Historische Fassung Neuordnung der IT-Organisation im Geschäftsbereich der Justiz

Präambel

Die brandenburgische Justiz steht vor der grundlegenden Erneuerung ihrer Arbeitsabläufe. Die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs und der damit verbundenen elektronischen Aktenführung macht den Einsatz von Informationstechnik künftig zur unverzichtbaren Voraussetzung für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben. Die bestehenden dezentralen und in ihrer Zuständigkeit verteilten Strukturen der IT-Organisation bedürfen daher einer grundlegenden Neuordnung. Mit der Konsolidierung der IT-Organisation schafft die brandenburgische Justiz die unverzichtbaren Grundlagen für einen hoch verfügbaren und sicheren sowie gleichzeitig effizienten Einsatz der Informationstechnik.

Das Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz hat daher gemeinsam mit den betroffenen Gerichtsvorständen und Behördenleitungen im Geschäftsbereich der Justiz eine Neuordnung der IT-Organisation vereinbart. Der Kernpunkt hierbei ist die Errichtung des Zentralen IT-Dienstleisters der Justiz (ZenIT) mit Erlass vom 29. März 2016 (ABl. Nr. 15/2016 S. 415) auf der Grundlage des Kabinettbeschlusses 202/16 vom 26. Januar 2016. Diese allgemeine Verfügung schafft die hierüber hinaus erforderlichen formalen Grundlagen der neuen IT-Organisation und regelt den Übergang bestehender IT-Stellen in die künftigen Strukturen der gemeinsamen IT-Organisation der brandenburgischen Justiz.

§ 1
Allgemeines

(1) Die IT-Organisation der Justiz unterstützt den Geschäftsbetrieb der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsanstalten bei der effizienten Erfüllung ihrer Aufgaben entsprechend den dafür geltenden Gesetzen, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften.

(2) Die Zuständigkeit für die IT-Organisation

• des Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts,
• des Generalstaatsanwalts des Landes Brandenburg,
• der Präsidentin des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg,
• des Präsidenten des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg,
• der Präsidenten der Verwaltungsgerichte Cottbus, Frankfurt (Oder) und Potsdam,
• der Direktoren der Arbeitsgerichte in Brandenburg an der Havel, Cottbus, Eberswalde, Frankfurt (Oder), Neuruppin und Potsdam und
• des Justizvollzuges des Landes Brandenburg

wird nach Maßgabe der Regelungen dieser allgemeinen Verfügung auf den ZenIT beziehungsweise die Verfahrenspflegestellen übertragen.

(3) Die Aufgaben und IT-Stellen werden im Rahmen des Gründungsprozesses schrittweise in die neue IT-Organisation überführt. Bis zur Übernahme in die Zielorganisation bleiben die bisherigen IT-Stellen im jeweiligen Geschäftsbereich und ihre Beschäftigten ihren Aufgaben verpflichtet.

(4) Die in dieser Verfügung verwendeten Funktions-, Status- und anderen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer. Frauen führen die Bezeichnung grundsätzlich in weiblicher Form.

§ 2
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz (ZenIT)

(1) Der ZenIT wird durch eine Beamtin oder einen Beamten des höheren Dienstes beziehungsweise eine oder einen entsprechenden Tarifbeschäftigten geführt, die beziehungsweise der durch das Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz nach Anhörung des Strategischen Lenkungskreises IT (§ 5) ernannt beziehungsweise eingestellt wird (Leiter ZenIT). Der Leiter ZenIT ist Vorgesetzter der Beschäftigten und Dienstvorgesetzter der Beamtinnen und Beamten des ZenIT; er nimmt auch die Funktion der Dienststellenleitung im Sinne des § 7 des Personalvertretungsgesetzes wahr.

(2) Der ZenIT wird in Fachbereichen und Sachgebieten organisiert. Für bestimmte Aufgaben können Organisationseinheiten mit Stabsfunktion eingerichtet werden. Die Gestaltung der Binnenorganisation obliegt dem Leiter ZenIT. Er berücksichtigt das fachliche Votum des Operativen Lenkungskreises IT (§ 6) und das des Strategischen Lenkungskreises IT.

