Historische Fassung Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit des Landes Brandenburg (Aktenordnung SG - AktO-SG) ¹

Inhaltsübersicht

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich
§ 2 Geschäftsjahr, Spruchkörper
§ 3 Aktenzeichen
§ 4 Bildung der Akten
§ 5 Aktendeckel
§ 6 Anlegen und Führen der Akten
§ 7 Beiakten
§ 8 Doppelakten
§ 9 Wiederaufnahmeverfahren, Zurückverweisungen, sonstige Erklärungen
§ 10 Akten bei Verbindung und Trennung
§ 11 Verlust von Akten, Ersatzakten
§ 12 Blattsammlungen
§ 13 Behandlung und Verwahrung der Akten
§ 14 Versenden von Akten und Schriftstücken, Gewährung von Akteneinsicht, Abgabe von Akten
§ 15 Fristen und Termine
§ 16 Abschluss und Weglegen der Akten
§ 17 Register, Kalender und Verzeichnisse
§ 18 Führung der Register
§ 19 Prozessregister
§ 20 Allgemeines Register
§ 21 Namenverzeichnis
§ 22 Verhandlungskalender
§ 23 Schlussbestimmungen
§ 24 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Anlagen

Anlage I Registerzeichen (§ 3 Abs. 3)
Anlage II Zusatzbuchstaben (§ 3 Abs. 3)

§ 1
Gegenstand und Geltungsbereich

(1) Diese Anweisung regelt die Behandlung des Schriftgutes in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register und Verzeichnisse.

(2) Das Schriftgut in Justizverwaltungsangelegenheiten wird nach dem für die Justizbehörden verbindlichen Generalaktenplan geführt. Die Führung der Personalakten richtet sich nach den dafür erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 2
Geschäftsjahr, Spruchkörper

(1) Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

(2) Spruchkörper im Sinne dieser Regelung sind sowohl die Kammern der Sozialgerichte als auch die Senate des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg.

§ 3
Aktenzeichen

(1) Jede Rechtssache erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Schriftsätze und sonstigen Bestandteile zu führen sind. Das Aktenzeichen ist zugleich die Geschäftsnummer. Es ist auf jedem Schriftstück, insbesondere auf jedem Eingang anzubringen, wenn es nicht schon angegeben ist.

(2) Das Aktenzeichen wird gebildet aus:

1. dem Kennzeichen des Gerichts („S“ für Sozialgericht, “L“ für Landessozialgericht),
2. der Ordnungsnummer des zuständigen Spruchkörpers,
3. dem Registerzeichen in Großbuchstaben,
4. der laufenden Nummer der Sache,
5. den beiden Endziffern des Jahres, in dem die Klage, das Rechtsmittel oder der sonstige Antrag eingegangen ist beziehungsweise den beiden Endziffern des Jahres, in dem das Verfahren an einen anderen Spruchkörper abgegeben oder übertragen wurde, getrennt durch einen Schrägstrich von der laufenden Nummer der Sache,
6. gegebenenfalls nachzustellenden Zusatzbuchstaben (vgl. Absatz 5).

Die einzelnen Merkmale des Aktenzeichens werden durch ein Leerzeichen getrennt.

(3) Die Registerzeichen ergeben sich aus der Anlage I, die Zusatzbuchstaben aus der Anlage II.

(4) Die in Verfahren vor dem Landessozialgericht anfallenden Vorgänge werden unter dem besonderen Aktenzeichen dieser Instanz geführt. Auf jeder Beschwerde- oder Berufungsentscheidung ist unter dem Aktenzeichen der zweiten Instanz auch das erstinstanzliche Aktenzeichen in Bruchform anzugeben. Dem Aktenzeichen der ersten Instanz wird dabei in Klammern ein Kürzel für den Gerichtsort angefügt („B“ für Berlin; “C“ für Cottbus; “F“ für Frankfurt (Oder); “N“ für Neuruppin; “P“ für Potsdam).

(5) Bestimmte Geschäftsvorgänge sind nach Maßgabe der Anlage II mit Zusatzbuchstaben zu kennzeichnen, die der Jahreszahl des Aktenzeichens folgen. Diese Buchstaben kennzeichnen eine besondere Verfahrensart und/oder das Fachgebiet beziehungsweise präzisieren das Fachgebiet des Streitgegenstandes.

1. In Nichtzulassungsbeschwerden und Verfahren des einstweiligen Rechtsschutzes werden folgende Vermerke dem Jahrgang und gegebenenfalls der Bezeichnung der Sachart(en) nachgestellt:
   • Nichtzulassungsbeschwerde: NZB
   • Einstweiliger Rechtsschutz: ER
2. In Beschwerdeverfahren („B“) wird die Bezeichnung der Sachart(en) dem Jahrgang nachgestellt.

