Historische Fassung Bestimmungen über die Aufbewahrung, Aussonderung, Ablieferung und Vernichtung des Schriftguts des Finanzgerichts des Landes Brandenburg

I. Allgemeines

1.
Die folgenden Bestimmungen gelten für alle Akten, Blattsammlungen, Register, Verzeichnisse, Karteien und sonstiges Schriftgut, das bei dem Finanzgericht des Landes Brandenburg anfällt. Als Schriftgut im Sinne dieser Bestimmungen gelten auch Urkunden, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Filme, Schallplatten, Tonbänder, andere Datenträger und sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.

2.
Weggelegtes Schriftgut ist während der in Abschnitt II vorgesehenen Fristen bei Gericht aufzubewahren. Es ist nach Ablauf dieser Fristen auszusondern (Abschnitt III) und entweder an das zuständige Staatsarchiv abzuliefern (Abschnitt IV) oder zu vernichten (Abschnitt V).

3.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr.

4.
Ist die Weglegung nicht verfügt, so gilt als Jahr der Weglegung

4.1
bei Personalakten von Richtern, Beamten, Angestellten und Arbeitern das Jahr des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst;

4.2
in allen sonstigen Angelegenheiten das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat.

5.
Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z. B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Akten erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

6.
Die Dauer der Aufbewahrung ist (ggf. durch Vermerk auf dem Aktendeckel) bei der Weglegung des Schriftguts zu vermerken. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so ist das Jahr, bis zu welchem die Akten aufzubewahren sind, nach der kürzesten Aufbewahrungsfrist zu bestimmen. In diesen Fällen sind die länger aufzubewahrenden Schriftstücke - unter Angabe der Blattzahlen - auf der Akte anzugeben. Die weiteren Einzelheiten bestimmt insoweit der Präsident des Gerichts.

7.
Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen sind nach Ablauf des Jahres auszusondern, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenom-menen Schriftstücke vernichtet oder an die staatlichen Archive abgeliefert sind. Bei dauernd aufzubewahrenden Akten sind auch die Aktenregister usw. dauernd aufzubewahren.

8.
Die in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Der Präsident des Gerichts kann im Einzelfall eine längere Frist anordnen.

II. Aufbewahrungsfristen

III. Aussonderung

1.
Nach Ablauf der unter II. vorgesehenen Aufbewahrungsfristen bzw. der vom Präsidenten des Gerichts angeordneten längeren Fristen ist die Aussonderung vorzunehmen. Bei der Aussonderung wird bestimmt, welches Schriftgut an die staatlichen Archive abzuliefern, weiter aufzubewahren oder zu vernichten ist. Dem zuständigen Staatsarchiv ist rechtzeitig vor Beginn der Aussonderungsarbeiten von der beabsichtigten Aussonderung des Schriftguts Mitteilung zu machen.

2.
Befinden sich in den Akten Schriftstücke, für die eine längere Aufbewahrung vorgesehen ist (vgl. Abschnitt I Nr. 6), so sind diese bei der Aussonderung herauszunehmen und in Sammelakten oder Ablageordnern zu verwahren.

3.
Die Aussonderung soll alle zwei Jahre durchgeführt werden.

4.
Der Präsident des Gerichts bestimmt, durch welche Bedienstete die Aussonderung vorzunehmen ist.

5.
Die beabsichtigte Aussonderung des Schriftguts ist durch Aushang an der Gerichtstafel für die Dauer mindestens eines Monats anzukündigen. Dem zuständigen Staatsarchiv ist eine Abschrift der Ankündigung bei Beginn der Frist zu übersenden.

Die Bekanntmachung hat zu enthalten:

5.1
die allgemeine Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts,

5.2
die Aufforderung an Personen, die an der längeren Aufbewahrung des Schriftguts ein berechtigtes Interesse zu haben glauben, dieses innerhalb eines Monats nach Ablauf der Aushangfrist anzumelden und nachzuweisen,

5.3
den Hinweis, daß das auszusondernde Schriftgut, soweit es nicht für die staatlichen Archive von Interesse ist, vernichtet wird.

6.
Über Anträge von Personen, die an der längeren Aufbewahrung ein berechtigtes Interesse geltend machen, entscheidet der Präsident des Gerichts. Wird einem solchen Antrag stattgegeben, so ist das betreffende Schriftgut unter Bestimmung einer neuen Aufbewahrungsfrist wieder wegzulegen.

Im übrigen ist die Aussonderung auszusetzen, wenn aus besonderen Gründen die längere Aufbewahrung einzelner Akten oder Aktenteile angezeigt erscheint.

7.
Die Ablieferung oder Vernichtung der Akten und Urkunden ist in den Registern oder Verzeichnissen zu vermerken.

IV. Ablieferung

1.
An das zuständige Staatsarchiv sind abzuliefern:

1.1
dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, wenn es bei dem Finanzgericht nicht mehr gebraucht wird. Das ist nur anzunehmen, wenn seit der Weglegung der Akten mindestens 30 Jahre vergangen sind. Die Entscheidung über die Ablieferung trifft der Präsident des Gerichts.

