Historische Fassung Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2012
Landeshaushalt

Für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2012 wird soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmt:

1. Annahme von Kassenanordnungen

1.1 Allgemeine Regelungen

1.1.1 Kassenanordnungen für das Haushaltsjahr 2012 sind von der Landeshauptkasse bis zum

21.12.2012 (Anordnungen bis 12.00 Uhr im HKR-Verfahren SAP) anzunehmen. Die Schnittstellen liefern letztmalig am 20.12.2012 bis Dienstschluss Daten an das SAP-System.

1.1.2 Letzter Buchungstag zur Auflösung von Verwahrungen und Vorschüssen im Haushaltsjahr 2012 ist der 28. Dezember 2012.

1.1.3 Titelverwechslungen, die nicht rechtzeitig erkannt wurden, können bis zum 11. Januar 2013 durch Umbuchungen berichtigt werden. Dabei ist Nr. 4.3 VV zu § 35 LHO strikt zu berücksichtigen.

Für die Arbeit im HKR-System SAP sind die Arbeitsanweisungen und Termine der Systemverantwortlichen zu beachten.

1.2 Ausnahmen

1.2.1 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Gewährleistung der Liquidität des Landes sind bis zum 28. Dezember 2012 bis zum Kontenausgleich der Landeskonten von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.2 Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen zum Kassenverfahren der taggleichen Zahlbarmachung (Zahlungen) sind bis zum 28. Dezember 2012 bis 12.00 Uhr von der Landeshauptkasse anzunehmen (Vereinbarungen mit der ILB sowie LASA).

1.2.3 Unterlagen zur Buchung des Jahresergebnisses aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag mit der BBG sind von der Landeshauptkasse bis zum 09. Januar 2013 anzunehmen.

1.2.4 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Ablieferung der Bundesanteile gemäß Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) sowie der Ausbildungsplatzprogramme Ost (Kapitel 07 030 Titel 684 63) sind bis zum 11. Januar 2013 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.5 Kassenanordnungen zur Übertragung der nicht in Anspruch genommenen Mittel der Ausgleichsabgabe nach dem SGB IX in das neue Haushaltsjahr (Kapitel 07 060 Titel 919 70) sowie Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung von Rücklagen aus dem Haushaltsjahr 2012 gemäß § 6 Abs. 2 des Haushaltsgesetzes 2012 (HG 2012) - für Ausgaben der Titelgruppe 99 für den Landtag, den Landesrechnungshof und das Verfassungsgericht - sind bis zum 31. Januar 2013 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.6 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung der unter Nummer 5.3 genannten

Rücklagen sind von der Landeshauptkasse entsprechend der Terminfestlegung des Ministeriums der Finanzen anzunehmen.

Für die Erfassung und Anordnung der Kassenanordnung sind der Ausführungstermin und die Festlegungen des Systemverantwortlichen für das HKR-Verfahren SAP zu beachten.

Die Übergabe des Papierbeleges an die LHK hat zeitnah zu erfolgen.

1.2.7 Über die vorgenannten Termine hinaus sind Auszahlungen nur in absolut unabweisbaren Ausnahmefällen möglich. Hierfür ist ein schriftlicher, von der jeweiligen Hausleitung des jeweiligen Ministeriums gezeichneter Antrag an die Leitung des Ministeriums der Finanzenzu richten.

Anträge, die nicht über den bestimmten Weg gestellt wurden, werden zurück gegeben.

1.3 Form der Einreichung der Kassenanordnungen

1.3.1 Die genannten Termine beziehen sich auf den Eingang der Kassenanordnungen als Datensatz und - in den besonders geregelten beziehungsweise zugelassenen Fällen - in Papierform.

1.3.2 Die Kassenanordnungen gemäß den Nummern 1.2.1 bis 1.2.7 des Erlasses sind der Kasse sowohl als Datensatz und zusätzlich generell als Papierbeleg (Kassenanordnung in Kopie) einzureichen.