(3) Grundlage der Bewirtschaftung der dem ZenIT durch das Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz zugewiesenen Haushaltsmittel sind die vom Operativen Lenkungskreis IT erstellte und vom Strategischen Lenkungskreis IT verabschiedete mittelfristige und jährliche IT-Planung einschließlich der hierauf fußenden Arbeits-, Finanz- und Personalplanung. Hierbei sind die Interessen aller beteiligten Gerichte und Justizbehörden angemessen zu berücksichtigen.

(4) Der ZenIT bildet zur Gewährleistung der bestmöglichen Unterstützung vor Ort Servicestandorte an Außenstellen.

§ 3
Verfahrenspflege

(1) Zur Fachadministration, Entwicklung, Pflege und Einführung von Fachverfahren in der Justiz sind insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen:

1. Fachadministration der Fachverfahren,
2. Sicherstellen der anforderungsgerechten Verfahrensentwicklung und -pflege,
3. Gewährleistung der notwendigen Abstimmung zwischen den Interessen der IT-Strategie in der brandenburgischen Justiz und den Interessenslagen der Entwicklungsverbünde,
4. Prüfung und Dokumentation der Anforderungen an die Fachverfahren aus den einzelnen Bereichen der Justiz sowie der Informationstechnik,
5. Organisation der fachlichen Beteiligung des Landes Brandenburg in den Prozessen der Entwicklungsverbünde (zum Beispiel Fachgruppen, Strategiegremien, Abstimmgruppen); die Wahrnehmung der Lenkungskreissitzungen in länderübergreifenden Verbünden obliegt grundsätzlich dem Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz,
6. Gestaltung der Einführungsprojekte für neue Systeme beziehungsweise neue Versionen (Infrastruktur, Test, Abnahme, Schulung der Anwender) und
7. Unterstützung der Betriebsorganisation ZenIT bei der Auflösung von Betriebsproblemen (Second-Level-Support) sowie Organisation der gegebenenfalls erforderlichen Beteiligung von Entwicklungspartnern (Third-Level-Support).

(2) Die in Absatz 1 genannten Aufgaben obliegen für

1. Fachverfahren der ordentlichen Gerichtsbarkeit:
   dem Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts,
2. Fachverfahren der Staatsanwaltschaften:
   dem Generalstaatsanwalt des Landes Brandenburg,
3. Fachverfahren der Fachgerichtsbarkeiten (Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Sozialgerichte, Verwaltungsgerichte, Arbeitsgerichte):
   dem Präsidenten des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg sowie
4. Fachverfahren der Justizvollzugsanstalten:
   der Dienstleistungsabteilung für den Justizvollzug bei der Justizvollzugsanstalt Brandenburg an der Havel.

Zur Erledigung dieser Aufgaben bilden die Vorgenannten jeweils eine Verfahrenspflegestelle. Mit Zustimmung des Leiters ZenIT können sie die Aufgaben stattdessen dem ZenIT übertragen. Dies bedarf der Billigung durch das Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz. Dem Präsidenten des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg obliegen die genannten Aufgaben nur, soweit nicht die Präsidentin des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg, der Präsident des Verwaltungsgerichts Frankfurt (Oder) beziehungsweise die Direktorin des Arbeitsgerichts Potsdam die sie jeweils betreffenden Aufgaben gemäß Satz 3 und 4 dem ZenIT übertragen hat. Überträgt der Präsident des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg die Aufgaben bezüglich seiner Fachverfahren gemäß Satz 3 und 4 dem ZenIT, obliegen die verbleibenden Aufgaben der Präsidentin des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg, hilfsweise dem Präsidenten des Verwaltungsgerichts Frankfurt (Oder), weiter hilfsweise der Direktorin des Arbeitsgerichts Potsdam.

(3) Jede Verfahrenspflegestelle wird durch einen Leiter geführt. Die Berufung der Leitung obliegt den betroffenen Gerichtsvorständen und Behördenleitungen beziehungsweise, soweit der Justizvollzug betroffen ist, der hierfür zuständigen Abteilungsleitung im Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz. Bei der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle der Fachgerichtsbarkeiten ist maßgeblich das Votum des Beirates der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle (§ 7) zu berücksichtigen. Die Gestaltung der jeweiligen Binnenorganisation obliegt dem Leiter. Er berücksichtigt die grundsätzlichen Vorgaben des Beirates der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle.