(6) Wird dem Landessozialgericht eine Beschwerde zur Entscheidung vorgelegt, so erhält diese - unabhängig von dem jeweiligen Fachgebiet - das Registerzeichen B. Abweichend von Absatz 2 wird in diesem Fall das Fachgebietsregisterzeichen an die Jahreszahl angehängt.

(7) Bei Zusammentreffen von Registerzeichen und Zusatzbuchstaben hinter der Jahreszahl gilt für die Reihenfolge der Buchstaben Folgendes:

• Die für die Verteilung auf die Fachkammern und Fachsenate relevanten Sachgebietsregisterzeichen stehen hinter der Jahreszahl an erster Stelle.
• Es folgen die gesondert statistisch zu erfassenden Zusätze NZB (Nichtzulassungsbeschwerde) beziehungsweise ER (Einstweiliger Rechtsschutz),
• nschließend gegebenenfalls ein Zusatz für die Trennung.

(8) Wird dem Verfahren über eine Nichtzulassungsbeschwerde (NZB) gemäß § 145 Abs. 5 SGG bei dem Landessozialgericht stattgegeben, wird das NZB-Verfahren erledigt. Für das Berufungsverfahren wird ein neues Aktenzeichen vergeben.

(9) Gehen bereits registrierte Verfahren infolge Änderung der Geschäftsverteilung in die Zuständigkeit eines anderen Spruchkörpers über, erhalten die Verfahren ein neues Aktenzeichen. Die ursprünglichen Verfahren sind nach § 4 der Statistikanordnung zu erledigen.

(10) Bei Doppelakten (§ 8) wird dem Aktenzeichen eine “II“ hinzugefügt.

(11) Jede Änderung des Aktenzeichens - z. B. durch Geschäftsverteilungsplan - ist den Beteiligten mitzuteilen.

§ 4
Bildung der Akten

(1) Für jedes selbständige Verfahren ist eine besondere Akte anzulegen, in der die Schriftstücke zu diesem Verfahren nach dem Tage ihres Eingangs bei der Geschäftsstelle eingeordnet werden. Briefumschläge, in denen sich Klage-, Antrags- oder Rechtsmittelschriften befunden haben, sind zu den Akten zu nehmen. Die Akten werden als feste Bände (Aktendeckel) oder als Blattsammlungen geführt. Sie sollen nicht mehr als 200 Blätter umfassen.

(2) Die Verfahrensakten der ersten Instanz werden im Berufungsrechtszug weitergeführt. Hinter dem letzten Blatt der Akten des Sozialgerichts ist ein festes Trennblatt einzuheften. Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem zu schließenden Band zu vermerken. In diesem Fall sind die einzelnen Bände auf dem Aktendeckel mit fortlaufenden römischen Zahlen zu bezeichnen. Wird in der Berufungsinstanz ein neuer Aktendeckel angelegt, ist auch er Bestandteil der Akten des Sozialgerichts.

(3) Bei der Anlage einer Blattsammlung für Anträge auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe ist Nummer 2.1 der Durchführungsbestimmungen zum Prozesskostenhilfegesetz - DB-PKHG - in der jeweils geltenden Fassung zu beachten. Zur Überwachung der rechtzeitigen und vollständigen Rateneingänge ist in der Blattsammlung ein Nachweis entsprechend Nummer 2.3 der DB-PKHG fortlaufend zu führen.

(4) Die in einer Rechtssache anfallenden Kostenvorgänge, Zahlungsanzeigen und sonstige Nachrichten der Landeskasse sowie Vorgänge im Zusammenhang mit der Abrechnung von Kostenvorschüssen nach § 109 SGG werden als Blattsammlung in einem gesonderten Kostenheft bei der jeweiligen Verfahrensakte geführt oder sind der Akte vorzuheften. Eine Blattsammlung ist in gleicher Weise wie die Verfahrensakte zu ordnen und zu foliieren.

(5) Vorgänge, die bei der Vollstreckung von Ordnungsgeldern usw. entstehen, können in einem gesonderten Vollstreckungsheft als Blattsammlung geordnet werden. Nach Erledigung der Vollstreckungsvorgänge ist die Blattsammlung der jeweiligen Verfahrensakte beizufügen.

§ 5
Aktendeckel

(1) Auf dem Aktendeckel sind das Gericht und die Verfahrensbeteiligten entweder handschriftlich in Kurzform oder durch ein aufzuklebendes Etikett anzugeben. Die genauen Daten ergeben sich aus dem Stammdatenblatt (§ 6 Abs. 2). Ferner sind Aktenzeichen an der durch einen Aufdruck gekennzeichneten Stelle anzubringen.