1.4 Übernahme der offenen Sollstellungen im HKR-Verfahren SAP

1.4.1 Die Übernahme der offenen Sollstellungen in das Haushaltsjahr 2013 (Obligovortrag) erfolgt am 03. Januar 2013.

1.4.2 Die Listen über nicht realisierte Einnahmen sind durch die Landeshauptkasse zu erstellen und den Ressorts nach Finanzstellen sortiert bis zum 18. Januar 2013 zu übergeben.

Da in dieser Liste auch die entsprechend Nr. 3.1 der Anlage zu Nr. 2.6 zu § 59 LHO auszubuchenden Kleinbeträge enthalten sind, ist auf dieser Grundlage die Entscheidung zur Ausbuchung der vorgeschlagenen Beträge durch die Mittel bewirtschaftende Stelle zu treffen und im Haushaltsjahr 2013 bis zum 18. Februar 2013 vorzunehmen.

Ein Druckexemplar ist mit einem Erledigungsvermerk betreffs Maßnahmen gemäß § 59 LHO sowie Nr. 3.1 der Anlage zu Nr. 2.6 zu § 59 LHO zu versehen und für Prüfungszwecke bei der Dienststelle vorzuhalten.

2. Letzter Zahlungstag

2.1 Für die Landeshauptkasse/Landesjustizkasse ist der 28. Dezember 2012 der letzte Auszahlungstag sowie der 31. Dezember 2012 der letzte Einzahlungstag (Kontoauszug) für das Haushaltsjahr 2012.

Auszahlungen mit der Fälligkeit 31. Dezember 2012 sind von der Landeshauptkasse für das Haushaltsjahr 2012 zur Vermeidung zusätzlicher Zinszahlungen am 02. Januar 2013 als dem nächstfolgenden Werktag bzw. Bankarbeitstag zu bewirken. Diese Festlegung wird in Anlehnung an § 193 BGB getroffen.

2.2 Für alle Erhebungsstellen der Finanzämter ist der 20. Dezember 2012 der letzte Buchungstag für das Haushaltsjahr 2012. Alle am 20. Dezember 2012 (vormittags) vorliegenden Kontoauszüge und Zahlungseingänge (Nachweisung VZ und Zahlungsmittel) sowie unklaren Fälle aus dem EZÜ-Verfahren sind zur Buchung für das Haushaltsjahr 2012 anzuweisen d.h. sie sind bis zum Tagesschnitt vollständig zu erfassen.

2.3 Abweichend von § 72 Abs. 3 und Abs. 4 LHO sowie dem HWR 2012 sind eingehende Zahlungen unter 1 Million Euro in dem Jahr zu buchen in dem sie eingehen. Die Ausnahmereglung zu § 72 LHO in Nr. 7.6 des Haushaltswirtschaftsrundschreiben 2012 sind erst bei Einzahlungen über 1 Million EURO zu beachten. Die Buchungen von Einnahmen über 1 Million Euro sind nur in Abstimmung mit der LHK zu realisieren.

3. Abschluss der Kassenbücher

Die Kassenbücher für das Haushaltsjahr 2012 sind bei der Landeshauptkasse aufgrund der gesonderten Mitteilung des Ministeriums der Finanzen abzuschließen.

4. Vorlage der Abschlussnachweisungen

4.1 Die Abschlussnachweisungen liegen der Landeshauptkasse vor

4.1.1 in Form einer kumulierten Sachbuchdatei (per 02.01.2013) am 03. Januar 2013,

4.1.2 per Buchungsschluss 11. Januar 2013 vorläufiger Jahresabschluss 2012 am 21. Januar 2013

4.1.3 sowie für den Haushaltsvollzug 2012 entsprechend Terminfestsetzung des Ministeriums der Finanzen(siehe Nummer 3).

