleich oder ein gerichtlicher Einstellungsbeschluß vorliegt. Ein Verfahren nach dem Asylverfahrensgesetz ist ferner erledigt, wenn es der Kläger trotz Aufforderung des Gerichts länger als drei Monate nicht mehr betrieben hat.

(4) Wird das Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten weggelegt worden sind oder das Verfahren als erledigt gilt (Absatz 3), so ist die Angelegenheit nicht neu einzutragen; sie behält ihr bisheriges Aktenzeichen. Das gleiche gilt beim Eingang einer Klage oder eines Antrags auf Einleitung eines Verfahrens, wenn hierfür bereits ein Antrag auf Bewilligung von Prozeßkostenhilfe läuft oder schon erledigt worden ist.

(5) Die Weglegung der Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und der sonstigen Verzeichnisse ist anzuordnen, sobald alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an die Staatsarchive abgeliefert sind. Soweit Aktenregister und Namenverzeichnisse in Karteiform geführt werden, ist bezüglich jeder Karteikarte entsprechend zu verfahren. Auf jeder Karteikarte ist bei der Weglegung oder spätestens bei der Aussonderung der Akten das Jahr, bis zu dem die Karte aufzubewahren ist, anzugeben.

(6) Wegen der Dauer der Aufbewahrung weggelegter Akten, ihrer Aussonderung und Vernichtung oder Ablieferung an andere Stellen gelten die darüber erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 8
Allgemeines Register, Rechts- und Amtshilfe

(1) Über die Schriften, bei denen es zweifelhaft ist, ob sie zu angelegten oder noch anzulegenden Akten zu nehmen oder in welches Register sie einzustellen sind, sowie über Schriften, die ohne sachliche Verfügung an eine andere Behörde abzugeben sind, ist ein Allgemeines Register (Muster 3) zu führen. In das Allgemeine Register gehören auch die Schriften, die ein an das Gericht oder dessen Geschäftsstelle gerichtetes Ersuchen um Rechtshilfe betreffen. Rechtshilfeersuchen aus dem Ausland sind stets dem Richter vorzulegen. In das Allgemeine Register gehören ferner die an das Gericht oder dessen Geschäftsstelle gerichte-ten Ersuchen um Amtshilfe, bei denen Vorgänge, zu denen sie genommen werden können, nicht vorhanden sind. In das Allgemeine Register gehören insbesondere jedoch nicht Ersuchen um Auskunft aus den Akten, um Übersendung von Akten oder Urkunden sowie Anträge auf Erteilung von Abschriften aus Akten o der Registern.

(2) Eingaben, Gesuche und Anträge, für die nicht die angegangene Dienststelle, sondern eine andere Behörde oder Dienststelle zuständig ist, sind unmittelbar an die zuständige Stelle weiterzuleiten, wenn diese ohne besondere Schwierigkeiten festgestellt werden kann und der Abgabe keine sachlichen Bedenken entgegenstehen. Von einer Weiterleitung ist in geeigneten Fällen der Einsender durch Abgabenachricht in Kenntnis zu setzen.

(3) Die Eintragung in das Allgemeine Register schließt die Eintragung in ein sonstiges Register aus, solange die Sache im Allgemeinen Register weitergeführt wird.

(4) Mit den in das Allgemeine Register eingetragenen Schriften werden Blattsammlungen angelegt, deren Aktenzeichen unter Verwendung der Registerbezeichnung AR zu bilden ist und beispiels-weise zu lauten hat: 4 AR 284/93. Geht eine Sache aus dem Allgemeinen Register in ein anderes Register über, so wird die Blattsammlung unter dem neuen Aktenzeichen weitergeführt und gegebenenfalls bestehenden oder anzulegenden Akten einverleibt.

(5) Abweichend von der Regel des Absatzes 4 werden Rechtshilfevorgänge den Akten einverleibt, wenn die ersuchende Behörde eine deutsche Justizbehörde ist und ihre Akten mitübersandt hat.

(6) Nach Erledigung eines inländischen Rechtshilfeersuchens sind die Akten der ersuchenden Behörde zu übersenden. Müssen von dem ersuchten Gericht aus besonderen Gründen einzelne Schriftstücke zurückbehalten werden, so ist damit eine Blattsammlung zu bilden; in Spalte Bemerkungen ist dies durch einen Vermerk "Bl. S." kenntlich zu machen.

(7) Sind Akten in Verwaltungsrechtsstreitigkeiten von einem Rechtshilfegericht an ein zweites um Rechtshilfe ersuchtes Gericht weiterzugeben, so hat die erste Stelle den Beteiligten oder Prozeßbevollmächtigten vor der Weitersendung alsbald unmittelbar Protokollabschriften zu erteilen, wenn ein Antrag auf Erteilung solcher Abschriften vorliegt.

B. Besonderer Teil

1. Verwaltungsgerichte

§ 9
Hauptverfahren

(1) Hauptverfahren werden in das Verfahrensregister (Muster 4) unter K eingetragen.

(2) Als Hauptverfahren sind einzutragen die Klagen, die Personalvertretungssachen, die Disziplinarsachen und die berufsgerichtlichen Verfahren einschließlich der diesen Verfahren vorausgehenden Anträge auf Gewährung von Prozeßkostenhilfe. Während der Anhängigkeit eines Verfahrens eingehende Anträge auf Gewährung von Prozeßkostenhilfe sind unter dessen Aktenzeichen zu führen.