(2) Auf den Aktendeckeln, die in der Berufungsinstanz neu angelegt werden, ist auch das erstinstanzliche Aktenzeichen zu vermerken.

(3) Alle vorgedruckten Vermerke auf den Außen- und Innenseiten der Aktendeckel sind immer auszufüllen, sofern der Sachverhalt gegeben ist. Dabei ist besonders zu beachten, dass Einträge zu Kostensachen und zu zurückzureichenden Originalunterlagen vorgenommen werden. Kleinbeträge, deren Einziehung oder Auszahlung nach den über die Behandlung solcher Beträge erlassenen Bestimmungen einstweilen vorbehalten bleibt, sind zu vermerken.

(4) Muss ein Aktenumschlag ersetzt werden, sind alle für das weitere Verfahren nicht entbehrlichen Vermerke auf den neuen Aktenumschlag zu übertragen.

(5) Tritt während des Verfahrens bei einem Beteiligten eine Rechtsnachfolge ein, ist der Aktendeckel und das Stammdatenblatt entsprechend zu berichtigen. Die Blattzahl des Schriftstücks, aus der sich die Rechtsnachfolge ergibt, ist dabei anzugeben.

(6) Sind Akten oder Aktenteile von der Akteneinsicht ausgeschlossen, ist auf dem Aktendeckel ein Aufkleber oder auffälliger Vermerk mit entsprechendem Hinweis anzubringen.

§ 6
Anlegen und Führen der Akten

(1) Prozessakten, Akten in Verfahren des einstweiligen Rechtsschutzes sowie Akten über Beweissicherungsverfahren werden in geeigneten Aktenheftern geführt.

(2) Die näheren Angaben sowohl zu natürlichen als auch zu juristischen Personen sind auf einem Stammdatenblatt zu notieren, das handschriftlich oder im EDV-System erstellt und der Prozessakte vorgeheftet wird. Das Stammdatenblatt enthält alle für die Korrespondenz erforderlichen Daten der Prozessbeteiligten:

• die vollständige Anschrift der Beteiligten (Kläger, Beklagte, Beigeladene),
• falls bekannt und soweit erforderlich die Geburtsdaten und gegebenenfalls das Sterbedatum der natürlichen Personen,
• soweit vorhanden das Aktenzeichen der Beteiligten,
• gegebenenfalls die Prozessbevollmächtigten,
• gegebenenfalls die gesetzlichen Vertreter und
• den Hinweis auf das Vorliegen erforderlicher Vollmachten oder gegebenenfalls der Bestallungsurkunden (die Blattzahlen sind zu ergänzen).

(3) Änderungen oder Ergänzungen von Stammdaten sind im EDV-System zu erfassen und auf den Stammdatenblättern handschriftlich zu vermerken beziehungsweise neu auszudrucken und vorzuheften.

(4) Der Akte ist darüber hinaus eine Aufstellung vorzuheften, die die Aktenzeichen der abgeschlossenen beziehungsweise der weiteren anhängigen Verfahren des Klägers/Antragstellers beim jeweiligen Gericht enthält. Das Ergebnis des Verfahrensausgangs kann mit angegeben werden.

(5) Alle Blätter einer Akte sind rechts oben auf der Vorderseite mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen.

(6) Zustellungsnachweise sind unmittelbar hinter der Entscheidung beziehungsweise Verfügung einzuordnen, zu der sie gehören. Wenn Zustellungsnachweise in einer Sache mit vielen Beteiligten in großer Zahl anfallen, können sie zu einem Sonderheft vereinigt werden, auf das bei der Zustellungsverfügung und auf dem Aktendeckel hinzuweisen ist.

(7) Zu den Akten eingereichte Originalunterlagen, die später wieder zurückzugeben sind oder die sich zum unmittelbaren Einheften nicht eignen, sind in einem einzuheftenden Umschlag aufzubewahren. Der Name des Einsenders/der Einsenderin, der genaue Inhalt sowie das Aktenzeichen sind auf diesem Umschlag zu vermerken. Die Rückgabe der Unterlagen ist von der Geschäftsstelle auf dem Umschlag zu bescheinigen. Das Gleiche gilt für die vorübergehende Entnahme einzelner oder aller Unterlagen. In diesem Falle ist auch ein Hinweis über deren Verbleib anzubringen.

(8) Schriften, Abbildungen oder sonstige Unterlagen, die sich für ein Einheften nicht eignen, sind entsprechend § 5 Abs. 3 einzutragen und gesondert sowie besonders gekennzeichnet aufzubewahren und gegen Verlust und Beschädigung zu schützen.

