Historische Fassung Allgemeine Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum Bundesreisekostengesetz
Besteuerung der Frühstücks- und Übernachtungskosten

Mein o. g. Rundschreiben enthält vorläufige Hinweise zur Behandlung von Frühstücks- und Übernachtungskosten bei Dienstreisen im Hinblick auf Änderungen im Steuerrecht. Mit Schreiben vom 5. März 2010 an die obersten Finanzbehörden der Länder hat das Bundesministerium der Finanzen steuerrechtliche Hinweise zur “Gestellung eines Frühstücks in Verbindung mit einer Übernachtung bei einer Auswärtstätigkeit“ gegeben. Damit sind die mit Rundschreiben vom 26. Januar 2010 gegebenen vorläufigen reisekostenrechtlichen Regelungen dem Grunde nach steuerrechtlich bestätigt worden.

Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 5. März 2010 beinhaltet folgende für Dienstreisen maßgebliche Regelungen:

Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit (Dienstreise) ist grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst - Arbeitgeberveranlassung -, wenn

• die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
• der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück bucht (z. B. über das elektronische Buchungssystems des Hotels), eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist,
• eine andere durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person - auch die Person des Arbeitnehmers (Beamte und Tarifbeschäftigte) - die Übernachtung mit Frühstück bucht und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen - z. B. in Fällen einer nicht vorhandenen Reisestelle. Davon ist insbesondere auszugehen, wenn
  • der Arbeitgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitsnehmer z. B. in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt hat und die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z. B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, ggf. auch über eine Travel-Management-System) vorgenommen wird, oder
  • eine dementsprechend planmäßige Buchung einer Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war (z. B. spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt) und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich daher erstattet.

Diese Regelung - Arbeitgeberveranlassung - ist für alle Reisekostenabrechnungen der Beschäftigten des Landes, die Übernachtungen mit Frühstück beinhalten, ab 1. Januar 2010 anzuwenden. Es ist steuer- und reisekostenrechtlich nicht zu beanstanden, wenn nicht alle der genannten Voraussetzungen bis zu drei Monaten nach Veröffentlichung des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen vom 5. März 2010 vorliegen.

Bei der Erstattung eines Inklusivpreises für Hotelübernachtungen, z. B. im deutschsprachigen benachbarten Ausland bzw. in Hotels mit vereinbartem Inklusivpreis, oder eines Sammelpostens neben den Übernachtungskosten, in dem auch die Kosten des Frühstücks enthalten sind, ist - wie bisher - § 6 Abs. 2 BRKG ebenfalls zu beachten. Sammelposten in diesem Sinne sind nach Ziffer 16 des vorgenannten Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen Rechnungspositionen, welche neben anderen nach dem BRKG erstattbaren Ausgaben im Zusammenhang mit dem Hotelaufenthalt auch die Kosten für das Frühstück enthalten.

Lediglich in den Fällen, in denen weder eine Arbeitgeberveranlassung noch ein Inklusivpreis oder ein Sammelposten vorliegt, können bei der Reisekostenabrechnung nur die Kosten als Übernachtungskosten erstattet werden, die als solche ausgewiesen sind. Die Kosten für Verpflegung, auch für das Frühstück, sind aus dem zustehenden Tagegeld zu bestreiten.

Das Bundesministerium des Innern hat mit seinem Rundschreiben - D 6 - 222 114/13 - vom 31. März 2010 eine inhaltsgleiche Regelung getroffen.

Es wird gebeten, dieses Schreiben allen Dienstreisenden in geeigneter Weise bekannt zu geben.

Das Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen - 45-FD 2704-7-001/10 - vom 26. Januar 2010 wird aufgehoben.