Historische Fassung Führung der Personalakten

A. Allgemeines

1. Personalakten sind über jeden im Dienst befindlichen Richter, Beamten, Angestellten und Arbeiter zu führen.
   1. In die Personalakten gehören alle Vorgänge, die die Dienstkräfte in ihrem Beamten- oder Arbeitsverhältnis betreffen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, dem Geschehensablauf entsprechendes Bild der Persönlichkeit der Dienstkräfte und der Gestaltung der Beamten- oder Arbeitsverhältnisse geben.
   2. Nicht in die Personalakten gehören Vorgänge, die besonderen, von der Person und dem Beamten- oder Arbeitsverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen. Diese Vorgänge sind in Sachakten einzuordnen, die insbesondere geführt werden über
      
      • Prüfungen,
      • Personalplanung,
      • Ausleseverfahren,
      • Stellenbewertungen,
      • Aussagegenehmigungen,
      • Dienstreisegenehmigungen,
      • Prozeßvollmachten.
   Soweit erforderlich, sind Auszüge, Abschriften oder Kopien aus den Sachakten in die Personalakte zu nehmen. Das gilt insbesondere für die abschließenden Entscheidungen bei Prüfungen und Stellenbewertungen. Von Vorgängen, die sich auf mehrere Dienstkräfte beziehen, sind Auszüge nur zu den jeweiligen Personalakten zu nehmen, soweit sie die personellen und dienstlichen Verhältnisse der einzelnen Dienstkraft betreffen.
2. Personalakten für
   1. die Festsetzung des Besoldungsdienstalters,
   2. die Feststellung des für das Grundgehalt maßgebenden Lebensalters der Richter und Staatsanwälte,
   3. die Feststellung der vergütungsfähigen Stunden und des Stundensatzes für die Mehrarbeitsvergütung,
   4. die Feststellung der Anspruchsvoraussetzungen und der Merkmale für die Gewährung von funktionsgebundenen Stellenzulagen, Erschwerniszulagen, sonstigen Zulagen und sonstigen Vergütungen und, soweit die Anspruchsvoraussetzungen auf Merkmalen beruhen, die nur der personalaktenführenden Stelle bekannt sind, die Festsetzung von Überleitungszulagen und Ausgleichszulagen sowie die erforderliche Feststellung für die Gewährung eines Sonderzuschlages nach der Sonderzuschlagsverordnung gem. § 72 des Bundesbesoldungsgesetzes,
   5. die Feststellung der auf Anwärterbezüge anzurechnenden anderen Einkünfte,
   6. die Entscheidung über die Anrechnung anderer Einkünfte gem. § 9 a Abs. 1 des Bundesbesoldungsgesetzes, mit Ausnahme der Entscheidung darüber, ob und in welchem Umfang wegen der Nichterfüllung von Auflagen im Sinne des § 59 Abs. 5 des Bundesbesoldungsgesetzes die Anwärterbezüge zurückzufordern sind sowie hinsichtlich der Rückforderung von Anwärtersonderzuschlägen gem. § 63 des Bundesbesoldungsgesetzes,
   führt der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts für die Richter, Beamten, Angestellten und Arbeiter der Gerichte der Ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften, der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit, des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg, der Justizvollzugsanstalten, der Jugendarrestanstalten, der Justizakademie des Landes Brandenburg und der Tagungsstätte Wustrau der Deutschen Richterakademie als Besoldungshefte.
3. Personalakten sind zu führen:
   1. bei den oberen Landesgerichten
      aa) über jeden Richter und Beamten des eigenen Gerichts und des Bezirks;
      bb) über Angestellte des Bezirks ab Vergütungsgruppe V b;
      cc) über Angestellte und Arbeiter des eigenen Gerichts;
   2. bei der Generalstaatsanwaltschaft
      aa) über jeden Staatsanwalt und Beamten der eigenen Behörde und des Bezirks;
      bb) über Angestellte des Bezirks ab Vergütungsgruppe V b;
      cc) über Angestellte und Arbeiter der eigenen Behörde;
   3. bei den Landgerichten
      aa) über jeden Richter und Beamten des eigenen Gerichts und des Bezirks;
      bb) über Angestellte des Bezirks ab Vergütungsgruppe V b;
      cc) über Angestellte und Arbeiter des eigenen Gerichts;
      dd) über beauftragte Gerichtsvollzieher, die im Angestelltenverhältnis tätig sind;
   mit Ausnahme der Bediensteten eines mit einem Präsidenten besetzten Amtsgerichts;
   4. bei den Staatsanwaltschaften
      über jeden Staatsanwalt, Beamten, Angestellten und Arbeiter der Behörde;
   5. bei den Amtsgerichten, die mit einem Präsidenten besetzt sind
      aa) über jeden Richter, Beamten, Angestellten und Arbeiter des Gerichts;
      bb) über beauftragte Gerichtsvollzieher des Amtsgerichtsbezirks, die im Angestelltenverhältnis tätig sind;
   6. bei den Amtsgerichten, die nicht mit einem Präsidenten besetzt sind
      über jeden Beamten, Angestellten und Arbeiter des Gerichts;
   7. bei den Justizvollzugsanstalten
      über jeden Beamten, Angestellten und Arbeiter der Behörde einschl. der Zweiganstalten;
   8. bei den Jugendarrestanstalten
      über jeden Beamten, Angestellten und Arbeiter der Behörde;
   9. bei der Justizakademie des Landes Brandenburg
      über jeden Beamten, Angestellten und Arbeiter der Behörde;
   10. bei der Deutschen Richterakademie - Tagungsstätte Wustrau -
       über jeden Beamten, Angestellten und Arbeiter der Behörde;
   11. beim Ministerium der Justiz
       über jeden Beamten und Angestellten - ab Vergütungsgruppe V b - der Justizvollzugsanstalten.
   Bei den übergeordneten Gerichten und Behörden sind - soweit keine Personalakten geführt werden - Sammelakten über das die Angestellten und Arbeiter der nachgeordneten Gerichte und Behörden betreffende Schriftgut zu führen.
4. Über Gerichtspräsidenten, Direktoren der Amtsgerichte und Behördenleiter werden Personalakten nur bei den übergeordneten Gerichten und Behörden geführt.
5. Aus den Prüfungsakten sind eine beglaubigte Abschrift des Prüfungszeugnisses und auszugsweise eine beglaubigte Abschrift des Prüfungsprotokolls für die Personalakten zu fertigen.
6. Die Einordnung der Vorgänge erfolgt in der Reihenfolge ihres Eingangs. Jedes Blatt der Personalakten ist durch eine fortlaufende Zahl zu kennzeichnen.