§ 4
Grundsätze der Aufgabenerfüllung

(1) Bei der Erfüllung ihrer Aufgaben wählen der ZenIT und die Verfahrenspflegestellen das für die Justiz im Land wirtschaftlichste Verfahren. Dabei beachten sie insbesondere die für die Justiz geltenden Verfahrensvorschriften sowie Vorschriften zum Geschäftsgang ebenso wie die Verwaltungsvorschriften im Bereich der Informationstechnik und des E-Government einschließlich der Beschlüsse des RIO-Ausschusses.

(2) In ihren Aufgabenfeldern erproben der ZenIT und die Verfahrenspflegestellen fachliche, technische und organisatorische Entwicklungen sowie neue Techniken und Lösungen und berücksichtigen diese in ihren Serviceangeboten.

(3) Der ZenIT und die Verfahrenspflegestellen können sich zur Aufgabenerfüllung Dritter bedienen.

§ 5
Strategischer Lenkungskreis IT

(1) Die strategische IT-Steuerung der brandenburgischen Justiz wird durch den Strategischen Lenkungskreis IT wahrgenommen. Ihm obliegen folgende Aufgaben:

1. Reflexion der strategischen Entwicklung in der Justiz (zum Beispiel E-Justiz) und Ableitung konkreter Handlungsvorgaben für die IT-Organisation,
2. Beratung und Entscheidung zu der vom Operativen Lenkungskreis IT vorgelegten Arbeits-, Finanz- und Personalplanung für die nächste Haushaltsperiode,
3. Beratung und Entscheidung zur mittelfristigen IT-Planung,
4. Entscheidung zu notwendigen Priorisierungen und Rückstellungen und
5. Beratung und Entscheidung bei Konflikten, die auf der Ebene des Operativen Lenkungskreises IT nicht aufgelöst werden können (Eskalationen).

(2) Mitglieder des Strategischen Lenkungskreises IT sind:

1. das für Justiz zuständige Mitglied der Landesregierung,
2. der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts,
3. der Generalstaatsanwalt des Landes Brandenburg,
4. die Präsidentin des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg,
5. der Präsident des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg,
6. der Präsident des Oberverwaltungsgerichts Berlin-Brandenburg
   (oder ein von ihm bestimmter Vertreter der brandenburgischen Verwaltungsgerichtsbarkeit),
7. die Präsidentin des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg
   (oder ein von ihr bestimmter Vertreter der brandenburgischen Arbeitsgerichtsbarkeit),
8. die für den Justizvollzug zuständige Abteilungsleitung im Ministerium der Justiz,
9. der Vorsitzende des Kontrollgremiums IT (§ 8)
   (als Gast und Berichterstatter ohne Stimmrecht),
10. die Geschäftsführung des Operativen Lenkungskreises IT
    (als Berichterstatter ohne Stimmrecht) sowie
11. ein Vertreter der für die Justiz zuständigen Senatsverwaltung in Berlin
    (als Gast und Beobachter) und
12. ein Vertreter der für die Arbeitsgerichtsbarkeit zuständigen Senatsverwaltung in Berlin
    (als Gast und Beobachter).

(3) Die Geschäftsführung des Strategischen Lenkungskreises IT obliegt dem Leiter des für die Informationstechnik zuständigen Referats im Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz.

(4) Arbeitsweisen und Abstimmungsverfahren werden in der Geschäftsordnung des Strategischen Lenkungskreises IT bestimmt, die er sich selbst gibt. Er kann Änderungen und Anpassungen der Geschäftsordnung beschließen. Erlass, Änderungen und Anpassungen der Geschäftsordnung bedürfen der Zustimmung des Ministeriums der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz.

