Historische Fassung Einrichtung von Kassen und Zahlstellen
Kassenorganisation

1. Kassenorganisation

Für das Land Brandenburg sind eine Landeshauptkasse (LHK) in Potsdam, zwei Landeskassen (LK) in Cottbus und Frankfurt (Oder) und 21 Finanzkassen (FK) in den aus der Anlage ersichtlichen Städten errichtet worden. Die LHK ist Teil, die LK Frankfurt (Oder) ein ausgelagerter Teil des Finanzministeriums. Die LK Cottbus ist Teil der Oberfinanzdirektion Cottbus. Die FK sind jeweils Teil der Finanzämter. Die LHK ist den LK zum Zwecke der Geldversorgung und der Abrechnung übergeordnet.

Die Anschriften und Kontoverbindungen der LHK und der LK werde ich Ihnen in Kürze gesondert bekannt geben.

2. Kassenzuständigkeit

Die FK sind zuständig für die kassenmäßige Abwicklung der Steuern und Abgaben in dem jeweiligen Finanzamtsbezirk. Alle anderen Kassenaufgaben des Landes werden in regionaler Zuordnung von der LHK und den beiden LK wahrgenommen. Dies gilt auch für die nichtsteuerlichen Kassenaufgaben für die Finanzämter.

3. Zahlstellen

3.1 Errichtung von Zahlstellen

Zur Abwicklung des unvermeidlichen baren Zahlungsverkehrs wird es erforderlich, bei den Behörden, Dienststellen und Einrichtungen, (nachfolgend: Behörden), in den Geschäftsbereichen der einzelnen obersten Landesbehörden Zahlstellen zu errichten. Dabei bitte ich darauf zu achten, dass für mehrere unterschiedliche Behörden, Dienststellen und Einrichtungen (auch unterschiedlicher Geschäftsbereich), wenn sie räumlich beieinander liegen, nur eine Zahlstelle in Betracht kommen kann. Für die Errichtung und den Betrieb der Zahlstellen gelten einstweilen Nr. 5 VV zu § 79 LHO Nordrhein-Westfalen und die als Anlage 2 (hier nicht veröffentlicht) dazu gehörenden Zahlstellenbestimmungen (ZBest) sinngemäß. Diese Vorschriften liegen auszugsweise als Anlage (hier nicht veröffentlicht) bei.

In die Errichtung der Zahlstellen willige ich hiermit allgemein unter dem Vorbehalt ein, dass ich nach einer gewissen Anlaufzeit die Notwendigkeit für das Fortbestehen einer Zahlstelle überprüfen werde.

3.2 Zahlstellenverwalter, Zahlstellenaufsichtsbeamter

Der Leiter der Behörde, zu der die Zahlstelle gehört, hat einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter des Zahlstellenverwalters sowie einen Zahlstellenaufsichtsbeamten zu bestellen.

3.3 Geldversorgung

Die Zahlstellen im Bezirk Potsdam stehen im Abrechnungsverkehr mit der LHK, die Zahlstellen in den Bezirken Cottbus und Frankfurt (Oder) im Abrechnungsverkehr mit den dortigen LK. Sie werden auf schriftliche Anforderung hin von den für sie zuständigen Kassen mit den erforderlichen Zahlstellenbestandsverstärkungen versorgt. Die Anforderungen sind vom Zahlstellenverwalter zu unterschreiben und vom Zahlstellenaufsichtsbeamten mit einem Sichtvermerk zu versehen, durch den zugleich bestätigt wird, dass die Anforderung der Höhe nach angemessen ist.

3.4 Einrichtung von Konten

Um die Geldversorgung der Zahlstellen bewerkstelligen zu können, dürfte es zweckmäßig sein, dass die Zahlstellen Kontoverbindungen unterhalten. Deshalb lasse ich allgemein die Einrichtung von Konten für Zahlstellen zu, behalte mir aber die gelegentliche Überprüfung der Notwendigkeit für die Unterhaltung eines Kontos vor. Die Kontoverbindungen dienen ausschließlich zum Empfang der Zahlstellenbestandsverstärkungen, zum Abheben von Bargeld durch den Zahlstellenverwalter und - falls bei einer Zahlstelle regelmäßig oder gelegentlich Bareinzahlungen anfallen, die nicht alsbald wieder für Auszahlungen benötigt werden - zur Überweisung von abzuliefernden Beträgen an die zuständige Kasse.