(9) Röntgenbilder sind besonders sorgfältig zu behandeln. Sie sind bei Eingang von der Geschäftsstelle in Röntgenbildtaschen zu nehmen und in Röntgenbildschränken aufzubewahren. Röntgenbilder verschiedener Einsender in derselben Angelegenheit sind innerhalb der Tasche in getrennte Umschläge zu nehmen. Auf den Taschen sind Aktenzeichen, Einsender und Anzahl der darin aufbewahrten Bilder anzubringen. Bei der Versendung von Röntgenbildern während des Verfahrens sind diese in der Versendungsverfügung und dem Versendungsbeleg nach Anzahl und Einsender genau aufzuführen. Nach Verfahrensabschluss sind die Röntgenbilder grundsätzlich an die Einsender oder sonstige Berechtigte zurückzugeben.

(10) Verwaltungsvorgänge - insbesondere solche, die in einer Dienstaufsichtssache anfallen - dürfen nicht zu Verfahrensakten genommen werden. Sie sind zu den betreffenden Sammelakten der Gerichtsverwaltung zu nehmen.

(11) Für sonstige Geschäftsvorgänge (z. B. Vorgänge zur Ladung ehrenamtlicher Richter) werden gesondert Sammelakten angelegt.

§ 7
Beiakten

(1) Zum Verfahren beigezogene Akten und andere Unterlagen, die nicht Bestandteil der Verfahrensakten werden, sind so zu kennzeichnen, dass die Zugehörigkeit zu der Verfahrensakte jederzeit erkennbar ist. Die Beiziehung ist in der Verfahrensakte an den hierfür vorgesehenen Stellen zu vermerken.

(2) In Beschwerde- oder Antragsverfahren entstandene Blattsammlungen werden nach deren Erledigung den jeweiligen Verfahrensakten beigefügt.

§ 8
Doppelakten

(1) Wird ein Rechtsstreit auf Berufung oder Revision gegen ein Teilurteil bei dem Gericht der höheren Instanz anhängig und soll das Verfahren im Übrigen gleichzeitig in der unteren Instanz fortgeführt werden, so können auf Anordnung der/des Vorsitzenden Doppelakten angelegt werden. Das Verfahren ist erst auf Anordnung der/des Vorsitzenden in den Hauptakten fortzuführen. Die Doppelakten werden mit den Hauptakten nicht vereinigt, sondern diesen nach Beendigung der getrennten Führung geschlossen beigefügt.

(2) Die Anlegung von Doppelakten ist auf dem Aktendeckel der Hauptakte zu vermerken.

(3) Mit dem zu Nichtigkeits- und Restitutionsklagen anfallenden Schriftgut werden besondere Akten gebildet. Die Akten des früheren Verfahrens sind geschlossen beizufügen. Durch einen Vermerk auf beiden Aktenumschlägen ist der Zusammenhang kenntlich zu machen.

§ 9
Wiederaufnahmeverfahren, Zurückverweisungen, sonstige Erklärungen

(1) Wird ein Verfahren wieder aufgenommen, wird das Wiederaufnahmeverfahren neu erfasst. Ebenso ist zu verfahren, wenn eine Entscheidung aufgehoben und die Sache zurückverwiesen wird.

(2) Wird ein Vergleich, eine Rücknahme oder eine abgegebene Erklärung zur Annahme eines Anerkenntnisses beziehungsweise zur Erledigung des Rechtsstreites angefochten, ist entsprechend Absatz 1 zu verfahren.

(3) Die Eintragungen im Prozessregister und auf den Akten erhalten gegenseitige Hinweise.

(4) Die Akten des vorangegangenen Verfahrens sind als Beiakten beizufügen, sofern sie nicht als Hauptakten weitergeführt werden.

§ 10
Akten bei Verbindung und Trennung

(1) Werden Verfahren zur gemeinsamen Verhandlung und Entscheidung verbunden, so bestimmt die/der Vorsitzende, welche Akte fortzuführen ist. Fehlt eine solche Anordnung, so wird das Verfahren mit dem ältesten Aktenzeichen fortgeführt. Die anderen Akten erhalten auf dem Aktendeckel den Vermerk “verbunden mit Az. ...“ und verbleiben bei den weiterzuführenden Akten als Beiakten. Auf den Aktendeckeln und in den Verfahrensregistern ist gegenseitig auf die Verbindung hinzuweisen.

(2) Wird die Verbindung aufgehoben (§ 113 Abs. 2 SGG), so werden die Akten wieder selbstständig unter einem neuen Aktenzeichen weitergeführt.

