Historische Fassung Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2005
Landeshaushalt

Für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2005 wird bestimmt, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof:

1. Annahme von Kassenanordnungen

1.1 Allgemeine Regelungen

1.1.1 Kassenanordnungen für das Haushaltsjahr 2005 sind von der Landeshauptkasse sowie der Landesjustizkasse bis zum 22. Dezember 2005 anzunehmen.

1.1.2 Annahmeanordnungen zur Auflösung von Verwahrungen können bis zum 12. Januar 2006 von den Kassen angenommen werden.

1.1.3 Titelverwechslungen, die nicht rechtzeitig erkannt wurden, können noch bis zum 12. Januar 2006 durch Umbuchungen berichtigt werden. Zur Ermittlung gegebenenfalls noch erforderlicher Korrekturbuchungen werden den nicht im HKR-Verfahren bewirtschaftenden Stellen entsprechende Buchungslisten für den Monat Dezember 2005 per 02.01.2006 durch die Landeshauptkasse zur Verfügung gestellt.

1.2 Ausnahmen

1.2.1 Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen zum Kassenverfahren der taggleichen Zahlbarmachung sind bis zum 29. Dezember 2005 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.2 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Gewährleistung der Liquidität des Landes sind bis zum 30. Dezember 2005 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.3 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Ablieferung der Bundesanteile gemäß Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz (AFBG) sind bis zum 09. Januar 2006 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.4 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Abwicklung des Telefonprovidervertrages mit der Deutschen Telekom sind bis zum 13. Januar 2006 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.5 Kassenanordnungen zur Übertragung der nicht in Anspruch genommenen Mittel der Ausgleichsabgabe nach dem Schwerbehindertengesetz in das neue Haushaltsjahr (Kapitel 07 060 Titel 919 70) sind bis zum 20. Januar 2006 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.6 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung von Rücklagen gemäß § 6 Abs. 2 des Haushaltsgesetzes 2005/2006 (HG 2005/2006) - für Ausgaben der Titelgruppe 99 für den Landtag, den Landesrechnungshof und das Verfassungsgericht - sind bis zum 23. Januar 2006 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.7 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung der unter 5.3 genannten Rücklagen sind bis zum 09. Februar 2006 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.8 Kassenanordnungen (Umbuchungen) zur Abbildung der betriebswirtschaftlichen Ergebnisse im Haushalt zur Bildung der Rücklagen der Ämter für Forstwirtschaft gem. Pkt. 5.3 sind bis zum 23. Januar 2006 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.9 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Zahlung des Wohngeldes gemäß Wohngeldgesetz (Kapitel 11 060 Titel 681 00) sind bis zum 23. Dezember 2005 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.10 Über die vorgenannten Termine hinaus sind Auszahlungen nur in absolut unabweisbaren Ausnahmefällen möglich. Hierfür ist ein schriftlicher, von der jeweiligen Hausleitung des jeweiligen Ministeriums gezeichneter Antrag an die Leitung des Ministeriums der Finanzen zu richten.

1.3 Form der Einreichung der Kassenanordnungen

1.3.1 Die genannten Termine beziehen sich auf den Eingang der Kassenanordnungen als Datensatz und - in den besonders geregelten beziehungsweise zugelassenen Fällen - in Papierform.

1.3.2 Die Kassenanordnungen gemäß Nummer. 1.2.6 des Erlasses sind der jeweiligen Kasse sowohl als Datensatz und zusätzlich generell beleghaft (Kassenanordnung in Kopie) einzureichen.

1.4 Übernahme der offenen Sollstellungen im HKR-Verfahren

Für Bewirtschafter, die im HKR-Verfahren arbeiten, ergeht eine gesonderte Regelung zur Übernahme der offenen Sollstellungen in das Haushaltsjahr 2006. Die Listen über nicht realisierte Einnahmen werden diesen Bewirtschaftern durch die Kasse in doppelter Ausführung zu Kontrollzwecken zur Verfügung gestellt. Sie sind mit einem Erledigungsvermerk betreffs Maßnahmen gemäß § 59 LHO zu versehen. Je eine Ausführung der Listen ist an die Kasse zurückzusenden. Die andere Ausführung ist in der Dienststelle für Prüfungszwecke vorzuhalten.