4.2 Der Jahresabschluss für die Erhebungsstellen der Finanzämter, der durch das ZIT-BB Technisches Finanzamt am 21. Dezember 2012 erstellt wird, beinhaltet sämtliches Beleggut, das den Kassenbestand bis zum 20. Dezember 2012 dokumentiert (siehe Nummer 2.2). Die Termine der Abteilung 3 des Ministeriums der Finanzen sind zu beachten.

5. Bildung der Rücklagen

5.1 Die für die Berechnung der Rücklagen erforderlichen Buchführungsergebnisse werden den Ressorts durch die Landeshauptkasse unmittelbar nach Abschluss der Bücher (vorläufiger Jahresabschluss 2012) per 11. Januar 2013 zum 21. Januar 2013 im Rahmen der webbasierten Anwendung “Haushaltsinformation Gesamthaushalt“ zur Verfügung gestellt bzw. sind im BW SAP ersichtlich.

5.2 Entsprechend Nummer 1.2.5 des Erlasses sind Kassenanordnungen zur Übertragung der nicht in Anspruch genommenen Mittel der Ausgleichsabgabe nach dem SGB IX in das neue Haushaltsjahr (Kapitel 07 060 Titel 919 70) sowie Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung der Rücklagen gemäß § 6 Abs. 2 des Haushaltsgesetzes 2012 (HG 2012) für Ausgaben der Titelgruppe 99 nur für den Landtag, den Landesrechnungshof und das Verfassungsgericht bis zum 31. Januar 2013 bei der Landeshauptkasse einzureichen.

Der für die entsprechende Dienststelle vom Systembetreuer festgelegte Termin zur Buchung sowie die Übergabe des Papierbeleges an die Kasse sind unbedingt zu beachten.

5.3 Die Bildung der Rücklagen

• gemäß § 5 Abs. 2 und 4 beziehungsweise § 6 Abs. 1 und 3 HG 2012 in Verbindung mit § 4 Abs. 2 des Gesetzes über finanzpolitische Leitlinien und Vorgaben (Artikel 1 des Haushaltssicherungsgesetzes 2003 - HSichG 2003, GVBI. l S. 194) ,
• gemäß Haushaltsvermerken ist durch den Beauftragten für den Haushalt (BdH) der zuständigen obersten Landesbehörden beziehungsweise des Landtages, des Landesrechnungshofes oder des Landesverfassungsgerichts bis zum 01. Februar 2013 beim Ministerium der Finanzen zu beantragen.

Zu diesem Termin sind dem Ministerium der Finanzen zunächst nur die anhand der entsprechenden Formblätter erstellten Berechnungen der rücklagefähigen Beträge zu übersenden. Das weitere Verfahren, insbesondere die Terminsetzungen zur Buchung der Rücklagen wird das Ministerium der Finanzen rechtzeitig bekannt geben.

Einzelheiten zur Rücklagenbildung werden in besonderen Verwaltungsvorschriften des Ministeriums der Finanzen zum Ende des Jahres geregelt. Darin wird auch auf die Behandlung der zur Haushaltsentlastung veranschlagten Entnahmen aus dem Personal- und dem Verwaltungsbudget eingegangen.

6. Einnahme- und Ausgabeübersichten, Abschlussergebnisse der Finanzkassen, besondere Nachweisungen

6.1 Einnahme- und Ausgabeübersichten

Die zum Jahresabschluss zu erstellenden Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersichten) sind nach Einzelplänen sowie nach Einnahmen und Ausgaben zu trennen.

6.1.1 In den Titelübersichten sind die Summen aller Titel aufzuführen.

6.1.2 Die Titelübersichten sind wie folgt zu bescheinigen:

„Die Titelübersicht wurde auf der Grundlage der in einem automatisierten Buchführungsverfahren gespeicherten Ergebnisse des Sachbuchs Haushalt erstellt.“

6.2 Abschlussergebnisse der Finanzämter

Die Abschlussergebnisse der Erhebungsstellen, sichtbar in den Abschlussübersichten des IABV-Verfahrens, sind der Landeshauptkasse Potsdam durch das Technisches Finanzamt bis zum 02. Januar 2013 vorzulegen.