(3) Ordnet das Gericht in einem Verfahren eine getrennte Verhandlung und Entscheidung an, wird das abgetrennte Verfahren wie ein Neueingang behandelt. Die neue Akte beginnt mit einer beglaubigten Abschrift des die Trennung anordnenden Beschlusses und ist dem übrigen Schriftwerk vorzuheften. Prozessregister und Aktenumschläge sind mit Hinweisen zu versehen. Gegebenenfalls sind anhand der Ursprungsakte auf Weisung des Richters Abschriften oder Ablichtungen zu fertigen und zu den neuen Akten zu nehmen.

§ 11
Verlust von Akten, Ersatzakten

Sind Akten verloren gegangen oder nicht auffindbar, so ist unverzüglich der/die Vorsitzende und die Geschäftsleitung beziehungsweise die Gerichtsleitung zu unterrichten. Es sind Ersatzakten anzulegen, die auf ihrem Umschlag deutlich als solche zu kennzeichnen sind. Die Anlegung der Ersatzakten ist im Register zu vermerken. Finden sich die Akten wieder an, so sind die Ersatzakten aufzulösen; ihr Inhalt ist, soweit es sich nicht um rekonstruierte Bestandteile handelt, zu den Akten zu nehmen, die Blattzahlen sind zu berichtigen. Die Ersatzakten sind sodann als Doppelakten zu behandeln.

§ 12
Blattsammlungen

(1) Die als Blattsammlung anzulegenden Akten bedürfen keiner Hülle und keiner Blattzahlen, wenn sie nur eine geringfügige Anzahl von Schriftstücken enthalten, ansonsten sind sie mit Hüllen und Blattzahlen zu versehen. Geht eine Blattsammlung aus dem Allgemeinen Register (AR) in ein anderes Verfahren über, wird die Blattsammlung der anzulegenden oder bereits bestehenden Prozessakte beigefügt.

(2) Blattsammlungen in Kostenrechtsstreiten sind Ablichtungen der angefochtenen Entscheidung des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle und die dieser Entscheidung zugrunde liegenden Aktenvorgänge des Hauptsacheverfahrens beizufügen. Dies gilt auch für Blattsammlungen in Beschwerdesachen, die nach der Abhilfeentscheidung dem zuständigen Spruchkörper zur Entscheidung vorgelegt werden.

(3) Blattsammlungen in Rechtshilfeersuchen sind nach deren Erledigung mit den Akten des ersuchenden Gerichts beziehungsweise der ersuchenden Behörde an diese zurückzusenden. Müssen ausnahmsweise vom ersuchten Gericht einzelne Schriftstücke zurückbehalten werden, sind diese als Blattsammlung zu archivieren; im Register ist ein Hinweis auf den Verbleib aufzunehmen.

(4) Sind Akten von einem Rechtshilfegericht an ein weiteres, ebenfalls um Rechtshilfe ersuchtes Gericht weiterzugeben, hat die erste Stelle den Beteiligten oder deren Bevollmächtigten von der Weitergabe unverzüglich und unmittelbar Abschriften der Niederschrift zuzuleiten.

§ 13
Behandlung und Verwahrung der Akten

(1) Die Geschäftsstelle hat den Verbleib der Akten und Aktenbestandteile nachzuweisen. Das gilt auch für beigezogene Akten und zurückzugebende Unterlagen. Die Kontrolle des Aktenumlaufs erfolgt nach näherer Weisung durch die Geschäftsleitung.

(2) Die Verfahrensakten werden von der Geschäftsstelle nach Spruchkörpern getrennt in Aktenfächern beziehungsweise -schränken aufbewahrt. Sie sind nach Sachgebieten, Geschäftsjahren und Geschäftsnummern zu ordnen. Außerhalb der Geschäftsstelle dürfen Akten und Schriftstücke nur zur Bearbeitung verbleiben.

(3) Akten dürfen nicht unter persönlichem Verschluss gehalten werden. Sie dürfen nur mit Wissen des zuständigen Geschäftsstellenmitarbeiters aus der Geschäftsstelle mitgenommen werden.

(4) Sammelakten sind nach besonderer Anordnung des Geschäftsleiters aufzubewahren.

§ 14
Versenden von Akten und Schriftstücken, Gewährung von Akteneinsicht, Abgabe von Akten

(1) Werden Verfahrensakten noch laufender Verfahren oder Teile hiervon versandt, so ist dies entsprechend zu vermerken. Es ist eine Restakte (Retent) anzulegen, aus der sich das Aktenzeichen, die Beteiligten, der Empfänger, der Grund der Versendung sowie die eventuell mit übersandten Beiakten ergeben. Dazu ist in der Regel das Ersuchen um Übersendung und die Übersendungsverfügung zu nehmen.