1.5 Übernahme der offenen Sollstellungen im manuellen Verfahren

1.5.1 Die Landeshauptkasse gibt den anordnenden Stellen, die nicht im HKR-Verfahren mitwirken, unerledigte Annahmeanordnungen ab dem 16. Januar 2006 zurück. Den Annahmeanordnungen sind Listen in zweifacher Ausfertigung über nicht realisierte Einnahmen (offene Sollstellungen) beigefügt.

1.5.2 Die Annahmeanordnungen nach Nummer 1.5.1 sind durch die anordnenden Stellen neu für das Haushaltsjahr 2006 zu erstellen und den Kassen bis spätestens zum 31. Januar 2006 zu übergeben. In der HÜL-E für 2005 ist ein Vermerk der Übernahme in das Haushaltsjahr 2006 anzubringen.

1.5.3 Bei Annahmeanordnungen, die im neuen Haushaltsjahr nicht wieder den Kassen zugeleitet werden, sind die Kassen zu unterrichten, ob Maßnahmen nach § 59 LHO eingeleitet wurden. Die entsprechend Nummer 1.5.1 übergebenen Listen über offene Sollstellungen sind nach Anbringen der Erledigungsvermerke (§ 59 LHO) vom Anordnungs-befugten zu unterschreiben und der jeweiligen Kasse zusammen mit den neu erstellten Kassenanordnungen bis zum oben genannten Termin zu übergeben. Eine Ausfertigung der Listen mit Erledigungsvermerken betreffs Maßnahmen gemäß § 59 LHO ist in der Dienststelle für Prüfungszwecke vorzuhalten.

2. Letzter Zahlungstag

2.1 Für die Landeshauptkasse und die Landesjustizkasse ist der 30. Dezember 2005 der letzte Auszahlungstag für das Haushaltsjahr 2005 sowie der 13. Januar 2006 gemäß § 72 Abs. 3 LHO der letzte Einzahlungstag für das Haushaltsjahr 2005.

2.2 Für alle Erhebungsstellen der Finanzämter ist der 29. Dezember 2005 der letzte Zahlungstag für das Haushaltsjahr 2005.

Alle Kontoauszüge und Zahlungseingänge (Nachweisung VZ und Zahlungsmittel) sowie unklare Fälle der EZÜ-Listen, die im Finanzamt am 29.12.2005 bis 12 Uhr vorliegen, sind zur Buchung für das Haushaltsjahr 2005 anzuweisen und bis zum Tagesbuchungsschnitt von der ADVST erfassen zu lassen.

2.3 Abweichend von Nummer 2.1 ist gemäß § 72 Abs. 6 LHO für Kapitel 06 050 Titel 119 50, Titel 119 51 sowie Titel 119 52 (BAföG und AFBG) der 22. Dezember 2005 (Datum Kontoauszug) der letzte Einzahlungstag für das Haushaltsjahr 2005.

3. Abschluss der Kassenbücher

Die Kassenbücher für das Haushaltsjahr 2005 sind bei der Landeshauptkasse aufgrund der besonderen Mitteilung des Ministeriums der Finanzen abzuschließen. Dabei wird darauf hingewiesen, dass auch bei der Landeshauptkasse alle Buchungen (auch Korrekturbuchungen) bis auf genehmigte Ausnahmen (u. a. Buchungen der Rücklagen, letzte Kreditbuchung) bis zum 13. Januar 2006 vorzunehmen sind.

4. Vorlage der Abschlussnachweisungen

4.1 Die Abschlussnachweisungen liegen der Landeshauptkasse vor

4.1.1 in Form einer kumulierten Sachbuchdatei (per 02.01.2006) am 03. Januar 2006, die Abschlussnachweisungen der Landesjustizkasse in Form einer kumulierten Sachbuchdatei zur Erstellung der Landesbuchführung für den Monatsabschluss Dezember 2005 (per 02.01.2006) am 02. Januar 2006,

4.1.2 per Buchungsschluss 13. Januar 2006 (siehe Nummer 3) am 16. Januar 2006

4.1.3 sowie für den Haushaltsvollzug 2005 (per 09.02.2006) am 10. Februar 2006.