§ 6
Operativer Lenkungskreis IT

(1) Die operative IT-Steuerung der brandenburgischen Justiz wird durch den Operativen Lenkungskreis IT wahrgenommen. Ihm obliegen folgende Aufgaben:

1. Erstellung und Fortschreibung der Arbeits-, Finanz- und Personalplanung für die nächste Haushaltsperiode samt termin- und anforderungsgerechter Vorlage im Strategischen Lenkungskreis IT,
2. Erstellung und Fortschreibung der mittelfristigen IT-Planung samt termin- und anforderungsgerechter Vorlage im Strategischen Lenkungskreis IT,
3. Initiierung von Projekten auf der Grundlage der Arbeits-, Finanz- und Personalplanung,
4. Operative Abstimmung zu laufenden Projekten und Gewährleistung einer koordinierten Gesamtplanung und -priorisierung,
5. Operative Abstimmung zum Serviceverlauf und Entwicklung von Strategien zur kontinuierlichen Serviceverbesserung,
6. Auflösung von fachlichen, wirtschaftlichen und kapazitiven Handlungskonflikten und
7. Operationalisierung der Vorgaben und Entscheidungen des Strategischen Lenkungskreises IT.

(2) Mitglieder des Operativen Lenkungskreises IT sind:

1. die Leitungen der für die Organisation des Geschäftsbetriebes der Gerichte und Staatsanwaltschaften, für die Informationstechnik und für die fachliche Koordinierung der IT-Angelegenheiten im Justizvollzug zuständigen Referate des Ministeriums der Justiz,
2. je ein Vertreter
   • des Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts,
   • des Generalstaatsanwalts des Landes Brandenburg,
   • der Präsidentin des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg,
   • des Präsidenten des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg,
   • des Präsidenten des Oberverwaltungsgerichts Berlin-Brandenburg sowie
   • der Präsidentin des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg,
3. die Leitung der Verfahrenspflege- und Koordinierungsstelle im Justizvollzug bei der Justizvollzugsanstalt Brandenburg an der Havel,
4. die Leitung ZenIT sowie
5. die Fachbereichsleiter ZenIT.

(3) Die Geschäftsführung des Operativen Lenkungskreises IT obliegt dem Leiter ZenIT.

(4) Arbeitsweisen und Abstimmungsverfahren werden in der Geschäftsordnung des Operativen Lenkungskreises IT festgelegt. Ihr Erlass sowie Änderungen und Anpassungen obliegen dem Operativen Lenkungskreis IT; sie bedürfen der Billigung durch den Strategischen Lenkungskreis IT und der Zustimmung des Ministeriums der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz.

§ 7
Beirat der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle

(1) Die Abstimmung der Strategie und der Arbeitsplanung sowie die Priorisierung der Aufgabenerfüllung in der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle der Fachgerichtsbarkeiten und die Grundlagen ihrer Organisation obliegen dem Beirat der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle.

(2) Mitglieder des Beirats der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle sind

• die Leitung der für die Informationstechnik zuständigen Abteilung des Ministeriums der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz und
• je ein Vertreter der Sozialgerichtsbarkeit, der Finanzgerichtsbarkeit, der Verwaltungsgerichtsbarkeit und der Arbeitsgerichtsbarkeit, soweit die sie betreffenden Aufgaben von der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle wahrgenommen werden; der jeweilige Vertreter wird durch das in den Strategischen Lenkungskreis IT berufene Mitglied der entsprechenden Fachgerichtsbarkeit bestimmt.

(3) Die Moderation des Beirats der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle obliegt dem für die Informationstechnik verantwortlichen Referat im Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz. Der Leiter der gemeinsamen Verfahrenspflegestelle der Fachgerichtsbarkeiten übernimmt die Berichterstattung. Der Beirat gibt sich eine Geschäftsordnung.

§ 8
Kontrollgremium IT

Zur Wahrung der Unabhängigkeit der Justiz als dritte Gewalt wird das Kontrollgremium IT eingerichtet. Zusammensetzung, Aufgaben und Befugnisse regeln die §§ 62a und 62b des Brandenburgischen Richtergesetzes.

§ 9
Inkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg in Kraft.

Potsdam, den 27. April 2016

Der Minister der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz
In Vertretung

Dr. Ronald Pienkny