(2) Entsprechend Absatz 1 kann verfahren werden, wenn Akten noch laufender Verfahren vorübergehend als Beiakten zu einem anderen Verfahren desselben Gerichts gegeben werden.

(3) Die bis zur Rückkehr der Akten eingehenden Schriftstücke werden zur Restakte genommen und, soweit erforderlich, zur Bearbeitung vorgelegt.

(4) Die in Prozesskostenhilfeverfahren angelegten und sonstige Blattsammlungen sind ebenfalls bei der Restakte zu verwahren. Sie dürfen nur auf besondere Anordnung des Vorsitzenden/Berichterstatters versandt werden.

(5) Sollen Akten auf richterliche Anordnung zur Einsichtnahme an Beteiligte versandt werden, sind einzelne (Bei-)Akten oder Aktenteile, die nach § 120 Abs.1, 3 und 4 SGG nicht zur Kenntnis gelangen dürfen, herauszunehmen und bis zur Rückkehr der Akten in der Restakte aufzubewahren.

(6) Die Einhaltung der Rücksendefrist ist von der Geschäftsstelle zu überwachen. Akteneinsicht an Gerichtsstelle ist von der Geschäftsstelle zu beaufsichtigen.

(7) Anträge Dritter auf Gewährung von Akteneinsicht, Übersendung von Akten oder Erteilung von Kopien in anhängigen Verfahren legt die Geschäftsstelle mit den Akten zur Entscheidung der/dem zuständigen Richterin/Richter vor. Hierbei sind die besonderen Vorschriften zum Schutz der Sozialdaten zu beachten (§§ 67 ff. SGB X).

(8) In abgeschlossenen Verfahren entscheidet die Gerichtsleitung auch bei Ersuchen der Verfahrensbeteiligten. Dieser Entscheidung bedarf es nicht bei Anforderungen durch das Landessozialgericht.

(9) Die endgültige Abgabe von Verfahrensakten an einen anderen Spruchkörper desselben Gerichts oder als Beiakten an ein anderes Gericht oder eine Behörde ist im Register zu vermerken. Restakten werden nicht angelegt.

(10) Wird ein Verfahren an ein anderes Sozialgericht verwiesen, werden sämtliche Aktenteile an dieses abgegeben mit der Aufforderung, das dortige Aktenzeichen mitzuteilen. Im Register sind die Abgabeentscheidung und der Tag der tatsächlichen Abgabe zu vermerken. Nach Bekanntgabe des Aktenzeichens des empfangenden Gerichts ist auch dieses nachzutragen. Alle nach Abgabe eingehenden Schriftsätze werden urschriftlich an das zuständige Sozialgericht weitergeleitet.

§ 15
Fristen und Termine

(1) Fristen sind durch Führung eines Fristenkalenders zu überwachen. Daneben soll auf den Akten an der vorgesehenen Stelle die jeweils letzte verfügte Vorlagefrist vermerkt werden.

(2) Wiedervorlagen sind termingerecht von der Geschäftsstelle vorzulegen.

(3) Die für die Durchführung eines Sitzungstermins bestimmten Verfahren sind in der Geschäftsstelle gesondert nach Terminstagen zu sammeln. Entscheidungsreife Verfahren können ebenfalls gesondert gesammelt werden.

(4) Vor einer Sitzung ist den Mitgliedern des Spruchkörpers ein Terminsverzeichnis, das die Namen der mitwirkenden Richter, der ehrenamtlichen Richter und gegebenenfalls der Urkundsbeamtin/des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle sowie der Beteiligten enthält, zur Sitzung vorzulegen; am Eingang zum Sitzungssaal ist ein Terminsverzeichnis auszuhängen.

§ 16
Abschluss und Weglegen der Akten

(1) Sobald ein Verfahren erledigt ist oder als erledigt zu behandeln ist, ist die Akte von der Geschäftsstelle wegzulegen. War die Akte im Rechtsmittelverfahren, ist sie dem zuständigen Sozialgericht zum Weglegen zu übersenden.

(2) Ein Verfahren ist erledigt, wenn es im Rechtszug durch Urteil, verfahrensbeendenden Gerichtsbescheid, Beschluss, Vergleich, angenommenes Anerkenntnis, Rücknahme oder übereinstimmende Erledigungserklärung der Beteiligten beendet worden ist.