1.2
Schriftgut, das historischen oder sonstigen besonderen Wert hat und deshalb die dauernde Aufbewahrung verdient (z. B. Akten, die sich auf bedeutsame Unternehmungen beziehen oder über Einrichtungen der Vergangenheit Aufschluß geben oder für die Beurteilung bedeutsamer Verhältnisse der Vergangenheit oder Gegenwart wichtig sind oder aus öffentlichem oder geschichtlichem Interesse als wertvoll anzusehen sind),

1.3
ausgesonderte Akten, die auf dem Aktenvorblatt den Vermerk "Staatsarchiv" oder einen ähnlichen, die Ablieferung an das Staatsarchiv kennzeichnenden Hinweis tragen. Der Vermerk, mit dem insbesondere Akten gemäß Nr. 1.1 und Nr. 1.2 zu versehen sind, ist spätestens bei der Weglegung der Akten anzubringen; das Nähere bestimmt insoweit der Präsident des Gerichts.

1.4
Gelten für Akten und Aktenteile verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die vollständigen Akten nach Ablauf der kürzesten Aufbewahrungsfrist an das Staatsarchiv abzuliefern. In dem an das Staatsarchiv zu übersendenden Verzeichnis ist ggf. auf die auch von den staatlichen Archiven zu beachtende längere Aufbewahrungsfrist hinzuweisen.

2.
Wegen des Steuergeheimnisses (§ 30 AO) sind die an das Staatsarchiv abzugebenden Prozeßakten mit einem Sperrvermerk (Nutzung erst 80 Jahre nach Entstehen der Akten) zu versehen, vgl. Abschnitt II Nr. 4. Bei der Abgabe des Schriftguts ist ausdrücklich auf die Pflicht zur Wahrung des Steuergeheimnisses hinzuweisen.

3.
Auf Verlangen ist dem zuständigen Archivbeamten Schriftgut zur Auswahl des für die staatlichen Archive wünschenswerten Materials vorzulegen. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Archivwürdigkeit des Schriftguts ist die Ansicht des Archivbeamten maßgeblich.

4.
Dem Staatsarchiv ist ein Verzeichnis des abzuliefernden Schriftguts zu übergeben; eine Durchschrift bleibt beim Gericht.

5.
Abgeliefertes Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird von den staatlichen Archiven gemäß den Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und kann vom Gericht bei Bedarf jederzeit zurückgefordert werden.

Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, das von den staatli-chen Archiven übernommen wird, ist auch von diesen dauernd aufzubewahren und kann von den Justizbehörden im Bedarfsfall jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, auf das die staatlichen Archive keinen Wert legen, ist von den Justizbehörden weiter aufzubewahren.

6.
Die besonderen Bestimmungen über die Abgabe von Personalakten an die staatlichen Archive bleiben unberührt.

V. Vernichtung

1.
Das zu vernichtende Schriftgut ist unter Einsatz von behördeneigenen Aktenvernichtungsanlagen durch Justizbedienstete zu vernichten (unkenntlich zu machen). Der Einsatz justizfremder Personen bei der Vernichtung ist zu überwachen. Kann eine Eigenvernichtung nicht bei der Justizbehörde selbst durchgeführt werden, so kommt zunächst eine Vernichtung unter Inanspruchnahme der Aktenvernichtungsanlage einer benachbarten Justizbehörde in Betracht. Der Transport der Akten ist durch Justizbedienstete zu überwachen.

2.
Sofern eine justizinterne Vernichtung durch behördeneigene Anlagen nicht möglich ist, kann das ausgesonderte Schriftgut ausnahmsweise auch im Wege der Fremdverwertung vernichtet werden. Diese Art der Entsorgung stellt eine Datenverarbeitung im Auftrag dar. Bis zur Löschung der Daten, d. h. bis zur Vernichtung (Unkenntlichmachung) des Schriftguts, bleibt deshalb die Verantwortlichkeit des Auftraggebers bestehen. Vom Zeitpunkt des Verladens bis zur Vernichtung hat ein Justizbediensteter anwesend zu sein und den Vernichtungsvorgang zu überwachen. Verstöße gegen diese Sicherungsanordnung sind im Wege der Dienstaufsicht zu ahnden. Die Abgabe des zu vernichtenden Schriftguts darf im übrigen nur an Firmen erfolgen, deren Inhaber als zuverlässig bekannt sind.

Als Vertragsbedingung ist die Verpflichtung des Auftragnehmers aufzunehmen, das zu übernehmende Schriftgut unmittelbar nach dem Transport zu vernichten (unkenntlich zu machen).

3.
Das in behördeneigenen Anlagen vernichtete Schriftgut ist bestmöglich zu verkaufen. Auch das zur Vernichtung an Dritte abzugebende Schriftgut ist unter Beachtung der Grundsätze sparsamer Haushaltsführung bestmöglich zu verwerten. Vor Vertragsabschluß sind die Angebote mehrerer Verwertungsfirmen einzuholen.

Soweit ein Verkauf nicht möglich ist, kann das unkenntlich gemachte bzw. das zu vernichtende Schriftgut unentgeltlich, soweit sich auch das nicht ermöglichen läßt, gegen Erstattung der Kosten des Abholens abgegeben werden. Die maßgeblichen Gründe für eine unentgeltliche Abgabe bzw. für die Erstattung der Kosten des Abholens sind aktenkundig zu machen.

VI.

Diese Allgemeine Verfügung tritt mit ihrer Verkündung in Kraft.

Der Minister der Justiz
In Vertretung

Dr. Faupel