4.2 Der Jahresabschluss für die Erhebungsstellen der Finanzämter, der durch das Technische Finanzamt Cottbus am 30. Dezember 2005 erstellt wird, beinhaltet sämtliches Beleggut, das den Kassenbestand bis zum 29. Dezember 2005 dokumentiert (siehe Nummer 2.2). Die Termine der Abteilung 3 des Ministeriums der Finanzen sind zu beachten.

5. Bildung der Rücklagen

5.1 Die für die Berechnung der Rücklagen erforderlichen Buchführungsergebnisse werden den Dienststellen durch die Landeshauptkasse unmittelbar nach Abschluss der Bücher per 13. Januar 2006 zum 16. Januar 2006 zur Verfügung gestellt (Ausdruck der Buchführungsstände - Versendung per Fax oder E-Mail).

5.2 Entsprechend Nummer 1.2.6 des Erlasses sind Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung der Rücklagen gemäß § 6 Abs. 2 des Haushaltsgesetzes 2005/2006 (HG 2005/2006) für Ausgaben der Titelgruppe 99 nur für den Landtag, den Landesrechnungshof und das Verfassungsgericht bis zum 23. Januar 2006 bei der Landeshauptkasse einzureichen.

5.3 Die Bildung der Rücklagen

• gemäß § 5 Abs. 2 und 4 beziehungsweise § 6 Abs. 1 und 3 HG 2005/2006 in Verbindung mit § 4 Abs. 2 des Gesetzes über finanzpolitische Leitlinien und Vorgaben (Artikel 1 des Haushaltssicherungsgesetzes 2003 - HSichG 2003, GVBI. l S. 194) ,
• in Verbindung mit der Umsetzung der Regelungen zur Altersteilzeit/zum Sabbatical,
• gemäß Haushaltsvermerken (z. B. Kapitel 03 020 Titel 633 51, Kapitel 05 302, Kapitel 06 100, Kapitel 10 080)

ist durch den Beauftragten für den Haushalt (BdH) der zuständigen obersten Landesbehörden beziehungsweise des Landtages, des Landesrechnungshofes oder des Landesverfassungsgerichts bis zum 23. Januar 2006 beim Ministerium der Finanzen zu beantragen.

Die Festsetzung der Rücklagen erfolgt durch das Ministerium der Finanzen bis zum 03. Februar 2006.

Entsprechend Nummer 1.2.7 des Erlasses sind Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung der genannten Rücklagen bis zum 09. Februar 2006 bei der Landeshauptkasse einzureichen.

Einzelheiten zur Rücklagenbildung werden in besonderen Verwaltungsvorschriften des Ministeriums der Finanzen zum Ende des Jahres geregelt.

6. Einnahme- und Ausgabeübersichten, Abschlussergebnisse der Finanzkassen, besondere Nachweisungen

6.1 Einnahme- und Ausgabeübersichten

Die zum Jahresabschluss zu erstellenden Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersichten) sind nach Einzelplänen sowie nach Einnahmen und Ausgaben zu trennen.

6.1.1 In den Titelübersichten sind die Summen aller Titel aufzuführen.

6.1.2 Die Titelübersichten sind wie folgt zu bescheinigen:

„Die Titelübersicht wurde auf der Grundlage der in einem automatisierten Buchführungsverfahren gespeicherten Ergebnisse des Sachbuchs Haushalt erstellt.“

6.2 Abschlussergebnisse der Finanzämter

Die Abschlussergebnisse der Erhebungsstellen, sichtbar in den Abschlussübersichten des IABV-Verfahrens, sind der Landeshauptkasse Potsdam durch das Technische Finanzamt Cottbus bis zum 02. Januar 2006 vorzulegen.

Als Anlage zu den Abschlussübersichten ist von den Erhebungsstellen eine Abschlussnachweisung über die Zusammensetzung des Kassenbestandes zu fertigen (Anlage 1). Die Abschlussnachweisung ist vom Bearbeiter und vom Sachgebietsleiter Erhebung mit Unterschrift zu bestätigen und bis zum 03. Januar 2006 an die Landeshauptkasse zu übersenden.

6.3 Zusammenstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben

Zur Unterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis wird den obersten Landesbehörden unmittelbar nach Fertigstellung eine auf der Grundlage des Sachbuchs Gesamthaushalt der Landeshauptkasse gefertigte Zusammenstellung der bei den einzelnen Titeln nachgewiesenen Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben übersandt. Die Mehr- und Mindereinnahmen und -ausgaben sind ausgewiesen. Das kassenmäßige Ergebnis wird in Form der monatlichen Dateien der Haushaltsinformation bereitgestellt. Diese Dateien sind mit „Endgültiger Jahresabschluss“ gekennzeichnet.