(3) Ein Verfahren ist auf Anordnung der/des Vorsitzenden als erledigt zu behandeln, wenn es

• kraft Gesetzes oder auf Grund einer Entscheidung des Gerichts sechs Monate lang unterbrochen oder ausgesetzt war oder geruht hat (§§ 239 ff. ZPO),
• wegen eines Vorlagebeschlusses an das Bundesverfassungsgericht oder den Europäischen Gerichtshof sechs Monate lang nicht betrieben worden ist oder
• länger als sechs Monate nicht betrieben werden konnte, weil die ladungsfähige Anschrift eines Verfahrensbeteiligten nicht festgestellt werden konnte und die Verfahrensgegnerin/der Verfahrensgegner schriftlich zugestimmt hat.

(4) Vor dem Weglegen sind die Akten dem Kostenbeamten zur Prüfung vorzulegen, ob die Kosten rechtzeitig und vollständig berechnet, erhoben oder zurückgezahlt sind. Der Kostenbeamte bescheinigt die Prüfung unter Angabe des Datums und der Amtsbezeichnung auf dem Aktenumschlag unter Bezeichnung des letzten Aktenblatts.

(5) Auf dem Aktendeckel ist das Jahr der Weglegung und die Aufbewahrungsfrist zu vermerken. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach den für die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit geltenden Aufbewahrungsbestimmungen. Weiterhin ist ein Hinweis auf die Archivwürdigkeit (Landesarchiv) anzubringen. Die Entscheidung darüber trifft die/der Vorsitzende.

(6) Beiakten und weitere Unterlagen, soweit diese nicht bei den Verfahrensakten verbleiben, sind zurückzugeben, bei Erledigung durch Urteil jedoch nicht vor Ablauf der Rechtsmittelfrist. Die Verwaltungsakten der Beteiligten sind schon vor Ablauf der Rechtsmittelfrist der zuzustellenden Entscheidung beizufügen.

§ 17
Register, Kalender und Verzeichnisse

(1) Es sind zu führen:

1. Prozessregister
2. Allgemeines Register (AR)
3. Namenverzeichnis
4. Verhandlungskalender
5. Fristenkalender

Weitere Register können auf Anordnung der Gerichtsleitung geführt werden (z. B. Register für Rechtshilfesachen (RH)).

(2) Die Register werden elektronisch geführt. Die Gerichtsleitung kann bestimmen, dass die Register zentral an einer Stelle geführt werden.

(3) Für jede Sachart (Anlage I) ist nur ein Register zu führen. Das gilt auch bei Zuständigkeit mehrerer Spruchkörper.

(4) Die Register werden für jedes Kalenderjahr (Geschäftsjahr) geführt.

§ 18
Führung der Register

(1) Die Register müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

1. Laufende Nummer,
2. Tag des Eingangs bei Gericht,
3. Name des Klägers, Antragstellers usw.,
4. Bemerkungen.

(2) Jeder Jahrgang der Register wird - beginnend mit der Lfd. Nr. 1 - fortlaufend nummeriert. Hängt die Zuständigkeit eines Spruchkörpers von den Endziffern der laufenden Nummern eines Registers ab, so sind die Eingänge eines Tages grundsätzlich in alphabetischer Reihenfolge zu erfassen. Maßgebend ist, und zwar auch in zweiter Instanz, der Familienname - hilfsweise der Vorname - des Klägers beziehungsweise Antragstellers oder Beschwerdeführers. Die Gerichtsleitung kann die Erfassung von Anträgen und Beschwerden im einstweiligen Rechtsschutz abweichend regeln.

§ 19
Prozessregister

(1) In dem Prozessregister sind alle Klage-, Rechtsmittel- und Antragsverfahren zu erfassen, soweit sie nicht in einem anderen Register zu erfassen sind.

(2) Als Neueingänge sind auch zu erfassen:

• Verfahren über Anträge auf Fortsetzung eines Verfahrens, das gemäß § 16 Abs. 3 als erledigt behandelt worden ist,
• Verfahren über Anträge auf Fortsetzung eines Verfahrens, das aufgrund eines Vergleichs, eines angenommenen Anerkenntnisses, einer Rücknahme einer Klage oder Berufung, einer beiderseitigen Erledigungserklärung oder einer Verweisung an ein anderes Gericht als erledigt angesehen worden ist,
• Verfahren über Anträge auf Fortsetzung eines Verfahrens nach Anhörungsrüge gemäß § 178a SGG,
• Wiederaufnahmeanträge,
• Verfahren, die zurückgewiesen worden sind.

In die Prozessregister sind entsprechende gegenseitige Hinweise aufzunehmen.