B. Personalbogen

1. Den Personalakten ist ein Personalbogen (Anlage) mit Lichtbild vorzuheften. Das Lichtbild muß mit eigenhändiger Unterschrift und Angabe des Jahres der Aufnahme versehen sein. Eine beglaubigte Abschrift des Personalbogens ist zu den Personalakten nach Abschnitt A Nr. 2 zu nehmen.
2. Richter, Beamte, Angestellte und Arbeiter haben Veränderungen in ihren persönlichen Verhältnissen, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, alsbald ihrem unmittelbaren Dienstvorgesetzten anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. Anzuzeigen sind insbesondere
   1. Änderungen des Vor- und Zunamens,
   2. Erwerb eines akademischen Grades,
   3. Wohnungsänderungen,
   4. Änderungen des Familienstandes,
   5. Geburts- und Todesfälle von Kindern.
   Alle derartigen Veränderungen sind unverzüglich in den Personalbogen einzutragen.
3. Bei Eintragungen im Personalbogen ist auf die entsprechende Stelle in den Personalakten - ggf. der Beihefte - durch Angabe der Blattzahl zu verweisen.
4. Jede Eintragung im Personalbogen ist laufend den übergeordneten Gerichten bzw. Justizbehörden, die Personalakten führen, sowie dem nach Abschnitt A Nr. 2 zuständigen Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts zwecks Berichtigung oder Ergänzung des dort geführten Personalbogens - ggf. unter Beifügung von beglaubigten Abschriften der Unterlagen - im Bürowege nach folgendem Muster mitzuteilen, soweit nicht über den der Eintragung zugrunde liegenden Anlaß förmlich berichtet wird. Mitteilungen im Bürowege über Erkrankungen sind nur bei Richtern und Beamten des höheren Dienstes und nur dann zu veranlassen, wenn sie länger als eine Woche dauern oder insgesamt 20 Arbeitstage im Kalenderjahr übersteigen.
   
