Historische Fassung Änderung der Belegführung

Hinweise zur Durchführung

Mit meinem o. g. Erlass wurde die Änderung der Belegführung bestimmt. Die folgenden Hinweise zur Durchführung regeln Einzelheiten zur Umsetzung des Erlasses.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Änderung der Belegführung unter Beachtung der jeweiligen Voraussetzungen und Besonderheiten noch nicht in Gänze erfolgen kann und daher im Folgenden entsprechende Ausnahmen geregelt wurden. Die bewirtschaftenden Stellen bitte ich, zur Unterstützung des Vorhabens bei der Erstellung der Kassenanordnungen im Besonderen auf die Verwendung der richtigen Zahlart zu achten.

Für folgende Vorgänge ist es erforderlich, der Landeshauptkasse vorerst weiterhin die Kassenanordnungen in Papier zuzuleiten. Um zu gewährleisten, dass die Original-Kassenanordnungen einheitlich bei den bewirtschaftenden Stellen aufbewahrt werden können, sind in diesem Fall der Landeshauptkasse diese Kassenanordnungen ausschließlich in Kopie zur Verfügung zu stellen.

Auszahlungen

• Kassenanordnungen für Bauauszahlungen (auch im Zusammenhang mit der Abrechnung von Handvorschüssen)
• Kassenanordnungen für Auslandsüberweisungen in Fremdwährungen
• Kassenanordnungen für Auslandsüberweisungen in DM/Euro
• Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Auszahlung per Scheck und mit Postbarzahlungen
• Allgemeine Auszahlungsanordnungen
• Kassenanordnungen für Datenträger (Disketten, Bänder) - Zahlart „N“
• Kassenanordnungen für Stornierungen (sofort per Fax zur Kasse)

Einzahlungen

• Kassenanordnungen für Bareinzahlungen (auch im Zusammenhang mit der Abrechnung von Handvorschüssen)
• Kassenanordnungen im Zusammenhang mit Scheckeinzahlungen
• Änderungsanordnungen (außer Sollabgänge)
• Allgemeine Annahmeanordnungen

Sonstiges

• Zahlstellenabrechnungen für Dienststellen, die mit einer HIS-Schnittstelle arbeiten, liefern auch die einzelnen Kassenanordnungen in Kopie an die Kasse (für Ist-Rückmeldung erforderlich). Alle anderen Dienststellen reichen ausschließlich die Zahlstellenabrechnung selbst in Kopie (Deckblatt ohne Kassenanordnungen) ein.
• Kassenanordnungen im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss sind zwecks Übernahme der Bestände für von den Dienststellen bewirtschaftete Verwahr- und Vorschusskonten ebenfalls in Kopie einzureichen.
• Auf den Verwahrbelegen ist statt der Buchungsstelle das Kassenzeichen der Annahmeanordnung anzugeben.

Darüber hinaus kann es erforderlich werden, dass die Landeshauptkasse abweichend vom Erlass zusätzlich Kassenanordnungen in Kopie anfordert, sofern im Einzelfall Klärungsbedarf besteht. Das betrifft insbesondere, auf Grund der Spezifik der Buchungen über alle Einzelpläne, die Zentrale Bezügestelle Cottbus sowie Buchungen in Vorverfahren.

Die noch manuell erstellten Kassenanordnungen sind der Landeshauptkasse wie bisher zuzuleiten.