Als Anlage zu den Abschlussübersichten ist von den Erhebungsstellen eine Abschlussnachweisung über die Zusammensetzung des Kassenbestandes zu fertigen (Anlage 1). Die Abschlussnachweisung ist vom Bearbeiter und vom Sachgebietsleiter Erhebung mit Unterschrift zu bestätigen und bis zum 07. Januar 2013 an die Landeshauptkasse zu übersenden.

6.3 Zusammenstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben

Zur Unterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis wird den obersten Landesbehörden unmittelbar nach Fertigstellung eine auf der Grundlage des Sachbuchs Gesamthaushalt der Landeshauptkasse gefertigte Zusammenstellung der bei den einzelnen Titeln nachgewiesenen Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben als Excel-Datei in der Haushaltsinformation bzw. BW SAP bereitgestellt. Die Mehr- und Mindereinnahmen und -ausgaben sind ausgewiesen.

6.4 Nachweisungen über nicht abgewickelte Verwahrungen und Vorschüsse

Nachstehende Nachweisungen sind der Landeshauptkasse bis zum 31. Januar 2013 zuzuleiten:

6.4.1 Durch die Erhebungsstellen der Finanzämter beziehungsweise das Technische Finanzamt eine Ausfertigung der im IABV-Verfahren erstellten Einzelnachweisungen über die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sowie eine Zusammenstellung der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse gemäß Anlage 2.

6.4.2 Die Dienststellen erstellen eine Liste ihrer nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse, je Finanzstelle und Verwahrdebitor der sonstigen Verwahrungen (bewirtschafteten Verwahrungen 907XX 2XXXX.XX) bzw. je Finanzstelle und Vorschusskreditor der bewirtschafteten Vorschüsse. Diese Listen sind auszudrucken. Die Richtigkeit ist durch Unterzeichnung des Nachweises zu bestätigen. Die Liste ist für Prüfungszwecke vorzuhalten.

6.4.3 Die Landeshauptkasse erstellt ebenfalls eine Liste der Einzelnachweisungen der offenen Verwahrungen und Vorschüsse aus dem HKR-Verfahren SAP entsprechend ihrer Aufgabenstellung sowie allen allgemeinen Verwahrfinanzpositionen (907XX 1XXXX.XX). Sie leitet dem Ministerium der Finanzen mit den Rechnungsnachweisungen eine nach Einzelplänen vorgenommene Zusammenstellung über die insgesamt bis zum Jahresabschluss noch nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse zu. Die Zusammenstellung muss eine Unterscheidung nach Art der Verwahrungen beinhalten.

6.4.4 Es wird darauf hingewiesen,

6.4.4.1 dass nicht abgewickelte allgemeine Verwahrungen und Vorschüsse automatisch in das neue Haushaltsjahr 2013 übernommen werden, die Salden (Bestände) der bewirtschafteten Verwahrungen und Vorschüsse werden nach dem Jahresabschluss ins neue Haushaltsjahr übernommen .

6.4.4.2 dass für die Übertragung von Vorschüssen über das zweite auf ihre Entstehung folgende Haushaltsjahr hinaus nach § 60 Abs. 1 LHO die Einwilligung des Ministeriums der Finanzen erforderlich ist.

6.5 Nachweis nicht abgerechneter Abschlagsauszahlungen

Gemäß VV Nr. 6 zu § 80 LHO sind die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen der Landeshauptkasse zum Jahresabschluss beizufügen sind. Unter Abschlagsauszahlungen sind Teilzahlungen auf geldliche Ansprüche zu verstehen, die zwar dem Grunde nach, aber noch nicht endgültig der Höhe nach feststehen. Es sind in der Regel Zahlungen auf bereits erbrachte Teilleistungen eines Gesamtwerkes oder einer Gesamtlieferung (z. B. Reisekosten). Zu den nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen zählen auch, die nicht durch eine Jahresabrechnung abgerechneten Zahlungen für Gas, Wasser, Abwasser Strom usw.