   Geschäftsstelle für Verwaltungssachen
   des .................., den .......
   An die Geschäftsstelle für Verwaltungssachen
   des ...................
   Betr.: Richter am Kreisgericht Karl Müller in .........
   Bezug: AV vom .............
   Anl.: .................
   Im Personalbogen des Vorgenannten ist am ......... vermerkt worden:
   in Spalte ................
   ..........................
   Unterschrift
   ..........................
   Amtsbezeichnung
5. Der Geschäftsstelle des Ministeriums der Justiz ist in entsprechender Anwendung von Nr. 4 durch die Geschäftsstelle des oberen Landesgerichts, der Generalstaatsanwaltschaft jede Eintragung zum Personalbogen anzuzeigen, soweit es sich um Richter und Beamte des höheren Dienstes handelt. Für Justizvollzugsbehörden gilt diese Anzeigepflicht auf den unter A. 2. h) bezeichneten Personalkreis.

C. Beihefte

1. Wiederkehrende Vorgänge gleicher Art sind zu Beiheften zu nehmen. Es sind insbesondere zu führen:
   1. ein Zeugnisheft mit dienstlichen Beurteilungen sowie etwaigen Gegenäußerungen zu dienstlichen Beurteilungen;
      Anträgen auf Änderung dienstlicher Beurteilungen;
      Bescheiden und Widerspruchsbescheiden in bezug auf Beurteilungen;
      verwaltungsgerichtlichen Entscheidungen zu Beurteilungen;
   2. ein Disziplinarheft
      mit den Vorgängen über Disziplinarmaßnahmen;
   3. ein Prozeßheft
      mit den Vorgängen über gerichtliche Verfahren aus dem Dienstverhältnis.
2. Weitere Beihefte können angelegt werden, sofern hierfür ein Bedürfnis besteht (z. B. Besoldungsheft).
3. Die Beihefte sind Bestandteil der Personalakten; ihre Anlegung ist im Personalbogen zu vermerken.
   Nach Tilgung eines Vorgangs ist den Personalakten ein neuer Personalbogen vorzuheften.
4. Das Zeugnisheft (Nr. 1) ist vor dem Personalbogen in die Personalakten einzuheften. Die übrigen Beihefte sind lose in den Personalakten aufzubewahren und im Falle der Versendung der Personalakten insoweit zurückzubehalten, als ein Interesse der anfordernden Stelle an dem Inhalt des Beiheftes nicht anzunehmen ist.
5. Die während des Vorbereitungsdienstes erteilten Zeugnisse sind in einem besonderen Beiheft zu führen.
6. Die Tilgung von Eintragungen in Personalakten richtet sich nach der Tilgungsverordnung.
   
   Die Tilgung obliegt dem unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Hat ein höherer Dienstvorgesetzter die zu tilgende Maßnahme erlassen, so ordnet er die Tilgung an. War ein förmliches Disziplinarverfahren eingeleitet, obliegt die Tilgung der Einleitungsbehörde. Ist die Zuständigkeit des Ministeriums der Justiz gegeben, wird die Tilgung durch die ihm unmittelbar nachgeordnete Behörde veranlaßt.
   
   Ist der Richter oder der Beamte nach Erlaß der zu tilgenden Maßnahme versetzt worden, führt der neue Dienstvorgesetzte die Tilgung durch.

D. Beihilfeakten

Beihilfeakten werden bei der zuständigen Festsetzungsbehörde (Oberfinanzdirektion Cottbus) geführt.

E. Übergangs- und Schlußbestimmungen

1. Die Dauer der Aufbewahrung weggelegter Personalakten, ihre Aussonderung und Vernichtung oder Ablieferung an andere Stellen richtet sich nach den hierzu erlassenen besonderen Vorschriften.
2. Die nach Abschnitt A Ziff. 2a bei den oberen Landesgerichten zu führenden Personalakten werden bis zu deren Errichtung beim Ministerium der Justiz, dort nach Maßgabe der Organisationsverfügungen des Ministers der Justiz beim Aufbaustab Oberlandesgericht geführt.
3. Solange noch keine Landesregelungen zur Tilgung von Eintragungen in Personalakten bestehen, ist insoweit die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Durchführung der Bundesdisziplinarordnung vom 07.11.1967 (GMBl. 1967 S. 486 ff.) anzuwenden.

Der Minister der Justiz
In Vertretung

Dr. Faupel