Historische Fassung Fertigung von Schriftstücken

Zur ordnungsgemäßen Fertigung von Schriftstücken wird bestimmt:

I.

Schriftstücke werden entweder

• eigenhändig unterschrieben (Abschnitt III Nr. 1),
• als Reinschriften beglaubigt (Abschnitt III Nr. 2),
• auf Anordnung unterschrieben (Abschnitt III Nr. 3),
• ausgefertigt (Abschnitt III Nr. 4) oder
• als Abschriften (Ablichtungen, Abdrucke) beglaubigt
  (Abschnitt III Nr. 5).

II.

Bestehen vollstreckbare Entscheidungen und sonstige zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel aus mehreren Blättern, so sind diese in einer Weise zu verbinden, daß eine unbeabsichtigte Trennung nicht ohne weiteres möglich ist. Hierzu können Heftösen, Heftklammern (nicht Büroklammern), Klebestreifen oder Heftleisten verwendet werden; die innenseitigen Heftstellen sind jeweils in der Weise mit dem Dienststempel zu überstempeln, daß der Stempelabdruck je zu einem Teil die gegenüberliegenden Innenseiten erfaßt. Eine Verbindung mit Schnur und Siegel wird hierdurch nicht ausgeschlossen.

Im Hinblick auf die starke Beanspruchung der vollstreckbaren Ausfertigungen bei der Zwangsvollstreckung wird die Verwendung von festem Papier (nicht unter 70 g/m²) empfohlen.

III.

1. Schriftstücke werden von dem Verfügenden eigenhändig unterschrieben, wenn

1. dies für bestimmte Angelegenheiten allgemein oder von dem Verfügenden im Einzelfall angeordnet ist,
2. das Schriftstück von besonderer Bedeutung ist (z. B. bei Einstellungsbescheiden oder Maßnahmen der Strafvollstreckung, bei Personalbeurteilungen) oder Erklärungen enthält, die für den Gang des Verfahrens wesentlich sind (z. B. Anklageerhebung, Einlegung und Begründung von Rechtsmitteln, Strafantrag),
3. das Schreiben zum repräsentativen Schriftverkehr zu rechnen ist (z. B. Glückwunsch- und Dankschreiben, Ernennungsschreiben und Benachrichtigungen, Versetzungs- und Entlassungsschreiben sowie Zeugnisse),
4. das Schriftstück Erklärungen enthält, für die durch Gesetz oder Verwaltungsvorschrift die Schriftform (§ 126 BGB) oder die Unterschrift des Erklärenden (z. B. § 29 Abs. 3 GBO) vorgeschrieben ist.

Die zur eigenhändigen Unterschrift vorgesehenen Reinschriften sind von dem mit der Abnahme des Schreibwerks beauftragten Bediensteten auf ihre Übereinstimmung mit dem Entwurf zu prüfen, gegenzuzeichnen und zur Unterschrift vorzulegen.

Der Behördenleiter kann abweichende Anordnungen treffen, wenn nach der Art der Fertigung des Schreibens (wie z. B. bei gleichzeitiger Fertigung und Vorlage von Reinschrift und Urschrift) oder nach den besonderen Verhältnissen seiner Behörde die Gegenzeichnung nicht erforderlich ist.

Auf der Reinschrift ist der Name des Unterzeichners in Klammern unter der für die Unterschrift vorgesehenen Stelle in Maschinenschrift zu vermerken.

Bei Schreiben in Rechtssachen ist dem Namen die Amtsbezeichnung, soweit es sich um Rechtspflegergeschäfte handelt, jedoch statt der Amtsbezeichnung die Funktionsbezeichnung "Rechtspfleger" anzufügen. Bei Schreiben in Verwaltungssachen unterbleibt die Beifügung der Amtsbezeichnung.

2. Unter Reinschriften, die von dem Verfügenden nicht eigenhändig unterschrieben werden, sind sein Name und - in Rechtssachen - seine Amtsbezeichnung (in Rechtspflegergeschäften die Funktionsbezeichnung "Rechtspfleger") sowie folgender Beglaubigungsvermerk zu setzen:

"Beglaubigt
________________________
(Name, Amtsbezeichnung)".

Wird der Name des Verfügenden handschriftlich in die Reinschrift eingesetzt, so ist ihm die Abkürzung "gez." voranzustellen.

3. Das ohne Aktenentwurf auf Anordnung zu fertigende Schreibwerk wird von dem hierfür zuständigen Bediensteten mit dem Vermerk

"Auf Anordnung
_______________________
(Name, Amtsbezeichnung)"

unterschrieben.