Die VV Nr. 7.1 zu § 80 LHO bleibt hiervon unberührt.

Durch die Ressorts sind für alle Dienststellen des Einzelplans Nachweisungen der offenen Abschlagsauszahlungen vollständig der Landeshauptkasse bis zum 31. Januar 2013 zu übersenden.

Die Listen sind wie folgt zuzuarbeiten:

6.5.1.1 Dienststellen, die im HKR-Verfahren SAP arbeiten und bei denen die Voraussetzungen gegeben sind, haben die Listen zu offenen Abschlagsauszahlungen aus dem ADV-Verfahren heraus zu erstellen (Anlage 3a). In Bezug auf die Arbeit im HKR-Verfahren sind die Arbeitsanweisungen Punkt 1.3.7.4 im Benutzerhandbuch PSM Mittelbewirtschaftung zu beachten. Die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufsummierten Liste ist durch den Beauftragten für den Haushalt zu bestätigen.

Für Dienststellen, die den Kassen im HKR-Verfahren zuarbeiten, bei denen jedoch die Voraussetzung zur Erstellung der Listen aus dem Verfahren nicht gegeben ist, gilt Nummer 6.5.1.2 entsprechend.

6.5.1.2 Bei manueller Zuarbeit zu den Kassen ist die Liste der offenen Abschlagsauszahlungen durch den Bewirtschafter unter Beachtung der VV Nr. 6 zu § 80 LHO manuell zu erstellen (Anlage 3b). Die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufsummierten Liste sind durch den Beauftragten für den Haushalt zu bestätigen. Für die Rechnungsprüfung sind auch die manuell erstellten Nachweisungen der bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen getrennt nach Buchungsstellen zu erfassen und zu summieren.

6.5.2 Fehlanzeige je Dienststelle ist erforderlich.

6.5.3 Die Nachweisungen der nicht schlussgerechneten Aufträge für Baumaßnahmen des Investitionsplans Teil A und B sowie der Bauunterhaltung des Einzelplans 12, TG 61 sind vom Brandenburgischen Landesbetrieb für Liegenschaften und Bauen (BLB) im SAP-System zu führen.

7. Rechnungsnachweisungen - Aufstellung und Vorlage

7.1 Die Landeshauptkasse hat für jedes Kapitel eine Rechnungsnachweisung aufzustellen. VV Nr. 4 zu § 80 LHO ist zu beachten.

7.2 Jede Rechnungsnachweisung ist siebenfach auszufertigen.

7.2.1 Die Landeshauptkasse hat die für den Landesrechnungshof vorgesehenen fünf Ausfertigungen der von ihr aufgestellten Rechnungsnachweisungen unverzüglich dem Landesrechnungshof zuzuleiten.

7.2.2 Eine Ausfertigung ist dem Ministerium der Finanzen vorzulegen.

7.2.3 Eine weitere Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen ist von der Landeshauptkasse den zur Prüfung vorzulegenden Einzelrechnungen beizufügen.

8. Aufstellung und Prüfung der Einzelrechnungen

Die für das Haushaltsjahr 2012 zu legenden Einzelrechnungen sind bis zum 04. März 2013 fertig zu stellen. Die rechnungslegende Kasse und die anderen an der Rechnungslegung mitwirkenden Stellen (VV Nr. 2 zu § 80 LHO) halten die Rechnungen zur Anforderung durch den Landesrechnungshof bereit.