6.4 Nachweisungen über nicht abgewickelte Verwahrungen und Vorschüsse

6.4.1 Nachstehende Nachweisungen sind der Landeshauptkasse bis zum 31. Januar 2006 zuzuleiten

6.4.1.1 durch die Erhebungsstellen der Finanzämter beziehungsweise das Technische Finanzamt Cottbus eine Ausfertigung der im IABV-Verfahren erstellten Einzelnachweisungen über die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sowie eine Zusammenstellung der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse gemäß Anlage 2,

6.4.1.2 durch die Landesjustizkasse eine Ausfertigung der in ihrem ADV-Verfahren erstellten Liste der Einzelnachweisungen der offenen Verwahrungen und Vorschüsse.

6.4.2 Die Landeshauptkasse erstellt ebenfalls eine Liste der Einzelnachweisungen der offenen Verwahrungen und Vorschüsse aus dem HKR-Verfahren Profiskal (außer bewirtschaftete Verwahrungen und Vorschüsse). Sie leitet dem Ministerium der Finanzen mit den Rechnungsnachweisungen eine nach Einzelplänen vorgenommene Zusammenstellung über die insgesamt bis zum Jahresabschluss noch nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse zu. Die Zusammenstellung muss eine Unterscheidung nach Art der Verwahrungen je Kasse beinhalten.

6.4.3 Es wird darauf hingewiesen,

6.4.3.1 dass es nicht statthaft ist, die verbliebenen Verwahrungen und Vorschüsse als solche vor dem Jahresabschluss in die Bücher des neuen Haushaltsjahres zu übernehmen,

6.4.3.2 dass für die Übertragung von Vorschüssen über das zweite auf ihre Entstehung folgende Haushaltsjahr hinaus nach § 60 Abs. 1 LHO die Einwilligung des Ministeriums der Finanzen erforderlich ist.

6.5 Nachweis nicht abgerechneter Abschlagsauszahlungen

6.5.1 Gemäß VV Nr. 6 zu § 80 LHO sind die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen der Landeshauptkasse zum Jahresabschluss beizufügen sind. Unter Abschlagsauszahlungen sind Teilzahlungen auf geldliche Ansprüche zu verstehen, die zwar dem Grunde nach, aber noch nicht endgültig der Höhe nach feststehen. Es sind in der Regel Zahlungen auf bereits erbrachte Teilleistungen eines Gesamtwerkes oder einer Gesamtlieferung (z. B. Reisekosten). Zu den nicht abgewickelten Abschlagsaus-zahlungen zählen auch nicht durch eine Jahresabrechnung abgerechnete Zahlungen für Gas, Wasser, Abwasser Strom usw.

Die VV Nr. 7.1 zu § 80 LHO bleibt hiervon unberührt.

Durch die Ressorts sind für alle Dienststellen des Einzelplans Nachweisungen der offenen Abschlagsauszahlungen vollständig der Landeshauptkasse bis zum 31. Januar 2006 zu übersenden.

Die Listen sind wie folgt zuzuarbeiten:

6.5.1.1 Dienststellen, die im HKR-Verfahren arbeiten und bei denen die Voraussetzungen gegeben sind, die Listen zu offenen Abschlagsauszahlungen aus dem ADV-Verfahren heraus zu erstellen, werden gebeten, gemäß den Schreiben des Ministeriums der Finanzen vom 5. September 1995 sowie vom 27. September 1995 (beide AZ.: 28 - H 2007 - 01/95) zu Abschlagsauszahlungen zu verfahren. Die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufsummierten Liste ist durch den Beauftragten für den Haushalt zu bestätigen (Anlage 3a). Für Dienststellen, die den Kassen im HKR-Verfahren zuarbeiten, bei denen jedoch die Voraussetzung zur Erstellung der Listen aus dem Verfahren nicht gegeben ist, gilt Nummer 6.5.1.2 entsprechend.