Die Worte "Auf Anordnung" können auch in den Text des Schreibens einbezogen werden. Hiervon soll insbesondere dann Gebrauch gemacht werden, wenn dem Schreiben eine Höflichkeitsformel anzufügen ist. In diesen Fällen wird für das Schreiben beispielsweise die Fassung

"Auf Anordnung des Gerichts werden

Sie gebeten,_____________"

in Betracht kommen, an die sich sodann die Höflichkeitsformel ("Hochachtungsvoll"), die Unterschrift und die Amtsbezeichnung des Bediensteten anschließen.

4. Ausfertigungen werden mit folgendem von dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu unterschreibenden Vermerk erteilt:

"Ausgefertigt
______________________
(Name, Amtsbezeichnung)
als Urkundsbeamter der Geschäftsstelle".

Im Falle des § 49 BeurkG lautet der Vermerk:

"Vorstehende Ausfertigung stimmt mit der Urschrift überein.
Sie wird (dem) ____________ erteilt.
___________, den____________
______________________
(Name, Amtsbezeichnung)
als Urkundsbeamter der Geschäftsstelle".

Im Falle der Erteilung einer auszugsweisen Ausfertigung soll in dem Ausfertigungsvermerk der Gegenstand des Auszugs angegeben und bezeugt werden, daß die Urkunde über diesen Gegenstand keine weiteren Bestimmungen enthält (§§ 49 Abs. 5, 42 Abs. 3 BeurkG).

5. Abschriften (Ablichtungen, Abdrucke) werden mit folgendem Vermerk beglaubigt:

"Beglaubigt
________________________
(Name, Amtsbezeichnung)".

Im Falle des § 42 BeurkG lautet der Vermerk:

"Die vorstehende Abschrift (Ablichtung, Abdruck)
stimmt mit der - in Urschrift - in Ausfertigung -
in einer einfachen - beglaubigten - Abschrift
(Ablichtung) - vorgelegten Urkunde
________________wörtlich überein.
_________________, den_________________
(Name, Amtsbezeichnung)".

Im Falle der Erteilung einer auszugsweisen Abschrift (Ablichtung, Abdruck) soll in dem Beglaubigungsvermerk der Gegenstand des Auszuges angegeben und bezeugt werden, daß die Urkunde über diesen Gegenstand keine weiteren Bestimmungen enthält (§ 42 Abs. 3 BeurkG).

IV.

1. In Schreiben an natürliche Personen sind nach den hierfür ergangenen Bestimmungen Höflichkeitsformeln (Anrede, Grußformel) aufzunehmen.

2. Soweit die Geschäftsstelle nach Rechts- oder Verwaltungsvorschriften Aufgaben selbständig wahrzunehmen hat, sind die Schriftstücke mit der Kopfangabe

"Gechäftsstelle des __________ gerichts
(der Staatsanwaltschaft)"

oder

" ______________ gericht
- Geschäftsstelle -"

zu fertigen.

3. Bei der Unterzeichnung durch den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle (z. B. §§ 317 Abs. 3 ZPO, 275 Abs. 4 StPO, § 117 Abs. 4 VwGO) ist der Vermerk „als Urkundsbeamter der Geschäftsstelle" der Amtsbezeichnung anzuschließen. Erforderlichenfalls ist der Funktionsbezeichnung die Bezeichnung des Gerichts beizufügen, z. B.

"als Urkundsbeamter der Geschäfsstelle
des Kreisgerichts ____________________
___________________________________________”.

4. Angestellte verwenden - soweit eine Amtsbezeichnung anzugeben ist - die Bezeichnung "Justizangestellte(r)", "Verwaltungsangestellte(r)", "Regierungsangestellte(r)" oder "Verwaltungsgerichtsangestellte(r)".

5. Die Vermerke "Beglaubigt, Auf Anordnung, Ausgefertigt" usw., die Amts- und Funktionsbezeichnungen, insbesondere die Bezeichnung "als Urkundenbeamter der Geschäftsstelle" sind stets auszuschreiben.

6. In den durch Gesetz oder Verwaltungsanordnung vorgeschriebenen Fällen ist den Schriftstücken der Dienststempel oder das Dienstsiegel beizudrücken.

V.

Im Rahmen der vorgeschriebenen Geschäftsprüfungen ist die Beachtung der vorstehenden Vorschriften über die Fertigung von Schriftstücken zu überwachen. Für die Beseitigung festgestellter Mängel in der Abwicklung des Schriftverkehrs ist unverzüglich zu sorgen.

VI.

Unberührt bleiben die Verwaltungsvorschriften der Landeshaushaltsordnung sowie die Bestimmungen über den Schriftverkehr mit dem Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inland.

VII.

Diese Rundverfügung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

Der Minister der Justiz
In Vertretung des Staatssekretärs

Kupas