9. Haushaltsreste und Vorgriffe

9.1 Nach § 45 Abs. 2 LHO können bis zur Höhe der bei den übertragbaren Ausgaben am Ende des abgelaufenen Haushaltsjahres nicht in Anspruch genommenen Ausgabeermächtigungen mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen Ausgabereste gebildet werden. Bei der Bildung der Ausgabereste ist die in § 45 Abs. 2 LHO vorgeschriebene zeitliche Begrenzung der Übertragbarkeit einzuhalten. Hiervon lässt das MdF für Ausgabereste, denen zweckgebundene Einnahmen gegenüber stehen und für ggf. aus der erforderlichen Landeskofinanzierung gebildete Ausgabereste, eine Ausnahme zu. Das Ministerium der Finanzen kann darüber hinaus in Einzelfällen weitere Ausnahmen zulassen. Die zuständigen Fachreferate des Ministeriums der Finanzen weisen in ihren Einwilligungsschreiben zur Bildung der Ausgabenreste gesondert auf den Sachverhalt der Ausnahme zur Verfügbarkeit gem. § 45 Abs. 2 LHO hin. Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass die auf zwei Jahre befristete Verfügbarkeit weder für Ausgabenreste, denen zweckgebundene Einnahmen gegenüber stehen noch für ggf. aus der erforderlichen Landes-kofinanzierung gebildeten Ausgaberesten oder weitere nach Satz 4 zugelassene Ausnahmen anzuwenden ist.

Die zweckentsprechende Verwendung z. B. durch den Bund oder die EU bereit gestellter Drittmittel ist nur dann gesichert, wenn auch der erforderliche Landesanteil aufgebracht werden kann. Die Beschränkung auf die Restebildung bei übertragenen Ausgaben bleibt unberührt. Zu beachten sind die VV zu § 45 LHO; hier wird besonders auf Nummer 3.2 Satz 2 hingewiesen. Für Ausgaben, die der Budgetierung unterliegen, ist eine Bildung von Ausgaberesten nicht möglich.

9.2 Die Bildung von Ausgaberesten darf nur beantragt werden, soweit dies bei Anlegung eines strengen Maßstabes an eine wirtschaftliche und sparsame Verwaltung notwendig ist. Sie dienen mit Ausnahme der Ausgabereste, denen zweckgebundene Einnahmen gegenüberstehen ausschließlich der Fortführung bereits begonnener Maßnahmen. Es wird darauf hingewiesen, dass auch für nicht in Anspruch genommene Ausgabereste aus Vorjahren jedes Jahr erneut die Einwilligung des MdF in die Bildung und die Inanspruchnahme dieser Ausgabereste gemäß § 45 Abs. 2 LHO beantragt werden muss.

9.3 Die Beauftragten des Haushalts der zuständigen Ministerien werden gebeten, die Anträge auf zu bildende Ausgabereste und Vorgriffe nach dem Vordruck gemäß Anlage 4a zu berechnen und spätestens bis zum 21. Februar 2013 listenmäßig in einfacher Ausfertigung nach Vordruck gemäß Anlage 4b beim Ministerium der Finanzen einzureichen. Die jeweiligen Anträge sind dabei zusätzlich ausführlich zu begründen.

Fehlanzeige ist erforderlich.

10. Dokumentation zum Jahresabschluss

Durch die Beauftragten des Haushalts sind alle eingetretenen Veränderungen durch Haushaltswirtschaftsschreiben bei der Ausführung des Haushaltsplanes 2012 sowie die mit diesem Erlass geforderten Angaben mit begründenden Unterlagen in einer Dokumentation zu erfassen und nachzuweisen.

11. Beiträge zur Landeshaushaltsrechnung

Die Beiträge für die Aufstellung der Landeshaushaltsrechnung für das Rechnungsjahr 2012 werden zu einem späteren Zeitpunkt angefordert. Den Beiträgen zur Haushaltsrechnung sind die Übersichten nach § 85 LHO und gegebenenfalls weitere angeforderte Aufstellungen beizufügen.