Verfügungsberechtigt über das Konto einer Zahlstelle sind der Zahlstellenverwalter und der Zahlstellenaufsichtsbeamte gemeinsam.

Für Abwesenheitsvertretungen ist zu sorgen. Die Mitteilungen an die Kreditinstitute über die Verfügungsberechtigungen sind vom Leiter der Behörde, zu der die Zahlstelle gehört, zu unterzeichnen und mit Dienstsiegel zu versehen.

Für die Zahlstellen, die in der Nähe einer der genannten drei Kassen gelegen sind und sich deshalb dort mit den notwendigen Barmitteln verstärken können, kann die Einrichtung von Kontoverbindungen nicht in Betracht kommen.

3.5 Mitteilungspflicht

Die Namen der Zahlstellenverwalter und ihrer Vertreter sowie die Kontoverbindungen der Zahlstellen und die Anschriften der Zahlstellen bitte ich umgehend der zuständigen Kasse mitzuteilen, die ihrerseits ihre Kontoverbindungen den mit ihr abrechnenden Zahlstellen bekannt zu geben hat.

3.6 Ausnahmeregelung

Es ist nicht auszuschließen, dass sich im Zuge der allgemein zu erwartenden Veränderungen in den organisatorischen Abläufen zu Beginn des Jahres 1991 die Notwendigkeit ergibt, in begrenztem Umfang und für eine begrenzte Zeit unbare Zahlungen über die Konten von Zahlstellen abzuwickeln. Ich bitte, streng darauf zu achten, dass diese Ausnahmeregelung nicht über Gebühr angewendet wird. Es ist grundsätzlich nicht einzusehen, weshalb Auszahlungsanordnungen für unbare Zahlungen einer Zahlstelle anstatt der zuständigen Kasse zur Ausführung zugeleitet werden sollen.

3.7 Zahlstellenbuch, Titelverzeichnisse

Die Zahlstellen haben ein Zahlstellenbuch und Titelverzeichnisse in sinngemäßer Anwendung der Nr. 9 ZBest zu führen.

Muster für die Kopfspalten des Zahlstellenbuches und eines Titelverzeichnisses liegen bei (hier nicht veröffentlicht). Für den von den Zahlstellen zu erstellenden Tagesabschluss und für die Abrechnung mit der zuständigen Kasse gelten Nr. 10 bzw. Nr. 11 ZBest sinngemäß.

Die durch die Zahlstellen ausgeführten Zahlungsanordnungen sind den zuständigen Kassen mit den Abrechnungen zuzuleiten.

4. Handvorschüsse, Geldannahmestellen

Sofern sich bei Behörden die Errichtung von Zahlstellen wegen der Geringfügigkeit der Barzahlungen nicht lohnt, kann das zuständige Ministerium Handvorschüsse bewilligen oder Geldannahmestellen einrichten.

Hierfür gelten Nr. 14 bis Nr. 16 ZBest sinngemäß.

5. Vordrucke für Kassenanordnungen

Vordrucke für Annahmeanordnungen und für Auszahlungsanordnungen werde ich Ihnen zur Deckung des ersten Bedarfs in Kürze zur Verfügung stellen. Den Anfangsbedarf und die Lieferanschrift bitte ich mir formlos telefonisch unter der Rufnummer ........ mitzuteilen. Es bestehen auch keine Bedenken, die bisher gebräuchlichen postkartengroßen Anordnungsvordrucke für eine Übergangszeit weiter zu benutzen, wenn in dem Feld für die Kontoverbindung des Empfangsberechtigten neben der Kontonummer auch die Bankleitzahl angegeben wird.

6. Ordnung der Belege

Die den Kassen - gegebenenfalls über die Zahlstellen mit den Abrechnungen - zugehenden Kassenordnungen werden von den Kassen nach der Buchung der Zahlungen mit einem Vermerk über die Datenerfassung versehen und den anordnenden Stellen wieder zugeleitet. Die anordnenden Stellen haben die ihnen wieder zugegangenen Kassenanordnungen nach Titel getrennt in der Reihenfolge der von der Kasse auf den Beleg aufgetragenen Belegnummer aufzubewahren. Die Belegnummern auf den zu einem Titel gehörenden Belegen können nicht lückenlos aufsteigend sein, weil die Kasse die Belegnummer nicht titelweise vergibt. Die Belegnummer stellt sicher, dass Beleg und Buchung unverwechselbar einander zugeordnet werden können.