(3) Wie Hauptsacheverfahren werden erfasst:

• Anträge auf Anordnung, Aussetzung oder Wiederherstellung der sofortigen Vollziehung (§ 86b Abs. 1 SGG) und deren Beschwerdeverfahren sowie
• Anträge auf Erlass einer einstweiligen Anordnung (§ 86b Abs. 2 SGG) und deren Beschwerdeverfahren.
• Das gilt auch für vor Klageerhebung gemäß § 86b Abs. 3 SGG gestellte Anträge.

(4) Das Erfassen unterbleibt

• bei Verfahren, die nach Erlass eines Vorbehaltsurteils (§ 202 SGG in Verbindung mit § 302 ZPO) im Nachverfahren weiter betrieben werden,
• bei Beschwerden und Erinnerungen, soweit bei dem Gericht, dessen Entscheidung angefochten wird, über die Abhilfe entschieden wird,
• bei Eingang eines Antrags auf Bewilligung von Prozesskostenhilfe, sofern die Sache bereits anhängig ist oder gleichzeitig anhängig wird.

(5) Soweit ein gesondertes Rechtshilferegister geführt wird (§ 17 Abs. 1), werden darin alle Rechts- und Amtshilfeersuchen anderer Gerichte und Behörden erfasst.

§ 20
Allgemeines Register

(1) Im Allgemeinen Register werden folgende Geschäftsvorgänge eingetragen, sofern sie nicht nach besonderer Anordnung der Gerichtsleitung gemäß § 19 Abs. 1 in das Prozessregister einzutragen sind:

1. Rechts- und Amtshilfeersuchen (soweit nicht im Verfahrensregister oder in einem gesonderten Rechtshilferegister gemäß § 18 Abs. 1 Nr. 4 erfasst),
2. Beweissicherungsverfahren,
3. Eingänge, bei denen es zweifelhaft ist, ob sie zu bereits bestehenden oder noch anzulegenden Akten gehören oder in welches andere Prozessregister sie einzutragen sind,
4. Eingänge, die ohne Verfügung in der Sache an ein anderes Gericht oder eine Behörde abzugeben sind.

(2) Die Erfassung im Allgemeinen Register schließt die Erfassung in einem anderen Register aus, solange die Sache im Allgemeinen Register geführt wird.

§ 21
Namenverzeichnis

Das Namenverzeichnis zu den Registern wird für alle Abteilungen der Geschäftsstellen zentral geführt. Es ist alphabetisch, und zwar nach den Namen der Kläger beziehungsweise der Antragsteller, zu ordnen.

§ 22
Verhandlungskalender

(1) In den Verhandlungskalender werden Termine zur mündlichen Verhandlung, Beweisaufnahme, Verkündung einer Entscheidung, Erörterung des Sachverhalts und in Rechtshilfeangelegenheiten sowie Sitzungen zur Entscheidung ohne mündliche Verhandlung eingetragen.

(2) Der Verhandlungskalender kann elektronisch geführt werden. Manuell ist er jahrgangsweise von jeder Abteilung der Geschäftsstelle nach Spruchkörpern getrennt zu führen. Auf Anordnung der Geschäftsleitung können die Verhandlungskalender von Spruchkörpern, denen dieselben Berufsrichter angehören, zusammengefasst werden.

§ 23
Schlussbestimmungen

(1) Anordnungen der Gerichtsleitung zur geschäftlichen Behandlung von Vorgängen gelten weiter, soweit diese Anweisung ihnen nicht entgegensteht. Erscheinen Abweichungen von den Vorschriften dieser Anweisung erforderlich, so sind die Gerichtsleitungen ermächtigt, ergänzende Anordnungen zu erlassen.

(2) Allgemeine Anordnungen zur Durchführung dieser Anweisung, insbesondere zur Klärung von Zweifelsfragen und zur Erzielung einer einheitlichen Registerführung, sind der Senatsverwaltung für Justiz des Landes Berlin sowie dem Ministerium der Justiz des Landes Brandenburg zur Kenntnis zu bringen.

§ 24
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Aktenordnung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2007 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2011 außer Kraft.

Anlage I

Registerzeichen

Anlage II

Zusatzbuchstaben

¹ Die Senatsverwaltung für Justiz des Landes Berlin erlässt mit dieser Allgemeinen Verfügung übereinstimmende Verwaltungsvorschriften für das Sozialgericht des Landes Berlin, die mit Wirkung vom 1. Januar 2007 in Kraft treten.

Soweit diese Allgemeine Verfügung auch besondere Regelungen für das Sozialgericht des Landes Berlin enthält, tragen diese nur nachrichtlichen Charakter.

² nur für Brandenburg

³ nur für Berlin