Vereinheitlichung des Verfahrens bezüglich der Gauck-Anfragen bei Hochschulen vom 22.02.1995 und vom 10.04.1995 (Vereinheitlichung Verfahren Gauck-Anfragen Hochschulen)

- Schreiben vom 22.02.1995 -

Folgendes Verfahren ist in Zukunft an den Hochschulen zu beachten, wenn Erkenntnisse des Bundesbeauftragten für die Unterlagen des Staatssicherheitsdienstes der ehemaligen DDR vorliegen:

1. Die Hochschulen bilden Personalkommissionen mit folgender Zusammensetzung:

der Rektor oder ein Mitglied des Rektorats der Hochschule (Vorsitzender), der zuständige Dekan, der Leiter des Personal- oder Rechtsdezernats, ein Mitglied der zuständigen Personalvertretung bzw., wenn der Betroffene Professor ist, ein Mitglied seiner Gruppe und ein Protokollführer.

Für die Mitglieder der Personalkommissionen sind, soweit noch nicht geschehen, unverzüglich Gauck-Anfragen zu stellen.

2. Folgender Verfahrensgang ist bei den Sitzungen der Personalkommission einzuhalten:

(1) Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung in Abwesenheit des Betroffenen und informiert die Mitglieder über den Anlass der Sitzung.

(2) Die Mitglieder der Personalkommission erhalten Gelegenheit, die vorhandenen Unterlagen einzusehen, der Vertreter des Personalrats allerdings nur, wenn der/die Betroffene zuvor zugestimmt hat. Falls letzteres nicht der Fall ist, wird dem Personalratsmitglied der wesentliche Sachverhalt mündlich mitgeteilt.

(3) Dem/der Betroffenen wird Gelegenheit zur Einsicht in die Unterlagen gegeben. Kopien dürfen ihm/ihr nur nach Maßgabe des Stasi-Unterlagen-Gesetzes und des Bescheides des BStU überlassen werden.

(4) Der/die Betroffene wird zur Sitzung hinzugezogen und gehört. Die Mitglieder der Personalkommission erhalten Gelegenheit zu Fragen.

(5) Der Fall wird in Abwesenheit des/der Betroffenen unter Berücksichtigung seiner Stellungnahme erörtert.

(6) Beschlussfassung zur Frage der Weiterbeschäftigung bzw. Verbleib des/der Betroffenen in der bisherigen Funktion:

Bei Angestellten bis zur Vergütungsgruppe I a spricht die Personalkommission eine Empfehlung an die Leitung der Hochschule aus. Die Entscheidung der Leitung der Hochschule ist vor ihrer Umsetzung dem MWFK, Ref. 13, anzuzeigen.

Bei Angestellten ab Vergütungsgruppe I, allen Beamten und allen Professoren spricht die Personalkommission eine Empfehlung aus und leitet diese über den Rektor an das MWFK, Ref. 13.

3. Über die Sitzung der Personalkommission wird ein Protokoll gefertigt, das folgende Angaben enthält:

(1) die Namen und Funktion der Teilnehmer der Sitzung;

(2) Name, Vorname und Geburtsdatum des/der Betroffenen, Amts- bzw. Dienstbezeichnung, die auszuübende Tätigkeit, insbesondere, in welchem Umfang diese Außenwirkung hat und inwiefern das Ansehen der Hochschule in der Öffentlichkeit durch eine frühere IM-Tätigkeit beeinträchtigt sein könnte;

(3) die wesentlichen Angaben des/der Betroffenen;

(4) der Gang des Verfahrens und

(5) der Wortlaut der Beschlussfassung.

[Staatssekretär]

- Schreiben vom 10.04.1995 -

Soweit an den Hochschulen Personalkommissionen bereits eingerichtet und tätig geworden sind und sich die hergebrachte Verfahrensweise dort bewährt hat, kann es dabei verbleiben, sofern der Betroffene zuvor sein Einverständnis mit der Befassung durch diese Personalkommission und die Einsichtnahme ihrer Mitglieder in die vom Bundestagsbeauftragten übersandten Unterlagen erklärt hat.

Von diesem vorgenannten Ausnahmefall abgesehen, soll stets auch ein Vertreter der zuständigen Personalvertretung Mitglied der Personalkommission sein. Dieser Vertreter wird von der Personalvertretung bestimmt. Soweit keine zuständige Personalvertretung besteht, d. h. bei der Gruppe der Professoren, soll ein Vertreter dieser Gruppe der Personalkommission angehören. Der Vertreter der Personalvertretung wie auch der Gruppenvertreter dürfen in den Bescheid des Bundesbeauftragten nebst Anlagen nur Einsicht nehmen, wenn der Betroffene dazu zuvor seine Zustimmung erklärt. Denn nach meiner Rechtsauffassung gehören der Bescheid des Bundesbeauftragten und die von ihm übersandten Unterlagen materiellrechtlich zur Personalakte.

Den Vorlagen an das Referat 13 meines Hauses bitte ich die entscheidungserheblichen Unterlagen vollständig beizufügen, d. h. insbesondere den Bescheid des Bundesbeauftragten nebst Anlagen und das Protokoll der einschlägigen Personalkommissionssitzung sowie gegebenenfalls die Stellungnahme der Personalvertretung. Sofern bei den anzeigepflichtigen Vorgängen zur Vermeidung von Fristversäumnissen die Beteiligung der Personalvertretung nicht abgewartet wird, bitte ich das Ergebnis der Beteiligung mitzuteilen, sobald es vorliegt.

Fragen, die sich im Einzelfall ergeben, bitte ich unmittelbar mit dem Personalreferat meines Hauses zu erörtern. Insbesondere bei eiligen Fristsachen bitte ich auch von der Möglichkeit telefonischer Rücksprache Gebrauch zu machen.

[Staatssekretär ]