(3) Jedes Verfahren ist nur unter einer Nummer einzutragen. Dies gilt auch bei mehreren Beteiligten oder wenn mehrere selbständige Ansprüche geltend gemacht werden. Auch die Anträge, die nach endgültiger Erledigung der Hauptsache (Rechtskraft) gestellt werden, sind ohne Neueintragung zu den Prozeßakten zu nehmen, z. B. Anträge auf Kostenfestsetzung, Anträge auf gerichtliche Entscheidung oder Erinnerungen gegen den Kostenansatz.

(4) Zur Kennzeichnung einzelner Verfahrensarten sind in der Spalte Bemerkungen des Registers folgende Unterscheidungszeichen einzutragen:

Die Unterscheidungszeichen sind dem Aktenzeichen (§ 4 Abs. 2) durch einen Punkt getrennt nachzustellen, z. B. 2 K 113/93. PVL oder 10 L 15/93. A.

§ 10
Vorläufiger Rechtsschutz

(1) Die Verfahren zur Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz werden in das Verfahrensregister (Muster 4) unter L oder, wenn es sich um Verfahren betreffend die Vergabe von Studienplätzen durch die Hochschulen außerhalb der festgesetzten Kapazität (Numerus-clausus-Sachen) handelt, unter Nc eingetragen. Zu den Verfahren zur Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz zählen auch die Verfahren über die Aussetzung der vorläufigen Dienstenthebung und der Einbehaltung von Bezügen nach den Disziplinargesetzen des Bundes und des Landes.

(2) § 9 Abs. 2 Satz 2, Absatz 3 und - soweit es sich nicht um Numerus-clausus-Sachen handelt - Absatz 4 gilt entsprechend.

§ 11
Sonstige Verfahren

(1) Vollstreckungsverfahren werden in das Verfahrensregister (Muster 4) unter M eingetragen.

(2) Sonstige Anträge außerhalb eines bei Gericht anhängigen Verfahrens werden in das Verfahrensregister (Muster 4) unter I eingetragen.

(3) Im übrigen gilt § 9 Abs. 2 Satz 2, Absätze 3 und 4 entsprechend.

2. Oberverwaltungsgericht

§ 12
Erstinstanzliche Hauptverfahren

(1) Erstinstanzliche Hauptverfahren werden in das Verfahrensregister (Muster 5) unter D eingetragen.

(2) Während der Anhängigkeit eines Verfahrens eingehende Anträge auf Gewährung von Prozeßkostenhilfe sind unter dessen Aktenzeichen zu führen.

(3) Jedes Verfahren ist nur unter einer Nummer einzutragen. Dies gilt auch bei mehreren Beteiligten oder wenn mehrere selbständige Ansprüche geltend gemacht werden.

(4) Zur Kennzeichnung einzelner Verfahrensarten sind in der Spalte Bemerkungen des Registers folgende Unterscheidungszeichen einzutragen:

Die Unterscheidungszeichen sind dem Aktenzeichen (§ 4 Abs. 2) durch einen Punkt getrennt nachzustellen, z. B. 1 D 110/93. G.

§ 13
Berufungen und Beschwerden

(1) Die Berufungen und die Anträge auf Zulassung der Berufung, die Beschwerden gegen Hauptsacheentscheidungen in Personalvertretungssachen und in Disziplinarsachen werden in das Verfahrensregister (Muster 5) unter A eingetragen.

(2) § 12 Abs. 2 bis 4 gilt entsprechend; dabei sind folgende Unterscheidungszeichen einzutragen:

(3) Sobald das Verfahren erledigt ist, sind die Akten an das Gericht erster Instanz zurückzusenden; § 7 Abs. 3 gilt entsprechend.

§ 14
Vorläufiger Rechtsschutz und Beschwerden

(1) Die Verfahren zur Gewährung von vorläufigem Rechtsschutz sowie die Beschwerden gegen Entscheidungen in solchen Verfahren werden in das Verfahrensregister (Muster 5) unter B oder, wenn es sich um ein Verfahren in Numerus-clausus-Sachen (§ 10 Abs. 1) handelt, unter C eingetragen.

(2) § 12 Abs. 2, 3 und - soweit es sich nicht um Numerus-clausus-Sachen handelt - Absatz 4, § 13 Abs. 2 gelten entsprechend.

§ 15
Sonstige Verfahren und Beschwerden

(1) Alle übrigen Beschwerden, die nicht über Zählkarten erhoben werden, und die sonstigen Beschwerden in Numerus-clausus-Sachen, z. B. Kostenbeschwerden, werden in das Verfahrensregister (Muster 5) unter E eingetragen.

(2) Sonstige Anträge außerhalb eines bei Gericht anhängigen Verfahrens werden in das Verfahrensregister (Muster 5) unter F eingetragen.

(3) Im übrigen gelten § 12 Abs. 2, 3 und 4, § 13 Abs. 2 entsprechend.

II.

Diese Allgemeine Verfügung tritt mit ihrer Verkündung in Kraft.

III.

Auflagen der Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit werden den Gerichten in Kürze zur Verfügung gestellt.

Der Minister der Justiz
In Vertretung

Dr. Faupel