6.5.1.2 Bei manueller Zuarbeit zu den Kassen ist die Liste der offenen Abschlagsauszahlungen durch den Bewirtschafter unter Beachtung der VV Nr. 6 zu § 80 LHO manuell zu erstellen (Anlage 3b). Die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufsummierten Liste sind durch den Beauftragten für den Haushalt zu bestätigen. Für die Rechnungsprüfung sind auch die manuell erstellten Nachweisungen der bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen getrennt nach Buchungsstellen zu erfassen und zu summieren.

6.5.2 Fehlanzeige je Dienststelle ist erforderlich.

6.5.3 Die Nachweisungen der nicht schlussgerechneten Aufträge für Baumaßnahmen des Einzelplans 15, der HGr. 7 und der Bauunterhaltung Titel 519 20 sind im automatisierten Verfahren des Integrierten Haushaltssystems Bau (IHBau) zu führen.

7. Rechnungsnachweisungen - Aufstellung und Vorlage

7.1 Die Landeshauptkasse hat für jedes Kapitel eine Rechnungsnachweisung aufzustellen. VV Nr. 4 zu § 80 LHO ist zu beachten.

7.2 Jede Rechnungsnachweisung ist siebenfach auszufertigen.

7.2.1 Die Landeshauptkasse hat die für den Landesrechnungshof vorgesehenen fünf Ausfertigungen der von ihr aufgestellten Rechnungsnachweisungen unverzüglich über das Ministerium der Finanzen dem Landesrechnungshof zuzuleiten.

7.2.2 Eine Ausfertigung ist dem Ministerium der Finanzen vorzulegen.

7.2.3 Eine weitere Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen ist von der Landeshauptkasse den zur Prüfung vorzulegenden Einzelrechnungen beizufügen.

8. Aufstellung und Prüfung der Einzelrechnungen

Die für das Haushaltsjahr 2005 zu legenden Einzelrechnungen sind bis zum 28. Februar 2006 fertig zu stellen. Die rechnungslegenden Kassen und die anderen an der Rechnungslegung mitwirkenden Stellen (VV Nr. 2 zu § 80 LHO) halten die Rechnungen zur Anforderung durch den Landesrechnungshof bereit.

9. Haushaltsreste und Vorgriffe

9.1 Nach § 45 Abs. 2 LHO können bis zur Höhe der bei den übertragbaren Ausgaben am Ende des abgelaufenen Haushaltsjahres nicht in Anspruch genommenen Ausgabeermächtigungen mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen Ausgabereste gebildet werden. Bei der Bildung der Ausgabereste ist die in § 45 Abs. 2 LHO vorgeschriebene zeitliche Begrenzung der Übertragbarkeit einzuhalten. Zu beachten sind die VV zu § 45 LHO; hier wird besonders auf Nummer 3.2 Satz 2 hingewiesen. Für Ausgaben, die der Budgetierung unterliegen, ist eine Bildung von Ausgaberesten nicht möglich.

9.2 Die Bildung von Ausgaberesten darf nur beantragt werden, soweit dies bei Anlegung eines strengen Maßstabes an eine wirtschaftliche und sparsame Verwaltung notwendig ist. Sie dienen ausschließlich der Fortführung bereits begonnener Maßnahmen.

9.3 Die BdH der zuständigen Ministerien werden gebeten, die Anträge auf zu bildende Ausgabereste und Vorgriffe nach dem Vordruck gemäß Anlage 4a zu berechnen und spätestens bis zum 24. Februar 2006 listenmäßig in einfacher Ausfertigung nach Vordruck gemäß Anlage 4b beim Ministerium der Finanzen einzureichen. Die jeweiligen Anträge sind dabei zusätzlich ausführlich zu begründen.

10. Dokumentation zum Jahresabschluss

Durch die BdH sind alle eingetretenen Veränderungen durch Haushaltswirtschaftsschreiben bei der Ausführung des Haushaltsplanes 2005 sowie die mit diesem Erlass geforderten Angaben mit begründenden Unterlagen in einer Dokumentation zu erfassen und nachzuweisen.

11. Beiträge zur Landeshaushaltsrechnung

Die Beiträge für die Aufstellung der Landeshaushaltsrechnung für das Rechnungsjahr 2005 werden zu einem späteren Zeitpunkt angefordert. Den Beiträgen zur Haushaltsrechnung sind die Übersichten nach § 85 LHO und gegebenenfalls weitere angeforderte Aufstellungen beizufügen.